Ühine eesmärk, läbipaistev koostöö – Eesti Maaülikooli veebiuuendus
Suure ülikooli veeb on palju enamat kui infoallikas – see on visiitkaart, oluline turunduskanal ja digivärav kõigile, kes ülikooliga kokku puutuvad. Tulevane tudeng saab sealt koolist esmamulje, rahvusvaheline partner otsib koostöövõimalusi, õppejõud ammutab infot kolleegide töö kohta ning ühiskond saab aimu, milline on ülikooli mõju.
Sellises mastaabis veebiuuendus on keerukas nii sisulisest kui tehnilisest poolest. Kui asusin Trinidad Wisemanis pisut enam kui kaks aastat tagasi Eesti Maaülikooli (EMÜ) välisveebi uuendamise projekti juhtima, mõistsin, et tegu on põneva väljakutsega. Aastate jooksul oli veebist kujunenud mahukas ja mitmekihiline keskkond, mida oli keeruline hallata ja uuendada.
Projekti käivitamisel seadsime koos EMÜ-ga selge eesmärgi: luua kaasaegne, kasutajasõbralik ja jätkusuutlik platvorm, mis toetaks EMÜ sisemisi ja väliseid sihtrühmi, võimaldaks tulevikus luua ka siseveebi ning looks stabiilse tehnilise raamistiku, mis kasvaks koos organisatsiooni vajadustega.
Projekti alguses sõnastas EMÜ meeskond põhimõtted, millest kujunes koostöö telg: üks ühine eesmärk, avatud suhtlus ja valmisolek probleemidest rääkida kohe. See lõi usalduse ja aitas hoida koostöö tulemuslikuna ka siis, kui tuli teha raskeid valikuid.
Trinidad Wisemanis pakume lisaks teistele levinud platvormidele ka Drupali arendusteenust ning ligipääsetavuse teenust, et tagada parim kasutajakogemus kõigile. Vaata kodulehel näiteid meie projektidest ja võta meiega ühendust, et arutada, kuidas saame toetada sinu ettevõtte vajadusi.
Paindlik platvorm, mis kasvab koos organisatsiooniga
Drupal sisuhaldusplatvormina oli EMÜ veebiuuenduse jaoks loogiline valik. Drupal ei suru meid valmisstruktuuridesse ega pluginate loogikasse. See annab meile vabaduse ehitada täpselt selline lahendus, nagu organisatsioon vajab.
Drupali tugevus on paindlik arhitektuur, millel on selge struktuur – arendajal on vabadus luua, aga platvorm hoiab sisu ja loogika ühtse tervikuna. Drupali võimekust oleme põhjalikumalt käsitlenud oma varasemas artiklis.
Üks EMÜ projekti keskseid vajadusi oli alamdomeenide struktuur. Ülikoolil on mitu instituuti ja üksust, millest igaühel on oma sihtrühm ja identiteet. Drupal võimaldas meil luua struktuuri, kus on keskne pealeht ja igal üksusel oma alamdomeen, kuid kõik toimivad ühtse süsteemi osana.
See tähendab, et sisu saab mugavalt jagada ja korduvkasutada: uudise või sündmuse, mis puudutab kogu ülikooli, saab teha nähtavaks ka seotud alamdomeenides. Sisu elab ühes kohas, aga liigub mitmes suunas – see tagab järjepidevuse ja vähendab käsitööd.
Lisaks on Drupali üks suur eelis haldusliides, mis sobib suure hulga sisuloojate jaoks. EMÜs töötab veebi kallal kümneid inimesi erinevatest allüksustest, kellel on erinevad õigused ja rollid.
Drupal pakub rollipõhist ligipääsu, modulaarset sisuhaldust ja sisu eelvaate võimalust – kõik see aitab hoida töökorralduse sujuva ja veebi kvaliteedi stabiilsena. Oleme kirjutanud ka sellest, kuidas admin-poole kasutusmugavust tõsta.
Drupal võimaldab kasutada asünkroonset tõlgete haldust. See tähendab, et mitmekeelses veebis ei pea eesti- ja ingliskeelne sisu kattuma üks-ühele ning nii saame igale keelele kohandada just selle sihtrühma jaoks olulise info. Näiteks on välistudengitele mõeldud info mahukam inglisekeelses veebis.
Võrreldes Node.js või teiste raamistikupõhiste arendustega pakub Drupal terviklikuma baasi: CMS (content management system) ei tule eraldi juurde ehitada, vaid on süsteemi tuuma juba sisse kirjutatud.
Samas jätab Drupal piisavalt ruumi erilahenduste loomiseks ja vajadusel saame liidestada välistarkvarasid, luua API-põhiseid teenuseid ja ehitada visuaalselt unikaalseid komponente. Nii saavutame paindlikkuse, ilma et platvorm laguneks eraldiseisvateks tükkideks.
Lisaks on Drupal turvaline ja jätkusuutlik. Tänu aktiivsele kogukonnale ja regulaarsetele uuendustele väldib see tüüpilist aeguvate pluginate rägastikku, mis näiteks WordPressi puhul võib muuta suuremad süsteemid aja jooksul hapraks. Selline lähenemine annab kindluse, et veeb kasvab koos ülikooliga, mitte ei vanane koos tehnoloogiaga.
Süsteem, mis peab koos püsima
EMÜ veebiuuendus oli suur ja mitmetahuline ettevõtmine. See ei olnud lihtsalt disainiuuendus, vaid uue infosüsteemi loomine, mis pidi siduma eri andmeallikad ja pakkuma ühtset kasutajakogemust. Ülikooli sees tähendas see ka muutuse juhtimist, kuna aastaid harjunud vana veebi loogikast tuli lahti lasta ja uus tekitas algul võõristust.
Nagu öeldud, sai iga instituut ja hulk allasutusi oma alamdomeeni, kus struktuuri raam on üldjoontes paigas, kuid üksustel on iseseisvus selle sisustamisel. Tehniliselt oli tegu 11 veebiga, mis toimivad ühe Drupali instantsi sees. See võimaldas tagada kiire halduse ja keskse kontrolli, aga samal ajal anda üksustele vabaduse oma sisu loomisel.
Integratsioonid olid projektis omaette peatükk. Ühendasime veebi mitmete ärikriitiliste süsteemidega: töötajate kontaktandmed sünkroniseerime liideste abil personalitarkvarast, raamatukogu õppimisruumide broneeringud jõuavad otse Outlooki kalendrisse jne. Kõik need lahendused valmisid tihedas koostöös ülikooli IT-üksusega, et tagada usaldusväärne ja stabiilne andmevahetus.
Ligipääsetavuse nõuded olid projektis sama tähtsad kui tehniline stabiilsus. Ei ole ju ligipääsetavus pelgalt erivajadustega inimestega arvestamise küsimus, vaid tähendab tegelikult kvaliteetset kasutajakogemust kõigile.
Kui kujundada veebi kasutajaliides häid ligipääsetavuse praktikaid järgides, saab luua disaini, mis on esteetiline ja mugav. Hea kasutajaliides ei paista silma rohkete efektidega, vaid lihtsuse ja loogilisusega, see peab tunduma tuttav juba esimesel kasutamisel. Tänu testimistele ja iteratiivsele disainile leidsime tasakaalu, kus esteetika ja ligipääsetavus töötavad koos.
Suure sisumahu tõttu oli ka menüü mahukas. Et kasutajad menüü sügavustesse ära ei upuks, tuli luua struktuur, milles eri sihtrühmad leiaksid vajaliku info kiiresti: tulevane tudeng, kes otsib endale eriala, õppejõud, kes vajab töörühma kohta infot, koostööpartner, kes soovib kontakti, ja välisüliõpilane, kes navigeerib mitmekeelses keskkonnas.
Menüüd valideerisime mitme kasutajatestiga ja täiustasime nende põhjal. Testimisest rääkides tasub meelde tuletada meie artiklit kasutatavuse testide läbiviimise võimalikest komistuskividest.
Lisaks kavandasime lahenduse nii, et tulevikus saab samale platvormile üsna valutult lisada ka siseveebi, kus on olemas alamdomeenide vaheline sisu jagamine, ülikooli kontoga sisselogimine ja integreeritud töötajate kontaktandmed.
Fookus, läbipaistvus ja koostöö ehk keerukusest selgusesse
Suur organisatsioon tähendab paratamatult palju osapooli ja arvamusi ning akadeemiline õhkkond annab neile arvamustele lisakaalu. Sellises keskkonnas on lihtne eksida detailidesse ja kaotada fookus, mistõttu oli eriti oluline minu ja EMÜ projektijuhi hea koostöö nii suuna hoidmisel kui ka erinevate seisukohtade vahel selguse loomisel.
Trinidad Wisemanil ei olnud ainult arendaja, vaid ka partneri roll. Me aitasime struktureerida vajadusi, seada prioriteete ja hoida suurt pilti silme ees.
Projekti alguses sõnastatud koostööpõhimõte – “me ei näitle ega varja probleeme” – osutus oluliseks tööriistaks kogu protsessi vältel. Kui tekkisid keerulised hetked, kus pidime valima, millest loobuda või mida edasi lükata, aitas see põhimõte vältida arutelude kaldumist tunnetepõhiseks ja hoida dialoogi konstruktiivsena.
Kommunikatsioon oli pidev ja mitmetasandiline: iganädalased töökoosolekud, disainiarutelud, prioriteetide ülevaated, töötubade ja kasutajatestide tagasiside. Selline tööstiil võimaldas meil juhtida protsessi ja kliendil teha informeeritud otsuseid.
EMÜ veebiprojekt näitas hästi, et keerulised lahendused ei nõua tingimata keerulisi suhteid ja kui kommunikatsioon on selge, liigub ka suur projekt kindlalt edasi.
Tee ei olnud sirgjooneline: uue CVI (corporate visual identity) valmimine pani meid koos kliendiga tegema mitmeid ümberkorraldusi. Muutustest ja ajasurvest hoolimata suutsime jõuda lõpuni lahendusega, mis sündis heas partnerluses.
Õppetunnid, mis jäid kestma
Iga suur projekt sisaldab valikuid, kompromisse ja ootamatuid olukordi. EMÜ veebiuuendus ei olnud erand. Palju osapooli ja arvamusi tähendas, et otsuste tegemiseks tuli leida sobiv lähenemine: töötoad, prioriteetide süsteem, selged rollid.
Aja ja eelarve piirangud panid proovile fookuse: rakendasime MVP-lähenemist, et kõige olulisem saaks valmis esimeses faasis ja lisafunktsioonid tuleksid hiljem.
Ligipääsetavuse nõuete ja visuaalse disaini tasakaalu leidmine nõudis testimist ja arutelusid, kuid lõppkokkuvõttes aitas see tagada, et tulemus sai nii esteetiline kui kasutajasõbralik. Mitmed tehnilised väljakutsed lahendasime tihedas koostöös kliendi IT-üksusega, keskendudes ühisele probleemilahendusele, mitte formaalsetele vastutuspiiridele.
Projekti suurim õppetund oli, et tehniline võimekus ei vii sihile üksi – sama oluline on usaldus, mis tekib siis, kui mõlemad pooled teevad päriselt koostööd. EMÜ välisveebi uuendus oli mahukas ja nõudlik projekt, mis tõi kokku Drupali tehnilised võimalused ja Trinidad Wisemani metoodilise lähenemise.
Tulemuseks on kaasaegne, kasutajasõbralik ja paindlik veeb, mis toetab ülikooli eesmärke ning kasvab koos organisatsiooniga – nii sisu, struktuuri kui tehnoloogia mõttes.
Projekt tõestas, et suurte ja keeruliste süsteemide puhul ei ole edu võti ainult tehnoloogias, vaid koostööviisis ja läbipaistvas kommunikatsioonis. Edukas koostöö ei tähenda alati lihtsat teekonda, vaid oskust rääkida keerulistest teemadest selgelt ja hoida fookust ka siis, kui tingimused muutuvad.
EMÜ veebiarenduse projekt tähendas ülikooli vaates nelja palli korraga õhus hoidmist. Esiteks pidi uus veeb olema uuenduslik, ligipääsetav, sihtgrupist lähtuv ja usaldusväärne - see pidi kajastuma nii menüüstruktuuris, sisu ülesehituses ja SEO-s kui ka kujunduses ja nõuetele vastavuses.
Teiseks pidid sisu ja tehniline pool toimima käsikäes: info olgu ühes kohas ja liikugu automaatselt seal, kus võimalik, ning sisuhaldus olgu inimestele loogiline ja mugav. Kolmandaks tähendas veebihaldurite ja sisuloojate toetamine koolitusi, hoogtööpäevi ja suhtluskeskkonna hoidmist, sest tegime tegelikult midagi üsna hulljulget: lõime sisu otse keskkonda samal ajal kui arendus käis, seda sisuliselt käigu pealt testides.
Neljandaks oli oluline kogu ülikoolipere kaasamine ja hetkeseisuga kursis hoidmine, et kõigil oleks tunnetus, kuhu poole liigume. Läbipaistvus ning avatud, regulaarne ja tihe suhtlus olid võtmetähtsusega, sest lendava lennuki õhus ehitamine ei ole nõrgas koostöös võimalik. Järgi teha ma seda ei soovita.
Enne keskkond ja testimine ning siis sisuloome - see teeks ühe ülikooli veebi loomisest küll vähemalt kaheaastase projekti, kuid jätab asjaosalistele kindlasti alles rohkem närvirakke ja pähe rohkem juukseid.
Oleme ülikooliperega koostöö ja kannatlikkuse eest Trinidad Wisemanile ülimalt tänulikud, see oli ilus ja väärt kogemus!
Age Rosenberg
veebiarenduse projektijuht, Eesti Maaülikool
Kui sulle pakub huvi, loe kuidas oleme Drupali võimalusi kasutanud ka teistes projektides.
