Millele mõelda uut siseveebi valides?
NB! Juhime tähelepanu, et Atlassiani tooteid arendatatakse tempokalt. Artiklis välja toodud tooteomadused võivad ajas muutuda.
Intraneti/Siseveebi definitsioon:
"asutusesiseseks infovahetuseks mõeldud tarkvaralahendus, kuhu on koondatud ettevõtte informatsioon, dokumendihaldus, projektid, kalendrid, kontaktid, graafikud, protsessid, jms."
Intranet - must auk
Paljude jaoks seostub intraneti mõiste musta auguga – kohaga, kuhu informatsioon upub ja kaob. Või siis uppus ja kadus.
Varasemalt oli siseveebi peamine eesmärk olla dokumendihoidlaks, paremal juhul lahendada ka sisekommunikatsiooniga seotud väljakutseid ja muuta infovahetus, protsessid ja inimressursside planeerimine efektiivsemaks. Täna oodatakse siseveebilt sageli palju enamat. Miks see nii on?
I Muutunud töövormid
Töövormid ja töösuhted on muutunud kogu maailmas. Üha enam võetakse omaks paindlikke töövorme sh tööaja ja töökoha paindlikkus ning tööaja autonoomia. Ka järjest enam Eesti tööandjaid võimaldab töötajatele paindlikku tööaega ja kodukontoris töötamise võimalust.
Kui Euroopas on paindlik tööaeg levinud kokku 26% töötajate seas, siis Eestis on vastav protsent 30 (26% töötajatest on ligipääs paindlikule tööajale ning 4% autonoomsele tööajale), mis paigutab Eesti 9. kohale ELis. Vahemikus 2009–2013 kasvas paindlikku tööaega võimaldavate Eesti ettevõtete osakaal 49%-lt 65%-ni, jõudes nii järgi ELi keskmisele. (Arenguseire Keskuse tellitud töötajasõbraliku paindlikkuse uuring, 2018)
II Kliendil ja ettevõttel on enam kokkupuutepunkte
Täna, digiajastul, suhtlevad kliendid asutuste, ettevõtete ja brändidega väga erinevatel viisidel: esindustes, meediakanalite kaudu, kirja teel, sotsiaalmeedias, telefonis, e-mailis, juturobotite abil jne.
Kokkupuutepunkte kliendi ja ettevõtte vahel on tohutult rohkem kui varasemalt. Ettevõtete ees seisev väljakutse on pakkuda klientidele sama head teenindust kõigis kanalites. Kui klient võtab ettevõttega ühendust, ei peaks ta iga kord oma ajalugu, soove või muresid algusest peale üle rääkima. Sama oluline on see, et töötajad ei annaks kliendile erinevaid sõnumeid ja lubadusi. Samuti mõistetakse, et kliendisuhtlus ei ole ainuüksi klientidega otseselt kokku puutuva eesliini töö. On oluline, et samu väärtusi ja sõnumeid kannaksid endas kõik töötajad.
III Töötaja seotus töökohaga
Enamus inimesi veedab suurema osa oma ärkveloleku ajast tööd tehes. Kuid mitte alati ei ole töötajatel tugevat sidet oma tööandjaga. Paljude organisatsioonide jaoks on oluline, et nende ja töötajate vahel oleks tugev side ja ühine väärtussüsteem. Miks?
- sest emotsionaalselt seotud töötajad jagavad suurema tõenäosusega positiivset infot ka oma perele, sõpradele ja klientidele.
- sest tööalaselt pühendunud ja haaratud töötajad toodavad kuni 202 % suuremat kasumit (Gallup).
- sest pühendunud töötajad töötavad keskmiselt targemalt ja on lojaalsemad, luues ettevõttele ka seeläbi suuremat väärtust.
Loe sellest lähemalt meie postitusest:
Intranet kui tõhus vahend töötajate pühendumuse suurendamiseks
Välja toodud trendide taustal on siseveeb oluline töövahend
Kui varem oli tegemist pigem staatilise failikoguga, liiguvad tänased vajadused pigem interaktiivse suhtluskeskkonna suunas.
Siseveeb on kogu organisatsiooni projekt
Uue siseveebi projekt ei ole pelgalt IT-projekt. Kuigi selle tehniline võimekus ja funktsionaalsus on kriitilise tähtsusega, on veel palju teisi aspekte, mis selle lõpptulemuse edukust mõjutavad.
Ükski siseveeb ei ole identne mõne teisega, sest ettevõtete vajadused ja prioriteedid on väga erinevad, kuid kindlasti võiks projekti algusfaasis mõelda järgmistele aspektidele.
I Siseveeb valmislahendusena?
Kuidas valida sobivat süsteemi või tarkvara, kui valikus on tohutu hulk valmis platvorme?
Süsteem tuleks valida oma peamist eesmärki silmas pidades. Selleks võib olla postkastides „kinni“ oleva info jagamine ja töötajate suurem koostöö, meeletuks kasvanud infohulga süstematiseerimine, dubleeriva töö vähendamine, parem ülevaade äri kõikidest funktsioonidest, kiiremad protsessid, koolituskulude vähendamine vms.
Sageli on ettevõtetes kasutusel palju erinevaid sisekommunikatsiooni töövahendeid- müügiga seotud protsessid ühes kohas, olemasolevate klientide andmed teises, kalender kolmandas kohas. Suhtlemiseks kasutatakse mõnd rakendust, failide majutamiseks eraldi tarkvara jne. Üks sage lahendust otsivatest probleemidest ongi see, et otsitakse tarkvara, kus erinevad funktsioonid oleksid ühe lahenduse juures koos.
Kui eesmärke on palju, on hea teada, et paljude platvormide puhul on võimalik kõikvõimalikke lisasid juurde tellida ning süsteemi just oma vajadustele sobivaimaks kohandada. Kindlasti tasub mõelda ka sellele, kas ettevõttes on palju töötajaid, kellel kas üldse või enamus ajast puudub ligipääs arvutile ja neile, kes ka liftis, foori taga ja teki all soovivad tööasjadega kursis olla. Siis on oluline, et siseveeb kohanduks hästi ka mobiilsetele seadmetele.
II Siseveeb rätseplahendusena?
Päris nullist arendamine on tunduvalt kallima hinna tõttu pigem erand, kuid vajadus teatud funktsioonide võimaldamisele rätsepatööna on väga levinud.
Sageli valitakse valmislahendus, et säästa aega ja raha. Ometi tuleks arvestada, et projekti õnnestumisse tuleb investeerida nii inim-, aja- kui finantsressurssi. Kuigi lahendus võibki sisaldada kõiki võimalusi, mida teil vaja on, pole siseveebi juurutamine just ühe päeva töö ning enamasti osutub ka valmislahenduste puhul vajalikuks võimaluste kohandamine või juurde tekitamine.
III Integratsioon
Kui just tegemist ei ole täiesti uue ettevõttega, tasub järgmisena mõelda, kuidas sobituks valitud süsteem teie äri või asutuse struktuuri ehk kas ta on integreeritav olemasolevate protsesside ja programmidega? Eelistatult võiks platvorm seni kasutusel olnud lahendused asendada, aga kui see nii ei ole, võiks ta nendega olla vähemasti ühendatav.
Kui valmistootest on midagi teie jaoks olulist puudu, on oluline, et süsteem oleks paindlik ja lubaks rätseptööna vajalikud osad lisada või väliseid rakendusi kaasata.
IV Muutuste juhtimine
Tänapäevastes ettevõtetes ja organisatsioonides muutuvad tööviisid ja kommunikatsioonikanalid kiiresti, kuid need muutused ei toimu sugugi alati valutult. Inimestele meeldib teha asju nii, nagu nad on harjunud. Samuti võib juhtuda, et kui organisatsioon ei tule digitaliseerimise väljakutsetega piisavalt kiiresti kaasa, toimuvad muutused, mis ei vasta organisatsiooni eelistustele, kuna seavad ohtu ettevõtte andmete turvalisuse ja töötulemite säilimise.
V Kasu ja kasutatavus
Kasule ja kasutatavusele tuleks mõelda nii töötajate kui organisatsiooni tasandil. Tuleb arvestada töötajate kasutusharjumustega ning küsida, millist kasu töötajad siseveebist saavad. Tuleb arvestada, kuidas siseveeb võimaldab organisatsiooni ülesandeid täita. Ja mitte ainult täna, vaid ka homme. Kui organisatsioon kasvab, peab kasvama ka siseveeb, mõelge sellele, et teie poolt valitud tarkvara oleks skaleeritav.
Siseveeb on elav süsteem, mis ei saa kunagi valmis.
Infosüsteemi arendamine ei ole jalgratta leiutamine. Et organisatsiooni ja kasutajate vajadusi teada saada ja IT-lahendusega neile vastata, on paika pandud üpriski konkreetsed sammud: vajaduste kaardistamine, analüüs, intervjuud, navigatsiooniskeem, prototüüpimine, kasutatavuse testimine, persoonide loomine, jutuseina läbiviimine, kasutajate teekonnad. Sõltuvalt metoodikast võivad need sammud toimuda kas rangelt järjestikuselt või siis paralleelselt ja seda erineva intensiivsusega, et hoida arengut agiilsena.
Kui teiste süsteeme oskame üldiselt adekvaatselt hinnata, siis enda loodud süsteemide juures oleme sageli pimedad. Kindlasti tasub uut süsteemi võimalike lünkade ja takistuste leidmiseks arenduse ja juurutamise erinevates etappides pilootgrupi peal testida, enne kui see kogu organisatsioonis kasutusele võetakse.
Selles artiklis me meetoditest pikemalt ei räägi, kuid meie blogis on rohkesti infot erinevate sammude ja meetodite kohta:
- Kaartide sorteerimine – ideaalne meetod menüüstruktuuri loomiseks ja korrastamiseks
- 7 tegurit, mis mõjutavad kasutajakogemust
- 10 viga, mida vältida kasutatavuse testi ettevalmistamisel
- Prototüüpimine – parem kommunikatsioon ja väiksemad kulud
VI Infoarhitektuur
Infoarhitektuur ehk teemade ja sisu struktuur on iga siseveebi alustala. Infoarhitekti ülesanne on organiseerida info nii, et selle süsteemi kasutajad leiaksid vastused oma küsimustele.
Infoarhitektuuri disainides on vaja mõelda järgmistele aspektidele:
- Kuidas infot organiseerida, klassifitseerida – teemade kaupa, osakondade kaupa, ärifunktsioonide kaupa, kronoloogiliselt?
- Kuidas infot (erinevaid kaustu) nimetada – ntks kas kasutades ametlikku terminoloogiat või suupäraseid nimetusi?
- Kuidas infopuus liigutakse ehk kuidas navigatsiooni üles ehitada?
- Kuidas on süsteemis võimalik infot otsida, kas filtrite, märksõnade, sedelite või indeksi abil?
VII Kommunikatsioon ja kaasamine
Uut süsteemi plaanides peaks arvestama, et uue siseveebi väärtust ja eeliseid tuleb sageli ja korduvalt töötajatele „maha müüa“. Sageli ei piisa sellest, kui töötajaid uuest platvormist ja selle võimalustest informeerida. Juba projektiga alustades tuleks hakata inimesi teemaga kurssi viima, et nende usaldust uue vastu samm-sammult tõsta.
Siseveebi puhul on oluline kõikide huvigruppide kaasamine projekti. Lisaks intervjuudele ja uuringutele erinevate kasutajate vajaduste ja harjumuste väljaselgitamiseks võiks korraldada toredaid aktsioone nagu näiteks siseveebi nimekonkurss.
VIII Tehniline pool
Kui süsteem streigib või laadib kaua, tekitab see kasutajates frustratsiooni. Seetõttu on ka tehnilisi aspekte nagu näiteks serveriressursi vajadus hea selgitada ja testida juba projekti alguses.
Ka andmete turvalisus on teema, millele kindlasti tähelepanu pöörata. Väga põhjalikult tuleks läbi mõelda kasutajate ligipääsud ja vastutused.
IX Projektijuhtimine
Toimiva siseveebi loomine on investeering. Et siseveebi projekt oleks edukas, ressursid saaksid optimaalselt kasutatud, riskid kaardistatud ja välditud, vajab see võimekat projektijuhti, kes valdaks projektijuhtimise metoodikat ja protsesse.
X Tehnilise toe teenus
Uue siseveebi platvormi valimine, kohandamine ja juurutamine võivad osutuda päris suureks väljakutseks, eriti, kui see peab sobituma suurde juba olemasolevasse IT infrastruktuuri. Oluline on mõelda ka sellele, kas tootja või arendaja pakub tehnilist tuge. Eriti oluline on see juurutamise protsessi käigus, kuid võib ära kuluda ka siis, kui siseveeb on töös.
Kliendilugu: Õnnestunud siseveebi loomine BigBankile
Kümne aasta jooksul oleme aidanud valida, juurutada ja kohandada siseveebe nii keskmise suurusega kui suurtele ettevõtetele. BigBank soovis muuta olemasoleva siseveebi kasutajasõbralikuks nii, et kõik vajalik oleks kergelt leitav. Töötajad ei leidnud vajalikku infot üles ja ei soovinud seetõttu seda kasutada – puudulikud olid nii infoarhitektuur, disain kui ka otsingumootor.
Oma projektimeeskonnaga alustasime tööd info kogumisest. Viisime Bigbankis läbi küsitluse, et mõista, kuidas töötajad siseveebi kasutavad ning millised on nende põhivajadused ning probleemid. Kogutud info põhjal koostasime põhikasutajate profiilid ehk persoonad. Nende abil hakkasime kaardistama kasutajate teekondi ning vajadusi. Paralleelselt alustasime navigatsiooniskeemi korrastamisega, kasutades selleks digitaalseid kaartide sorteerimise tööriistu.
Ligi 600 navigatsioonipunktist jäi töö käigus järgi 100, millest lõime uue navigatsioonimudeli. Uut navigatsioonimudelit testisime ligi 80 töötajaga. Kasutades kasutaja teekonna kaardistust ning uut navigatsioonimudelit, lõime mitu erinevat siseveebi prototüüpi (mustandversioon infosüsteemist). Siseveebi prototüüpimine andis võimaluse pea kõik etapid rahulikult läbi mõelda, töötajate peal testida ja kindlustada, et teeme just sellist platvormi, mida töötajatel tegelikult vaja on ning mida nad päriselt ka kasutada tahavad.
Prototüübi töötasime välja koostöös Confluence'i arendajatega, kes aitasid seda meil kohandada vastavalt platvormi piirangutele ja võimalustele. Lõpliku prototüübi alusel hakkasime arendama soovitud funktsionaalsust Confluence’i baasil, pidades silmas, et Confluence' i algkoodi ei tohi muuta. Projekti tulemusena valmis kergesti navigeeritav ja hallatav siseveeb, mis hoiab koos kõiki tööks vajalikke õppematerjale, faile ja operatiivinfot.
Kasutatud meetodid
Kasutatud tehnoloogiad
Süsteem
Kokkuvõtteks
Mis on siseveebi puhul kõige olulisem?
Samal ajal, kui internet on avalik, on intranet vaid organisatsiooni töötajatele ligipääsetav. Intranetist võikski mõelda kui sisemisest veebilehest. See võiks vastata samadele kvaliteedikriteeriumidele: olla kasutajasõbralik, järgida ettevõtte väärtusi ja brändingut ning aidata inimestel suhelda ja infot vahetada.
