Tech Group tööprotsessid Jiras – kuidas toimus tarkvaraarendust toetava töövahendi rakendamine masinaehitusettevõttes?

Tech Group case study seeria esimeses osas saime teada, miks otsis masinaehitusettevõtte oma tööprotsesside toetamiseks uut töövahendit ning kuidas toimus Jira juurutamise protsess agiilsel viisil.

Järgnevalt aga jätkame Tech Group case study seeria teise osaga, kus avaldame juurutuse tehnilist tausta.

Tehnilisi detaile kommenteerib lähemalt Jürgen Talik, Atlassiani tiimijuht ja Jira spetsialist, kes kandis juurutusprotsessis juhtrolli.

 

Lahenduste osas jagavad oma mõtteid ka Tech Group osakonnajuhid, kes muuhulgas annavad soovitusi ettevõtetele, kes kaaluvad Jira rakendamist.
 

 

Mitu osakonda ja tihedalt seotud tööprotsessid – kuidas loodi põhistruktuur?

Jira projekt koondab endas pileteid ehk töid. Tech Group puhul vaadeldi ettevõtte osakondi ja nendega seotud töid kui tervikut, millest tulenevalt loodi protsesside struktuur ühte Jira projekti.

Jira projekti võib vaadelda kui piletite kogumit, kus pilet märgib tehtavat tööd. 

Piletite hierarhia on Jiras 3-tasandiline, kus kõige kõrgemal asub Epic. Epic väljendab klassikaliselt verstaposti ja suuremahulist töö tükki ning see koondab enda alla väiksemaid töö osasid – standard (näiteks Story, Task) ja sub tüüpi (Sub-Task) pileteid.

 

Joonis 1. Jira 3-tasandiline piletihierarhia

 

Tech Group Jiras on kasutusel kõik kolm piletitaset, kus Epic tähistab tüüpiliselt ühte kliendi masinatellimust, kuid võib tähistada ka masinate seeriat või mingit osa ühest tellimusest (näiteks, kui masinad väljastatakse partiidena) – nii tekkis võimalus jälgida suurt pilti, aga ka sellega seotud väiksemaid etappe.

“Kõik tellimusega seotud tööd on Epic pileti all – osakonnapõhiste tegevuste kirjeldamiseks kasutatakse standard piletitüüpe,” kirjeldab Atlassiani tiimijuht Jürgen Talik.

Kokku loodi 17 uut piletitüüpi, mis kujutavad põhiprotsesse - muuhulgas näiteks Müük, Disain, Ost,  Noppimine, Tootmine, Testimine, Pakkimine, Logistika jne. 

“Tootmisprotsessi puhul ei ole välistatud, et võib ilmneda ka erakorralisi üllatusi ja probleeme, mistõttu loodi nende registreerimiseks ja jälgimiseks eraldi pileitüübid,” sõnas Jürgen.

 

“Vahel on probleem seotud konkreetse osakonnapõhise tegevusega, aga teinekord võib probleem tekkida ka terve tellimuse või mitme tellimusega,” täpsustas Jürgen.

Kuna Jira piletihierarhiast tulenevalt ei saa sub piletitüüpi luua otse Epicu alla, tuli probleemide paindlikuks haldamiseks luua probleempiletid nii standard, kui sub-task piletitüüpidena. 

Mis puutub piletitega seotud töövoogudesse, siis need on osakonniti küllaltki erinevad.

 

“Mõni on veidi keerukam, kus staatustevaheline liikumine on limiteeritud, kuid üldjoones ei olnud vajadust töövoogusid liialt rangelt piirata,” kommenteeris Jürgen töövoogudega seonduvat.  

 

Info talletamine

Töödega seonduv info salvestatakse Jiras pileti väljadesse. “Uusi väljasid sai aja jooksul loodud küllaltki palju ning need on seotud tellimuste andmetega, näiteks erinevate etappide tähtajad, tellimuse tähised, vastutavad isikud, jne,” ütles Jürgen. 

Ekraanidele väljade lisamine toimub küllaltki kiirelt, kuid standardiseeritud lähenemine on kasutusmugavuse perspektiivist igati tänuväärt praktika ja seda eriti, kui väljasid on ekraanidel palju.

“Panin rõhku sellele, et ekraanidel olevate väljade järjestus oleks läbivalt võimalikult sarnane ning et vältida info üleküllust ühes vaates, grupeerisin sisuliselt samalaadsed väljad vahelehtedesse. Nii saab kasutaja väljade vahel navigeerida võimalikult intuitiivselt,” selgitas Jürgen.

 

Jira haldamise ja seadistamise headest praktikatest saad rohkem lugeda meie varasemast blogipostitusest.
 

 

Kanban tahvlid – koondvaade ja osakonna spetsiifilised vaated

Jira agiilsed tahvlid visualiseerivad pileteid kaartidena ja võimaldavad pileteid töövoo staatuste vahel liigutada. 

Tech Group Jiras on kasutusel 12 tahvlit – 1 koondvaate tahvel, mis kuvab kõiki tellimusi (Epic piletid) ning osakonna spetsiifilised tahvlid.

“Eesmärk oli, et igapäeva töö kõrval ei peaks erinevate tahvlite vahel surfama. Näiteks probleem piletite jaoks on küll omaette tahvel, aga kui probleem on suunatud disainiosakonna töötajale, siis kuvatakse see pilet ka disainiosakonna tahvlil,” selgitas Jürgen.

Selline loogika kehtib kõikide osakondade puhul, kus probleem pilet liigub tahvlite vahel vastavalt sellele, millise osakonna töötajale see suunatud on.

Jira tahvlitega kaasneb mitmeid kasutajasõbralikke funktsionaalsuseid, mis hõlbustavad piletite visualiseerimist ja filtreerimist.

 

Et näiteks tahvlil kajastatud piletite hulgast kiirelt vajalikud piletid üles leida, tasub kasutada kiirfiltreid. Tech Group osakonna tahvlitel kasutatakse kiirfiltreid, et paljude piletite hulgast hõlpsalt välja selekteerida:
 

• konkreetsele isikule suunatud piletid;
• teatud kliendiga seotud piletid;
• vajalikud piletitüübid juhul, kui osakonnas on kasutusel mitu piletitüüpi.

Arvestades, et tahvleid kasutatakse igapäevaselt, oli oluline panna rõhku ka visuaalsele kasutusmugavusele.

 

“Et kasutajad leiaksid kiirelt vajaliku info, on piletikaartidel juures kasutusel värvilahendused, kus igale kliendile on määratud oma värv. Lisaks on kaartidel esindatud prioriteedi ja tähtaja väljad,” sõnas Jürgen.
 

Joonis 2. Tootmisosakonna Kanban tahvel.

 

Vajalik info ühel töölaual

Jira töölaud kuvab infot läbi töölaua vidinate, mis visualiseerivad vastavalt vidina (inglise k. gadget) tüübile filtrite tulemusi.

 

“Töölaua vaated lõime nii osakonna-, aga ka tiimijuhtidele ning põhimõte oli, et igaüks näeks teda huvitavaid teemasid,” avaldas Jürgen.

“Näiteks vajab tootmisjuht ajakohast ülevaade sellest, mis masin peab järgmisena valmis saama. Selleks tõime töölauale kõik töös olevad masinaid, mis on järjestatud väljastamiskuupäeva järgi” täpsustas Jürgen.

Eesmärk oli koondada iga juhi jaoks talle kõige olulisem info ühte vaatesse.

 

“Osakonnajuhtide töölaual on muuhulgas kuvatud tema osakonna töötajatele suunatud probleempiletid, kus on näha nii pileti omanik, aga ka pileti staatus,” lisas Jürgen.
 

Joonis 3. ”Filter results” vidin, kus kuvatakse eeldefineeritud päringule vastavaid Probleem tüüpi pileteid ja nendega seonduvad väljasid automaatselt uuendatakse.

 

 

Reklamatsioonid

Juurutuse käigus selgus, et varasema Excel tabeli lahenduse asemel on ka reklamatsioonide haldus mõistlik kolida Jirasse.

 

“Kui mõne komponendi tootja on saatnud praagi, võib saada probleempiletist reklamatsioon tarnijale,” selgitas Jürgen.

Reklamatsioonide vormistamiseks kasutatakse Xporter pistikprogrammi.

 

Rakendus võimaldab piletis oleva info eksportida eeldefineeritud mallide kohaselt soovitud failiformaatidesse – Tech Group näitel vormistatakse eeldefineeritud struktuuriga Microsoft Wordi dokument. 

 

 

Teavitused

Kuna Jira juurutamise üks algpõhjuseid oli e-kirjade hulga vähendamine, siis keerati süsteemiüleselt kinni ka Jira e-kirja teavitused. 

Muude teavitustega – näiteks sellega, kui kasutaja on mõne pileti kommentaaris @mention viisil ära märgitud – saab end kursis hoida Jira notifications abil (kellukese ikoon ülemisel navigatsiooniribal).

“Paraku aga ei saa kellukese ikooni all kuvatavaid teavitusi seadistada. Jiras aktiivselt toimetades võib tekkida olukord, kus teavituste sektsiooni alla koguneb liigne infomüra,” tõdes Jürgen.

Õnneks aga saab pileteid, mille kommentaarides on kasutaja märgitud, pärida ka Jira piletiotsingust. Päringu saab vajadusel salvestada filtriks ning tulemusi kuvada töölaual.

 

 

Jira automation ja Scriptrunner 

Automaatikate väljatöötamine oli Tech Group Jira juurutamisel üks kõige ajamahukam etapp. Eesmärk oli vähendada korduvaid tegevusi ja neid oli rohkesti – automatsiooni reeglite arvu kohaselt 45.

Näiteks on väga laialdaselt kasutusel selline automatsioon, mis võimaldab automaatset pileti loomist teisele osakonnale.

 

"Siiski on pileti loomine kasutaja valik – kui ta muudab oma osakonna pileti staatust, ilmneb ekraan, kus antakse kasutajale valida, kas ta soovib automaatikat käivitada. Kui jah, siis loob automaatika teisele osakonnale uue pileti, luues seejuures link mõlema pileti vahel,” selgitas Jürgen.

Ülaltoodud automaatika reegli näide on muuhulgas rakendatud näiteks masinatellimuste juures; kui tootmine liigutab Epic pileti väljastamise staatusesse, on võimalus automaatselt luua pilet kvaliteediosakonda kliendi rahuloluküsitluse väljastamiseks.
 

Joonis 2. Automaatika reegel. Tootmisosakonna juht soovib olla kursis probleemidega, mis on seotud parasjagu töös oleva tootmise piletiga. Automaatika seob Epicu alla loodud probleem-tüüpi pileti automaatselt tootmise piletiga, et tootmisjuhil oleks info kohe silme all.

 

Samuti on kasutusel automaatikaid, mis sünkroniseerivad väljadel olevat infot alam- ja peapiletite vahel.

 

“Näiteks kui Epic piletil muudetatakse teatud tähtaja välja, siis rakendab automaatika muudatused ka alampiletitele, aga seda vaid juhul, kui alampiletis ei ole kuupäeva eelnevalt muudetud,” sõnas Jürgen.

Pikalt saadi hakkama Jira sisse-ehitatud Automation-iga, millega loodi automaatselt pileteid ja kopeeriti infot. Ajapikku aga lisandus süsteemi uusi väljasid, mida automaatika pidi arvestama.

 

"See tähendas, et peale uue välja loomist pidi küllaltki palju automatsiooni reegleid manuaalselt läbi käima, et need ajakohased oleksid.Selline olukord tekitas mitte ainult liigset halduskoormust, aga ka riski, et midagi jääb kahe silma vahele,” avaldas Jürgen.

Olukorra parendamiseks jõuti otsuseni katsetada Scriptrunner pluginat, mis osutus vajalikuks lahenduseks.

“Scriptrunner võtab üle API arvesse kõik väljad, mis on loodava pileti create ekraanil (v.a need, mida trigger piletilt ei taheta kopeerida). Kui trigger piletil on arvesse võetud väljadele info sisestatud, kopeerib automaatika kõik vajaliku,” selgitas Jürgen Scriptunneri kasutegurit. 

 

Mõtteid lõppkasutajatelt – mis muutus võrreldes varasemaga?

“Minu jaoks oli meeldivaks üllatuseks just see, kui operatiivselt meil peale live minekut probleemide ja täiustamisega tegeleti. Lisaks ma ise olin alguses natuke skeptiline palju see tarkvara mind otseselt aitab, aga tegelikult on Jira suure pildi haaramiseks väga kasulik. Kõik projekti info on ühes kohas, ühelt piletilt saab liikuda erinevate osakondade vastava projekti piletite peale ja näha reaalset seisu,” kommenteeris Jaanus Paltser, Tech Group tootmisjuht.

“Tiimijuhtide tasemel saime põhimõtteliselt loobuda e-mailide kasutamisest ja lisaks on kõik projekti probleemide info ühes kohas ja seda saab lihtsalt kasutada ka järgmiste koopia masinate koostamisel,” lisas tootmisjuht, kelle osakonnas töötab ligi 80 inimest.

“Varasemalt tuli uute projektide info meili teel, mille sisestasin Trellosse ja jälgisime Trellos staatust. Nüüd aga loobusime Trellost täielikult ja e-kirjasid on oluliselt vähem,” avaldas Ivar Kukk, Tech Group ostujuht.

“Alginfo on parem ja ülesanded on konkreetselt kellegile suunatud; ei teki küsimust, kes peaks tegutsema nagu meilide teel saadetavata ülesannetega, kus ühes kirjas on sees mitu inimest,” lisas Ivar.

“Positiivne on ka see, et kõik Epic info kandub ka alampiletitele ja ei pea otsima sadadest meilidest millest probleem või ülesanne algas.Väga hea on ka see, et midagi ei saa meelest minna, kuna kõik sinule suunatud tööd on alati silme ees erinevate filtrite näol,” täpsustas ostujuht.

“Info liigub kiiremini. Kuna kliendihaldurid haldavad paljusid projekte korraga, mis kõik eri etappides, siis just oma töölaud on olnud suurim võit.Saab kõikidest projektidest korraga ülevaate,” avaldab Marko Mets, Tech Group võtmekliendihaldur ja kliendihalduse tiimijuht.

“Tore on vaadata, et Jiras on lõputult võimalusi erinevaid automaatikaid luua ja kirjeldada ärireegleid. Selline võimekus muudab protsesside haldamise lihtsamaks. Kindlasti on see valdkond, mida saame järjepidevalt paremaks muuta,” sõnas Tech Group kvaliteedijuht Mari-Elts Vesiallik.

 

 

… ja mida soovitaksid juhid teistele ettevõtetele, kes otsivad tarkvara tööprotsesside toetamiseks? 

“Võiks väga hästi selgeks teha mis on nende reaalne soov ja ootus enne, kui midagi arendama hakata. Siis on ka hilisemalt lihtsam Jirat kasutada ja aru saada mis loogika järgi asjad käivad,” kommenteeris Ivar.

“Soovitan kõikidel ettevõtetel, kellel on vaja erinevate osakondade vahel jagada ja hallata ülesandeid kasutada selleks nutikaid lahendusi. Jira on selleks suurepärane vahend,” sõnas Mari-Elts.

“Keskmistele ja suurematele ettevõtetele soovitan tarkvara arendamise-rakendamise juurde võtta abiks tootega kursis oleva konsultandi (ise ei jõua ja ei oska kõike infot otsida ning rakendada). Kindlasti tuleks enne tarkvara rakendamist veenduda, et ettevõttepoolsel projekti juhil on reaalselt vaba ressurssi, et arendusega tegeleda. See on üsnagi ajamahukas ettevõtmine,” lisas kvaliteedijuht.

 

Jira Software väljaspool IT-maailma

Tech Group Jira juurutamine on ilmekas näide sellest, kuidas tarkvaraarenduse projektide juhtimiseks loodud rakendust saab tänu selle paindlikkusele edukalt kasutada ka väljaspool IT-maailma.

"Uue lahenduse sujuvaks kasutuselevõtuks tasub ettevõttel kindlasti varuda aega ja pühendumust. Protsessi käigus tekkivatele ideedele avatud mõtteviisiga lähenemine hõlbustab koostööd ja kommunikatsiooni, mis on tervikuna vaadeldes väärtuslik samm kvaliteetse lõpplahendusele suunas,” kommenteeris Jürgen projektijuhtimise vaatenurka.

Käesolevaks hetkeks on Tech Group Jira Cloud-i kasutanud üle poole aasta, mille käigus on tehtud ka jooksvaid täiendusi.

“Lahenduste jätkuvat täiustamist saab vaadelda kui protsessi loomulikku osa. Aktiivse kasutamise käigus tekib kasutajatel uusi põnevaid ideid ning ka tarkvara ise on uute funktsionaalsuste poolest ajas arenev,” sõnas Jürgen kokkuvõtteks.