Olemasoleva süsteemi uuendamine Turismiinfosüsteem 2.0 projekti näitel
Käesolevas artiklis räägime lähemalt, mida tähendab olemasolevast lahendusest uue versiooni loomine: kuidas sellist projekti tehakse, milliseid rolle kaasatakse ja millised on võimalikud väljakutsed.
Iga sellise projekti käivitamine saab alguse meeskonna koostamisest. Antud juhul olid Trinidad Wisemani poolt kaasatud UX disainerid, ärianalüütik ja UI disainer ning arendustiimi tegevuste eest vastutas AS Datel. Tegemist oli koostööprojektiga, mille eesmärgiks oli luua EASi ja KredExi ühendasutuse hallatava Visit Estonia veebilehe ning selle sisuhalduseks vajaliku spetsialistikeskkonna uued versioonid.
Enne projekti tegevustesse sukeldumist tutvume rollide ja nende vastutusaladega
UX disainer ehk kasutajakogemuse disainer õpib tundma lõppkasutajaid ja nende vajadusi ning loob lahenduse kontseptsiooni arvestades kõike õpitut (vt allolev joonis 1). Tihti on kasutajakogemuse disain põimitud teenusedisainiga ning projekti jooksul luuakse parim võimalik terviklahendus, mis arvestab ka äriliste piirangutega. UX disainerite loodu on sisendiks nii ärianalüütikule kui ka UI disainerile ning aitab kliendil mõista, kas ollakse soovitud lahenduse poole liikudes õigel teel.
Ärianalüütik viib läbi funktsionaalsuste analüüsi, võttes arvesse nii UX disaineri loodut, varasemat olukorda kui ka ärilisi otsuseid ja soove ning dokumenteerib kõik need lahendused struktureeritult ja üheselt mõistetavalt. Ärianalüütiku töö tulem on sisendiks süsteemianalüütikule või ka arendajatele.
UI disainer loob kasutajaliidesele visuaalse disaini, mis on kasutajasõbralik ja atraktiivne ning vastab sihtgrupi ootustele. Samuti vastutab UI disainer projekti ühtse visuaalse keele eest ning selleks loob ja haldab ta disainisüsteemi (UI kit). UI disaineri töö tulemit kasutavad enda igapäevases töös nii front-end arendajad kui ka ärianalüütik ja süsteemianalüütik. Loe ka meie soovitusi artiklist Millal valida oma projekti UX, millal UI disainer?
Kõik eelnevalt kirjeldatud rollid teevad lõpplahenduse loomisel tihedat koostööd ning vaadeldavas projektis toimis omavaheline koostöö suurepäraselt.
Meeskonna loomisele järgneb üheselt mõistetava eesmärgi püstitamine. Mida teha, kui nägemus loodavast lahendusest on ebaselge?
Siin tuleb appi meie mitmekülgse kogemustepagasiga disainerite tiim. Turismiinfosüsteem 2.0 projekti puhul töötasime esmalt üldise visiooni loomisega ning selgitasime koos kliendiga välja suuna, kuhu poole soovime liikuda. Visiooni loomise etappi alustasime lõppkasutaja intervjuudega, et oleks võimalik mõista hetke olukorda ning kasutajate valupunkte, soove ja vajadusi. Intervjuude põhjal täiendasime ja muutsime juba olemasolevaid Visit Estonia veebilehe sh spetsialistikeskkonna kasutajate persoonasid, mis on projekti üldise õnnestumise üheks alustalaks. Lisaks lõppkasutaja intervjuudele viisime läbi ka võtmeisikute intervjuud, et mõista ärilisi ootusi, soove ja kaardistada võimalikud piirangud.
Peale intervjuude läbiviimist alustasime töötubadega, mille käigus kaardistasime 6 persoona teekonnad ligikaudu 20 võtmeisikuga. Kasutajateekondade (customer journey) kaardistamise töötoa eesmärgiks on välja selgitada kasutajate jaoks tuleviku (to-be) samm-sammuline teenuse kasutamise teekond, täpsustada kasutajate vajadused ning kasutajaliidese funktsionaalsused.
Visiooni loomisel on oluline samm teada üldist turuseisu ning õppida tundma konkurente ja nende lahendusi. Teostasime sarnaste veebilehtede võrdluse (benchmarking), mis aitas jõuda lähemale tuleviku visiooni loomisele. Samuti sai selle käigus analüüsitud, millised lahendused ei tööta või on liialt ressurssi nõudvad.
Projekti üheks esimeseks tegevuseks on uue keskkonna navigatsiooni loomine. Selleks kaardistasime olemasoleva lahenduse puhul hetke (as-is) navigatsiooni, analüüsisime seda ning lõime uue tuleviku lahendust toetava (to-be) navigatsiooni.
Antud etapi lõpptulem oli visioonidokument Turismiinfosüsteem 2.0-st , mis aitas kõigil projektiga seotud osapooltel hoida ühist lähenemist ning teha uue keskkonna loomisel teadlikke juhtimis- disaini- ja arendusotsuseid.
Kui suund ja põhimõtted on teada, tuleb paika panna skoop ja tegevuskava
Skoobi määratlemine aitab läbi mõelda ja kaardistada kogu projekti tegevused ning koondada need väiksemateks etappideks näiteks kvartali põhiselt. Selline tööde jagamine aitab juhtida äri ootusi, planeerida tegevusi ja ressursse. Samuti annab see hea ülevaate, kas püsitakse ajalises graafikus ja planeeritud mahus. Esmasest kavast kõrvalekalded tulevad varem nähtavale ning see võimaldab projektijuhtimise plaanis vajalikud kohandused varakult ellu viia.
Peale ülesannete jagamist on õige hetk alustada lahenduste loomisega
Lahenduste loomisel töötas hästi järgnev tegevuste jaotamise plaan:
Nagu skeemilt näha, siis esmalt on oluline teha selgeks hetke olukord ja täpsustada vajalikud funktsionaalsused ning sinna juurde analüüsida kasutajatelt saadud infot. Kui kogutud info on ebatäpne, tuleb leida õiged osapooled, kellelt on võimalik küsida täiendavat teavet. Kõik eelnev on piisav, et selle pinnalt asuda ideestamise juurde, mille tulemusel tekib lahenduse visand (nt allolev joonis 1), mida on võimalik täiendada ja parendada, valideerides antud visandit meeskonna siseselt ja hiljem ka kliendiga. Seejärel saab loodud visand UI disaini käigus lõpliku väljanägemise (nt allolev joonis 2).
Lahenduste loomise juures on oluline väljatöötatud lahenduste testimine lõppkasutajate peal. Selleks, et olulisemaid kasutajateekondi valideerida, viisime läbi kasutajatestid. Peale testimisi saab kohandada loodud lahendust, enne kui see arendusse realiseerimiseks jõuab.
Joonis 1 Vaatest "What to do" UX sisend
Joonis 2 Vaatest "What to do" UI tulem
Tundub, et projekt oli ideaalne ja kõik sujus väljakutseteta?
Ideaalset projekti ei ole olemas ja väljakutsed on igapäevase töö osa, kuid kõigele leidub alati abinõu. Suuremahulises projektis, kus osapooli on mitmeid, võtab kindlasti alguses aega ja ressurssi, et kogu projektiga tegelev meeskond hakkaks ühes rütmis hingama. Seepärast on just eriti oluline tegeleda lisaks igapäevasele projektitööle ka meeskonna koostöö ja omavahelise usalduse kasvatamisega. Siin aitab läbipaistvus ja ülesannete üheselt mõistetav jagamine ning hästi toimiva kommunikatsiooni ülesehitamine.
“Trinidad Wiseman on olnud professionaalne ja mitmekülgne partner! Nad on aidanud meid nii kasutajauuringute, ärianalüüside kui ka veebidisainiga. Nad mõtlevad alati kaasa nii äriloogilistes kui tehnoloogilisest küsimustes ning pakuvad proaktiivselt lahendusi. Trinidad Wiseman aitas meil paremini mõista Visit Estonia infosüsteemi lõpptarbijaid ja tänu sellele on uuenenud keskkond intuitiivsem, kasutajasõbralikum ja lihtsamini navigeeritav.”
Karina Kask, Turismiinfosüsteemi arendusjuht
Olukorras, kus äripoolel on meeskonnas tiimiliikmed hiljuti või suuremas mahus vahetunud, saame just meie appi tulla ning luua koostöös kasutajakogemuse disaineritega ühtse nägemuse teenusest kui tervikust. Seeläbi saavad vajalikke teadmisi kõik kaasatud osapooled. Projektis koguvad lahenduse loojad väärtuslikke teadmisi, mille põhjal luua kõige sobivam lahendus ning erinevatel äripoole esindajatel on võimalus jagada varasemaid teadmisi, visioone ja arusaamu.
Sellise uue ja olemasoleva reaalsuse kokkupuutel võib vahel esile kerkida otsustuskohti, et millist teed valida. Sellisel juhul töötab samuti hästi erinevate otsustuspädevustega väiksemate gruppide loomine. Näiteks on heaks tavaks, et lisaks töörühmale, kes võtab vastu jooksvaid otsuseid, on ka juhtrühm, kes langetab keerulisemaid otsuseid ning aitab vajalikel hetkedel töörühmal soovitud suunda hoida ja valida.
Kokkuvõtvalt võime öelda, et isegi kui on soov luua olemasoleva süsteemi põhjal uut lahendust, siis väga hea tulemuse ja innovatsiooni saavutamiseks on vaja eelnevalt läbida mitmeid tegevusi ning kasutajauuringutele panustades saame luua suurepärase kasutajakogemusega lahendusi.
