Kui e-kirjade jutulõimed operatiivset tegutsemist ei soodusta...

Umbes aastakese tagasi pöördus meie poole masinaehitusettevõte Tech Group murega, et vanad protsessihaldamise meetodid olid muutunud ebaefektiivseks. 

 

Soov oli leida lahendus, mis võimaldab protsesse tõhusalt hallata – nii, et oleks läbipaistvus rohujuure tasandil, aga samal ajal ka suurel pildil. 

 

Tech Group case study seeria esimeses osas toovad Tech Group osakonnajuhid välja peamised põhjused, mis ajendasid mitte IT-ettevõtet otsima uut lahendust tõhusaks protsesside haldamiseks.  

 

Muuhulgas annab TWN Atlassiani tiimijuht Jürgen Talik ülevaate etappidest, mis kaasnesid Tech Group Jira juurutamisega agiilsel viisil. 

 

 

Kiiresti kasvav ja pidevalt tarniv ettevõte vajab tööprotsesside toetamiseks skaleeritavaid lahendusi 

Tech Group tegeleb täieulatusliku masinaehitusega alates analüüsist, disainist ja konstrueerimisest kuni ostmise, tootmise, komplekteerimise, testimise ja logistikani.   

 

Masinaehitus toimub peamiselt tellimuspõhiselt ning aasta lõikes tarnitakse klientidele suurusjärgus 600-700 masinat. Töösse võetakse nii kordustellimusi, aga ka unikaalseid ja esmakordselt loodavaid masinaid. 

 

Ettevõttes tegutseb üle 130 inimese ning põhiprotsessid eeldavad igapäevast ja tihedat koostööd erinevate osakondade vahel.  

Näiteks hõlmab infovahetus kvaliteediosakonnas paljusid osapooli alates müügist kuni laoni - töötajate ülesanne on tootmises tekkivate probleemide lahendamine (kaebused hankijatele, jooniste-skeemide murede uurimine), kliendi kaebuste lahendamine ja sissetuleva kauba kvaliteedi kontrolli läbi viimine. 

 

Tech Group kvaliteedijuht Mari-Elts Vesiallik oli Jira rakendamise üks võtmeisikutest ning jagab oma kogemusi seoses uue tööriista juurutamisega. 

 

„Enne Jira rakendamist toimus koostöö teiste osakondadega läbi suulise info, praagi vormide (red tag süsteem), ERP-süsteemi, Exceli ja kõige suurema osakaaluga läbi e-kirjade,“ kirjeldas Mari-Elts. 

 

Infokanalite rohkus ei pakkunud koondülevaadet
 

Keskse ja süstematiseeritud tarkvara puudumine tekitas kommunikatsiooni halduskoormust osakonniti, mis omakorda mõjutas tööülesandeid puudutavat selgust ka individuaalsel tasandil. 

 

“Info oli igal pool laiali ning erinevad seotud osapooled ei omanud täit ülevaadet probleemi olemusest ja lahenduse hetkeseisust. Põhiliselt oli probleem e-maili kettide ebapraktilisusega ning läbipaistva süsteemi puudumises - info hajus erinevate e-kirjade vahel laiali ning ülesandeid oli raske hallata,” tõdes Mari-Elts. 

 

Marko Mets, võtmekliendihaldur ja kliendihalduse tiimijuht Tech Groupis koos tiimiga vastutab klientidele suurepärase teenuse pakkumise eest – kõik, mis on seotud tellimustega ja nende õigeaegse ning kvaliteetse tarnimisega.

 

Kuna kliendihalduse osakonnast tuleb sisend kõikidele teistele osakondadele edasisteks etappideks, tekkis tugev vajadus projektide koondvaate järele. 

 

“Kuna masinad, mida arendame ja ehitame, on tihti prototüübid, siis selle käigus tekib pidevalt olukordi, mis vajavad kiiret lahendamist. Meil puudus kõiki osakondi ja kogu projekti ühendav vaade. Enne Jirat käis kõik põhimõtteliselt emaili teel. Ostu puhul kasutati Trellot, projekteerimisosakond kasutas oma tarkvara mida siis sai jälgida, aga tootmises tekkivaid probleeme põhimõtteliselt live’s jälgida ei saanudki. Infot pidi otse küsima kas helistades või meili teel,” avaldas Marko. 

 

“Põhiline valupunkt oligi info liikumine ning jälgimine. Polnud nii öelda enda töölauda, kus mind puudutavad asjad oleksid korraga jälgitavad,” täpsustas Marko. 

 

Mis puudutab tootmist, siis see on Tech Groupis kõige suurem osakond ligi 80 töötajaga, kus tegeletakse toodetavate masinate/liinide koostamise ja testimisega. 

 

„Tootmise koosolekutel täitsime eraldi protokolli, kus siis planeerisime töid ja vaatasime üle hetkel töösolevad projektid,“ kirjeldas tootmisjuht Jaanus Paltser tööprotsesside haldust oma osakonnas enne Jira juurutamist. 

 

„Koosolekul määrasime uued tähtajad, kui mingil põhjusel eelmised etapid ei pidanud oma tähtaegadest kinni ja töö tuli pooleli jätta või edasi lükata. Enamus infovahetust toimus e-mailide ja otsese suhtluse abil,“ lisas Jaanus. 

 

 

Tarkvaraarendust toetava tööriista rakendamine mitte IT-ettevõttes 

Erinevate suhtluskanalite ja töövahendite rohkus võib ettevõttele teha karuteene ning Tech Group puhul oli struktureeritud süsteemi puudumisest tulenevaid valukohti tunda juba läbi osakondade.

 

Jira on algselt aga loodud hoopis tarkvaraarendust toetavaks tööriistaks - esmalt võib kõlada vägagi spetsiifilise eesmärgiga, range ja jäiga raamistikuga rakendus. 

 

Küll aga peitub Jira võlu just selle paindlikkuses seadistada see enda tööprotsesse toetavaks töövahendiks – näiteks kasutavad mainitud tarkvara suur enamus Eesti Vabariigi avaliku sektori asutusi (mh. SMIT, Kaitseministeerium, Transpordiamet, Välisministeerium, PERH ja paljud teised).

 

Et Tech Groupis kitsaskohtadele lahenduse otsimisel just Jirani jõuti, mängis olulist rolli ettevõtte endise äriarendusjuhi Märt Lepiku ja disainiosakonna juhi Sten Krüüneri IT taust ja varasem kogemus mainitud tarkvaraga.

 

Proaktiivsus ning tugev vajadus tööprotsesse efektiivsemalt toetada viis esmalt iseseisvate katsetusteni Jira Work Management (JWM) tootel.  

 

Prooviperioodi käigus selgus, et JWM võimalustest jääb siiski vajaka ning Jira Software seevastu on küllaltki keerukas rakendus, mistõttu pöörduti selle juurutamiseks TWN poole.

 

Lähemalt rakenduste erisustest saad lugeda meie varasemast blogipostitusest.  

 

Eesmärk & Proof of Concept 

Projekti algusjärgus pandi paika esmane tegevuskava, mille esimene suurem verstapost oli Proof of Concept (PoC).

 

PoC loomisele läheneti agiilselt ja iteratiivselt - põhifookus oli reaalsetel vajadustel ning ei jäädud kinni esialgsesse skoopi ega liialt pikka analüüsifaasi.  

 

Algne idee oli alustada Tech Groupi põhiprotsessidest - juurutada need Jirasse ning siis jooksvalt väiksemaid protsessi osasid lisada.

 

Ent kuna tootmise etapid on omavahel väga tihedalt seotud, oli lisaks põhiprotsessidele oluline silmas pidada ka koguprotsessi kui tervikut.  

 

“Et tekitada ülevaade sellest, mida osakondades tehakse ja mis on eesmärk, käisime koos juhtidega läbi kogu tootmisprotsessi osakondade kaupa - alates müügist kuni kvaliteedikontrollini,” selgitas Atlassiani spetsialist ja tiimijuht Jürgen Talik. 

 

Vastavalt kogutud infole sai alustada staatuste, töövoogude ja tahvlite seadistamisega, mille sobivust valideeriti jooksvalt väiksemate demode käigus.

 

“Tänu etappide läbitöötamisele sai Jirasse kanda iga osakonna sisemised protsessid, aga ka esmase versiooni suurest pildist,” lisas Jürgen.  

 

Kui kõik põhilised osakonnad ja suur pilt oli projekti juhtrühmaga läbi käidud ja paika pandud, sai PoC-i esimese versiooni demo teha ka laiemale seltskonnale, kus osalesid ka osakondade juhid ja peamised kasutajad. 

 

Esimese demo ja ühise arutelu käigus ilmnes vajadus teatud struktuuriliste muudatuste järgi. Agiilse raamistiku puhul on selline asjade kulg loomulik protsessi osa, kus vahetu tagasiside on edasiviiv sisend järgmise iteratsiooni loomiseks.

  

“Teise suurema demo käigus sai terviklahendus ja selle ülesehitus osakonnajuhtidega kooskõlastatud – ilmnesid mõned pisitäiendused, aga suur pilt ja struktuur oli see, mis vaja,” kirjeldas Jürgen Jira juurutamise kulgu. 

 

Põhjalik eeltöö ja aktiivne panus lahenduste valideerimisel viib eduka juurutuseni 

“Enne live minekut tegime osakonniti koolitusi ja täiendavaid läbimänge - osalesid kõik, kes rakendust kasutama hakkaksid. Käisime läbi suure protsessi, aga fookus oli ka individuaalsetel töölaudadel ja tegevustel,“ täpsustas Jürgen. 

 

Live minek toimus projekti algushetkest umbes poole aasta pärast ning tänu korralikule eeltööle ja kasutajate koolitamisele toimus see sujuvalt.

 

Tarkvara igapäevase kasutuse käigus muutuvad kasutajad teadlikumaks rakenduse funktsionaalsustest ja võimekusest, mis omakorda loob ruumi uutele mõtetele.    

 

“Alates live mineku ajast on tekkinud üle 100 jätkutäienduse - näiteks väljade, staatuste või piletitüüpide lisamine/eemaldamine, automaatikate lisamine, pistikprogrammide seadistamine ning ka tugiprotsesside - näiteks reklamatsioonide haldus – juurutamine,” avaldab Jürgen. 

 

 

Juurutuse tehniline külg - hulk vingeid automaatikaid läbi mitme piletitasandi ja muud põnevat 

Loodame, et Tech Group case study seeria esimene osa pakkus sulle põnevat lugemist!

 

Seeria teises osas kirjeldame Jira juurutamist juba tehnilisemast vaatevinklist. Lisaks avaldavad Tech Group-i osakonnajuhid, mida nad Jira puhul kõige enam hindavad ning mida soovitaksid nad teistele mitte IT-ettevõtetele, kes kaaluvad Jira rakendamist.