Kuidas kasutada Jirat tööstusettevõttes protsesside tõhusamaks haldamiseks Tech Groupi näitel
Konkurentsivõime säilitamiseks peab iga tootmisettevõte täna olema ka IT-ettevõte, jäi kõlama hiljutiselt konverentsilt “Tark tööstus”. Seekordses blogis räägime, miks otsustas masinaehitusettevõte Tech Group kasutusele võtta tarkvaraarenduses levinud Atlassiani tarkvara Jira, kuidas toimus lahenduse juurutamine, milliseid funktsioone ja automaatikaid igapäevaselt kasutatakse ning kuidas need meeskonna tööd lihtsustavad.
Trinidad Wiseman on Atlassian Platinum Solution Partner. Aitame sul valida sobiva tarkvara ja seadistame selle, arendame Jira ja Confluence'i rätseplahendusi ning koolitame ja toetame lahenduste juurutamisel. Vaata lähemalt meie kodulehelt.
Klient: tootmisettevõte, kus koostöö on võtmetähtsusega
Tech Group tegeleb täieulatusliku masinaehitusega alates analüüsist, disainist ja konstrueerimisest kuni ostmise, tootmise, komplekteerimise, testimise ja logistikani. Masinaehitus toimub peamiselt tellimuspõhiselt ning aastas tarnitakse klientidele 600-700 masinat – nii kordustellimusi kui unikaalseid masinaid.
Ettevõttes töötab üle 130 inimese ning põhiprotsessid eeldavad tihedat koostööd erinevate osakondade vahel, et tellimused õigeaegselt ja kvaliteetselt tarnida ning võimalikud probleemid kiiresti lahendada.
Probleem: info killustatus ja koondülevaate puudumine
Tech Group pöördus Trinidad Wisemani poole sooviga leida lahendus, mis võimaldaks senisest tõhusamalt protsesse hallata ning suurendaks läbipaistvust nii rohujuure tasandil kui võimaldaks näha suurt pilti. Enne Jira juurutamist puudus ettevõttes keskne süsteem, kust saada ülevaade töösolevatest projektidest. Osakonnad kasutasid erinevaid lahendusi; enamik infovahetust toimus e-kirja ja otsesuhtluse teel.
Infokanalite rohkus ja ühtse süsteemi puudumine tekitas kommunikatsiooni halduskoormust osakonniti ja mõjutas tööülesannete selgust ka individuaalsel tasandil. Kuna tellimuste täitmine nõuab tihedat koostööd osakondade vahel, tunnetati vajadust kõiki osakondi ja kogu projekti ühendava koondvaate järele.
„Enne Jira rakendamist toimus koostöö teiste osakondadega läbi suulise info, praagi vormide (red tag süsteem), ERP-süsteemi, Exceli ja kõige suurema osakaaluga läbi e-kirjade,“ kirjeldas Tech Groupi kvaliteedijuht Mari-Elts Vesiallik, kes oli Jira rakendamise üks võtmeisikutest.
“Info oli igal pool laiali ning erinevad seotud osapooled ei omanud täit ülevaadet probleemi olemusest ja lahenduse hetkeseisust. Põhiliselt oli probleem e-kirja kettide ebapraktilisusega ning läbipaistva süsteemi puudumises – info hajus erinevate e-kirjade vahel laiali ning ülesandeid oli raske hallata,” meenutas Mari-Elts.
Lahendus: tarkvaraarendust toetava töövahendi Jira kasutuselevõtt
Jira on algselt loodud tarkvaraarendust toetavaks tööriistaks, ent lahenduse paindlikkus võimaldab seda seadistada tööprotsesse toetavaks töövahendiks väga erinevates organisatsioonides. Näiteks kasutab Jirat suur enamik Eesti Vabariigi avaliku sektori asutusi (mh SMIT, Kaitseministeerium, Transpordiamet, Välisministeerium, PERH jt).
Tech Groupis jõuti kitsaskohtadele lahenduse otsimisel Jirani tänu mõnede tiimiliikmete IT-taustale ning varasemale kokkupuutele antud tarkvaraga. Kuna Jira Software on küllaltki keerukas rakendus, pöörduti selle juurutamiseks Trinidad Wisemani poole.
Juurutamine: põhjalik eeltöö ja lahenduste valideerimine viib eduni
Projekti esmaseks verstapostiks sai Proof of Concept (PoC) loomine, millele lähenesime agiilselt, kasutades tagasisidet sisendina järgmiseks iteratsiooniks. Eesmärk oli juurutada Jirasse kõigepealt ettevõtte põhiprotsessid ja seejärel lisada jooksvalt väiksemaid protsessi osasid, samal ajal silmas pidades koguprotsessi kui tervikut.
“Et tekitada ülevaade sellest, mida osakondades tehakse ja mis on eesmärk, käisime koos juhtidega läbi kogu tootmisprotsessi osakondade kaupa – alates müügist kuni kvaliteedikontrollini,” selgitas Trinidad Wisemani Atlassiani spetsialist Jürgen Talik, kes kandis juurutusprotsessis juhtrolli.
Kogutud info põhjal sai alustada staatuste, töövoogude ja tahvlite seadistamisega, mille sobivust valideeriti jooksvalt väiksemate demode käigus.
Kui peamised osakonnad ja suur pilt oli projekti juhtrühmaga läbi käidud, toimus PoC-i demo laiemale ringile, sh osakonnajuhtidele ja peamistele kasutajatele. Saadud tagasiside põhjal viidi sisse mõned struktuurilised muudatused. Teise suurema demo käigus sai lahenduse struktuur juba osakonnajuhtidega kooskõlastatud ning tuli teha vaid pisitäiendusi.
Lahendus läks live’i pool aastat pärast projekti algust. Enne live’i minekut toimusid osakondades koolitused, kus kasutajad said läbi käia ka suure protsessi, ent põhifookus oli individuaalsetel töölaudadel ja tegevustel.
Tarkvara igapäevase kasutamise käigus muutuvad kasutajad teadlikumaks selle võimalustest, mis loob ruumi uutele põnevatele ideedele.
“Alates live’i minekust on tekkinud üle 100 jätkutäienduse – näiteks väljade, staatuste või piletitüüpide lisamine/eemaldamine, automaatikate lisamine, pistikprogrammide seadistamine ning ka tugiprotsesside – näiteks reklamatsioonide haldus – juurutamine,” kirjeldas Jürgen.
Ülesehitus: piletisüsteem tagab ülevaate kõigist töödest
Jira projekt koondab endas pileteid ehk töid. Piletite hierarhia on 3-tasandiline. Kõige kõrgemal asub Epic, mis tähistab suuremahulist tööd ja koondab enda alla väiksemaid töö osasid – Standard (nt Task) ja Sub (nt Sub-Task) tüüpi pileteid.
Joonis 1. Jira 3-tasandiline piletihierarhia
Tech Groupis loodi protsesside struktuur ühte Jira projekti ning kasutusel on kõik kolm piletitaset. Nii tekkis võimalus jälgida suurt pilti, aga ka sellega seotud väiksemaid etappe.
Epic tähistab tüüpiliselt ühte kliendi masinatellimust, kuid võib tähistada ka masinate seeriat või osa ühest tellimusest. Kõik tellimusega seotud tööd on Epic pileti all – osakonnapõhiste tegevuste kirjeldamiseks kasutatakse Standard piletitüüpe.
Kokku loodi 17 uut piletitüüpi, mis kujutavad põhiprotsesse (Müük, Disain, Ost, Noppimine, Tootmine, Testimine, Pakkimine, Logistika jne). Tootmisprotsessis ilmneda võivate probleemide registreerimiseks ja jälgimiseks loodi eraldi piletitüübid.
"Piletitega seotud töövood on osakonniti üsna erinevad. Mõni on veidi keerukam, kus staatustevaheline liikumine on limiteeritud, kuid üldjoontes ei olnud vajadust töövoogusid liialt rangelt piirata,” kommenteeris Jürgen.
Funktsionaalsused: vajalik info on alati kättesaadav
Jira pakub erinevaid kasutajasõbralikke funktsionaalsuseid, mis tagavad selle, et vajalik info on alati käeulatuses ja lihtsasti leitav.
- Info talletamine
"Tööga seonduv info salvestatakse Jiras pileti väljadesse. Uusi väljasid sai aja jooksul loodud küllaltki palju ning need on seotud tellimuste andmetega, näiteks erinevate etappide tähtajad, tellimuse tähised, vastutavad isikud, jne,” kirjeldas Jürgen.
Väljade lisamine pole aeganõudev, kuid standardiseeritud lähenemine on kasutusmugavuse seisukohast igati tänuväärne praktika, eriti juhul, kui väljasid on ekraanil palju. Jira haldamise ja seadistamise headest praktikatest saad rohkem lugeda meie varasemast blogiartiklist.
- Kanban tahvlid – koondvaade ja osakonnaspetsiifilised vaated
Jira agiilsed tahvlid visualiseerivad pileteid kaartidena ja võimaldavad pileteid töövoo staatuste vahel liigutada. Tech Groupi Jiras on kasutusel 12 tahvlit – koondvaate tahvel, mis kuvab kõiki tellimusi (Epic piletid), ning osakonnaspetsiifilised tahvlid.
“Eesmärk oli, et igapäevatöö kõrval ei peaks erinevate tahvlite vahel surfama. Näiteks probleempiletite jaoks on küll omaette tahvel, aga kui probleem on suunatud disainiosakonna töötajale, siis kuvatakse see pilet ka disainiosakonna tahvlil,” selgitas Jürgen.
- Kiirfiltrid
Tahvlil kajastatud piletite hulgast aitavad kiiresti vajalikud piletid üles leida kiirfiltrid. Filtritega saab kuvada näiteks konkreetsele isikule suunatud pileteid, teatud kliendiga seotud pileteid või sama tüüpi pileteid juhul, kui osakonnas on kasutusel mitu piletitüüpi.
Vajalikku infot aitavad kiiresti leida ka piletikaartide värvilahendused (Tech Groupis on igale kliendile määratud oma värv), ning prioriteedi ja tähtaja väljad.
Joonis 2. Tootmisosakonna Kanban tahvel.
- Töölauad
Jira töölaud kuvab infot läbi töölaua vidinate (inglise k. gadget), mis visualiseerivad vastavalt vidina tüübile filtrite tulemusi.
“Töölaua vaated lõime nii osakonna-, aga ka tiimijuhtidele ning põhimõte oli, et igaüks näeks teda huvitavaid teemasid,” avaldas Jürgen. “Näiteks vajab tootmisjuht ajakohast ülevaade sellest, mis masin peab järgmisena valmis saama. Selleks tõime töölauale kõik töös olevad masinaid, mis on järjestatud väljastamiskuupäeva järgi.”
"Eesmärk oli koondada iga juhi jaoks talle kõige olulisem info ühte vaatesse. Osakonnajuhtide töölaual on muuhulgas kuvatud tema osakonna töötajatele suunatud probleempiletid, kus on näha nii pileti omanik, aga ka pileti staatus,” lisas Jürgen.
Joonis 3. ”Filter results” vidin, kus kuvatakse eeldefineeritud päringule vastavaid Probleem tüüpi pileteid ja uuendatakse automaatselt nendega seonduvaid väljasid.
- Reklamatsioonid
Juurutamise käigus selgus, et varasema Excel tabeli asemel on ka reklamatsioonide haldus mõistlik Jirasse kolida.
“Kui mõne komponendi tootja on saatnud praagi, võib saada probleempiletist reklamatsioon tarnijale,” selgitas Jürgen.
Reklamatsioonide vormistamiseks kasutatakse Xporter pistikprogrammi, mis võimaldab eksportida piletis oleva info eeldefineeritud mallide kohaselt soovitud failiformaatidesse (Tech Groupis näiteks Microsoft Wordi dokumenti).
- Teavitused
Kuna Jira juurutamise üks algpõhjuseid oli e-kirjade hulga vähendamine, keerati süsteemiüleselt kinni ka Jira e-kirja teavitused. Muude teavitustega – näiteks sellega, kui kasutaja on mõne pileti kommentaaris @mention viisil ära märgitud –, saab end kursis hoida Jira notifications abil (kellukese ikoon ülemisel navigatsiooniribal).
- Jira automation ja Scriptrunner
Automaatikate väljatöötamine oli Tech Groupi Jira juurutamisel üks ajamahukamaid etappe. Eesmärk oli vähendada korduvaid tegevusi ja neid oli rohkesti – automatsiooni reeglite arvu kohaselt tervelt 45.
Laialdaselt kasutus automaatika, mis võimaldab automaatselt pileti loomist teisele osakonnale. Näiteks kui tootmisosakond liigutab masinatellimuse Epic pileti väljastamise staatusesse, küsib süsteem, kas luua automaatselt pilet kvaliteediosakonnale kliendi rahuloluküsitluse väljastamiseks.
Joonis 4. Automaatika reegel. Tootmisosakonna juht soovib olla kursis probleemidega, mis on seotud parasjagu töös oleva tootmise piletiga. Automaatika seob Epicu alla loodud probleem-tüüpi pileti automaatselt tootmise piletiga, et tootmisjuhil oleks info kohe silme all.
Samuti on kasutusel automaatikad, mis sünkroniseerivad väljadel olevat infot alam- ja peapiletite vahel. Näiteks kui Epic piletil muudetatakse tähtaja välja, rakenduvad muutused automaatselt ka alampiletitele, juhul kui alampiletis ei ole eelnevalt kuupäeva muudetud.
Tech Groupis saadi pikalt hakkama Jira sisseehitatud automaatikaga, ent ajapikku lisandus süsteemi uusi väljasid, mistõttu tuli paljusid automatsiooni reegleid manuaalselt läbi käia. Lahenduseks osutus Scriptrunner plugina kasutuselevõtmine, mis kopeerib üle API trigger-piletilt kogu vajaliku info.
Lõppkasutajate hinnangud Jirale
Tänaseks on Jirast saanud Tech Groupi meeskonna keskne töövahend. Toome välja mõned lõppkasutajate arvamused, kuidas Jira nende igapäevatööd lihtsustab:
- "Minu jaoks oli meeldivaks üllatuseks just see, kui operatiivselt meil peale live’i minekut probleemide ja täiustamisega tegeleti. Lisaks ma ise olin alguses natuke skeptiline palju see tarkvara mind otseselt aitab, aga tegelikult on Jira suure pildi haaramiseks väga kasulik. Kõik projekti info on ühes kohas. Ühelt piletilt saab liikuda erinevate osakondade vastava projekti piletite peale ja näha reaalset seisu. Tiimijuhtide tasemel saime põhimõtteliselt loobuda e-kirjade kasutamisest. Lisaks on kõik projekti probleemide info ühes kohas ja seda saab lihtsalt kasutada ka järgmiste koopia masinate koostamisel.” (Jaanus Paltser, Tech Group tootmisjuht).
- “Varasemalt tuli uute projektide info e-kirja teel, mille sisestasin Trellosse ja jälgisime Trellos staatust. Nüüd aga loobusime Trellost täielikult ja e-kirjasid on oluliselt vähem. Alginfo on parem ja ülesanded on konkreetselt kellegile suunatud; ei teki küsimust, kes peaks tegutsema, nagu e-kirjade teel saadetavate ülesannetega, kus ühes kirjas on sees mitu inimest. Positiivne on ka see, et kõik Epic info kandub ka alampiletitele ja ei pea otsima sadadest e-kirjadest, millest probleem või ülesanne algas. Väga hea on ka see, et midagi ei saa meelest minna, kuna kõik sinule suunatud tööd on alati silme ees erinevate filtrite näol.” (Ivar Kukk, Tech Group ostujuht).
- “Info liigub kiiremini. Kuna kliendihaldurid haldavad paljusid projekte korraga, mis on kõik eri etappides, siis just oma töölaud on olnud suurim võit. Saab kõikidest projektidest korraga ülevaate.” (Marko Mets, Tech Groupi võtmekliendihaldur ja kliendihalduse tiimijuht).
- “Tore on vaadata, et Jiras on lõputult võimalusi erinevaid automaatikaid luua ja kirjeldada ärireegleid. Selline võimekus muudab protsesside haldamise lihtsamaks. Kindlasti on see valdkond, mida saame järjepidevalt paremaks muuta.” (Mari-Elts Vesiallik, Tech Groupi kvaliteedijuht).
Kokkuvõtteks
Tech Groupi Jira juurutamine on ilmekas näide sellest, kuidas tarkvaraarenduse projektide juhtimiseks loodud rakendust saab tänu selle paindlikkusele edukalt kasutada ka väljaspool IT-maailma.
Kuna Jira näol on tegu piisavalt keeruka tarkvaraga, tasub selle kasutuselevõtul kindlasti kasutada kogenud konsultandi abi, kes tunneb lahenduse võimalusi ja piiranguid ning aitab seda edukalt juurutada.
Trinidad Wisemanil on üle 15-aastane kogemus IT-süsteemide disainimisel ja arendamisel, sealhulgas Atlassiani lahenduste pakkumisel. Kui soovid arutada Jira kasutusvõimalusi oma organisatsioonis, võta meiega ühendust.
