Inimkeskne disain Tööelu infosüsteemi näitel
Inimkeskne disain aitab lahendada avaliku sektori projektide ühe peamise väljakutse – keerulised ja kasutajatele raskesti mõistetavad protsessid. Tööelu infosüsteem (TEIS) on loodud silmas pidades eri tüüpi kasutajate vajadusi ja käitumist.
Süsteemis on iseteenindus tööandjatele ja töötajatele ning ametnikurakendus Tööinspektsiooni ametnikele. Lisaks on loodud Tööelu portaal, kust leiavad vastused kõik tööeluga seotud küsimused.
Üleminek uuele süsteemile nõudis ametnike tööprotsesside ümbermõtestamist ja uute töövahendite loomist, mis koondaks kõik olulised andmed ühte kohta ning aitaks inspektoritel järelevalvet efektiivsemalt teostada.
Trinidad Wiseman on olnud TEISi arenduspartner alates 2019. aastast, aidates lihtsustada tööandjate suhtlust riigiga. Järgnevas projektiloos tutvustame, kuidas rakendame inimkeskset disaini süsteemi arenduses ning kuidas disainmõtlemine soodustab edukat koostööd tellija ja arendaja vahel.
Kui soovid, et sinu süsteem oleks loodud vastavalt kasutajate vajadustele ja ootustele ning lihtsustaks keerulisi protsesse, siis saame sind aidata. Meie teenused, nagu kasutajakogemuse disain (UX), prototüüpimine ja teenusedisain, aitavad luua intuitiivseid ja kasutajasõbralikke lahendusi. Rakendame disainmõtlemist ja teeme põhjalikke kasutajauuringuid, et lahendused vastaksid nii kasutajate kui ka äri ootustele. Tutvu meie teenuste ja tehtud projektidega ning võta meiega ühendust.
Inimkeskne disain töötervishoiu mooduli arendamisel
Töötervishoiu mooduli loomisel oli meie eesmärk tagada, et lahendus vastaks nii tööandjate kui ka töötervishoiuteenuseosutajate (TTO-de) vajadustele ning muudaks protsessi sujuvamaks ja kasutajasõbralikumaks.
Uus lahendus võimaldab tööandjatel anda TTO-dele ligipääsu vajalikele andmetele, TTO-del teha ettepanekuid töökeskkonna parandamiseks ning lihtsustada tervisekontrollide korraldamist.
Ligipääsuõiguste haldamise vaade, kus tööandja saab kontrollida, millisel teenuseosutajal on täielik või piiratud ligipääs töötajate andmetele.
See vähendab halduskoormust, kiirendab info liikumist ning aitab tõsta töökeskkonna ohutust ja töötajate heaolu.
Kasutajaintervjuud – milles probleem? Vajaduste ja valukohtade kaardistamine
Selleks, et mõista lõppkasutaja igapäevatöö nüansse, väljakutseid ja ootusi süsteemile, viisime läbi intervjuud töötervishoiuarstide ja tööandjatega. Tuvastasime mitmeid seni katmata vajadusi ning valukohti.
Peamised kitsaskohad:
- Andmete killustatus ja ebatäpsus - töötervishoiuarstid tõid välja, et ligipääs töötajate terviseandmetele on sageli killustatud. Tööandjate kaudu edastatav info on tihti ebatäpne või aegunud – näiteks ei esitata alati täielikku infot ametikoha ohutegurite kohta.
- Ebaühtlase kvaliteediga riskianalüüsid - kuigi ideaaljuhul saab töötervishoiuteenuse aluseks võtta tööandja koostatud riskianalüüsi, siis selle kvaliteet ja detailsus on väga erinev. See raskendab töökeskkonna adekvaatset hindamist.
- Ajamahukas ja bürokraatlik töökorraldus - tervisekontrollide planeerimine ja parandusettepanekute haldamine nõuavad palju käsitööd ja aega, mis pärsib teenuse sujuvat toimimist.
- Ebasobivad tööriistad andmete haldamiseks - tööandjad ja TTO-d kasutavad info haldamiseks endiselt Wordi ja Exceli faile ning suhtlevad e-kirjade kaudu. See seab ohtu andmete turvalisuse ja järjepidevuse.
- Kasutajamugavuse puudujäägid - tööandjad rõhutasid vajadust lihtsa ja selge kasutajaliidese järele, mis võimaldaks kiiret ja turvalist ligipääsu vajalikele teenustele.
Prototüüpimine – lahenduse varajane testimine ja kohandamine
Intervjuude põhjal tehtud järeldusi arvestades, lõime esimesed kasutajaliidese prototüübid. Prototüüpimine on oluline osa arendusprotsessist, kuna võimaldab läbi visuaalide kiirelt ja efektiivselt tekitada ühisarusaama nii projektimeeskonna sees tellija ja arendaja vahel kui ka lõppkasutajatega.
Prototüüpide abil saime kiiret tagasisidet kasutajatelt – kas tööandjad leiavad vajaliku info intuitiivselt üles? Kas töötervishoiuarstid saavad hõlpsalt vajalikke andmeid kätte ja teha soovitusi töökeskkonna parandamiseks? Prototüüpimine on oluline ka selleks, et muudatusi saaks sisse viia projekti varases staadiumis, kui nende elluviimine on veel kiire ja kuluefektiivne.
Näiteks täiendasime tagaside põhjal oluliselt ettepanekute lisamise ja kuvamise võimalusi – TTO-d saavad lihtsamini ettepaneku sisestada ning ettevõtjale kuvatakse selge ülevaade, mille põhjal ta saab ise otsustada, kas lisada ettepanek ka firma tegevuskavasse.
Ettepanekute loetelu ja haldamise vaade, kus tööandja saab otsustada, millised ettepanekud lisada oma tegevuskavasse.
Intervjuudelt saadud sisendi põhjal lõime TTO-dele ka põhjaliku ülevaate ettevõtte andmetest, sh viimaste aastate õnnetusjuhtumid ja kutsehaigestumised, ettekirjutuste hulk, tegevuskohtade ja ametite informatsioon ning ülevaade töökeskkondade kirjeldustest. Niiviisi tekib selgem pilt ettevõtte toimimisest ning võimalikest töökeskkonnaga seotud ohukohtadest.
Töökeskkonna riskianalüüsi vaade – detailne ülevaade ohtudest ja rakendatud abinõudest aitab töötervishoiuarstil hinnata töökeskkonna riske ja anda sihipäraseid soovitusi.
Arendusetapp – kvaliteedi ja kasutajakogemuse tagamine
Analüüsi ja disainietapist järgmine oluline samm on lahenduse elluviimine ehk arendamine. Disaneri roll on ka siin etapis oluline, et tihedas koostöös arendajate ja analüütikutega tagada lahenduse sujuv ja kvaliteetne elluviimine.
Arenduse käigus tekib tihti uusi detaile ja vajadusi, mis vajavad visuaalset ja funktsionaalset täpsustamist. Näiteks täiendasime koostöös arendajatega ettevõtte viimaste õnnetusjuhtumite ja ettekirjutuste plokki, et see vastaks WCAG reeglitele ning oleks üheselt arusaadav kõigile kasutajatele.
Ettevõtte üldvaade koos viimaste tööõnnetuste ja ettekirjutuste graafilise esitusega – kasutajale kiire ja visuaalne ülevaade töökeskkonna olukorrast.
Arendusetapis on disainer kaasatud ka arenduskoosolekutele (nt grooming), kus aitab lahendada tekkinud küsimusi, näiteks kuidas optimeerida kasutajaliidese komponente, et need vastaksid nii kasutajate ootustele kui ka tehnilistele piirangutele.
Disaineri ülesanne on ka jooksvalt üle vaadata arendatud funktsionaalsused, et veenduda, et need vastaksid algsele visioonile ja kasutatavuse standarditele. Oluline osa disaineri tööst on ka disainisüsteemi ja stiilijuhiste järgimise tagamine, et uus moodul haakuks sujuvalt kogu infosüsteemi üldise visuaalse identiteedi ja kasutajamustriga. Tänu sellele jääb kasutajakogemus ühtlane ning kasutajad ei pea õppima uusi mustreid või loogikaid ainult ühe funktsionaalsuse jaoks.
Inimkeskne disain ehitusobjektide mooduli arendamisel
Ehitusjärelevalve on keeruline ja reguleeritud valdkond, kus töö käib erinevate süsteemide ja andmeallikatega. 2024. aasta algul alustasime ehitusinspektoritele uue tööriista disainimist ja arendamist ehitusobjektide järelevalve tõhustamiseks. Tegemist on arendusega, mis valmis TEIS-i ametnikurakenduse osana ning on kasutatav ainult Tööinspektsiooni siseselt.
Probleemi lähtekoht
Nii nagu töötervishoiu mooduli arendamise puhul, kaardistasime ka siin projekti alguses ära praegused tööprotsessid ning selgus, et ehitusinspektorid kasutasid oma töö korraldamiseks mitut erinevat süsteemi. Ehitusettevõtete poolt esitatud teated registreeriti TEIS-i eelkäijasse iTI-sse (Tööinspektsiooni infosüsteemi), samal ajal kui järelevalvemenetlusi viidi läbi TEIS-is.
Lisaks hakkasid alates 1. oktoobrist 2023 suuremad ehitusobjektid ja nendega seotud andmed liikuma Maksu- ja Tolliameti töövõtuahela ja töötamise kestuse infosüsteemi (TTKI), kuhu ehitusinspektoritel varem ligipääs puudus.
Koostööpõhine disainiprotsess
Erinevalt töötervishoiu mooduli laiast kasutajaskonnast pidime selle projekti raames arvestama vaid Tööinspektsiooni ametnikega, mistõttu lähenesime disainiprotsessile pisut erinevalt. Põhjaliku kasutajauuringu asemel algas disainiprotsess kohe tihedas koostöös kliendipoolsete kasutajatega. Esmalt kaardistasime ära ehitusinspektorite as-is tööprotsessi ning seejärel alustasime nendega koos to-be protsessi kujundamist.
Keskendusime kiirele ja iteratiivsele prototüüpimisele, mida toetasid iganädalased analüüsikoosolekud – nende toel kujunes välja pidev dialoog kasutajatega ja sündisid lahendused, mis vastasid nende tegelikele vajadustele. Kuna inspektorid ei olnud varem digilahenduste loomise protsessiga kokku puutunud, sai varajane UI-prototüüp neile oluliseks töövahendiks – see aitas neil selgemalt sõnastada oma soove ja teha teadlikke valikuid.
Lisaks analüüsikoosolekutele viisime disainitööde käigus läbi ka kasutatavuse testimisi ja intervjuusid, mis aitasid meil välja töötatud prototüüpi valideerida ning täiustada. Lõpplahendus, mille kujundamisse ja testimisse inspektorid aktiivselt panustasid, võimaldab edaspidi järgmist:
- filtreerida ehitusobjekte näiteks aadressi alusel ja planeerida tööpäevi vastavalt objektide asukohale;
- vaadata objektide detailvaatest objektide, töövõtjate ja töötajate infot;
- objektil olles töötajate otsingu kaudu kontrollida, millise töövõtja all konkreetne töötaja töötab ning kas tal on õigus objektil viibida;
- pärida viibimislogisid, et kontrollida töö- ja puhkeaja reeglite järgimist;
- alustada järelevalvemenetlust mugavalt samast vaates, kus objektiga seotud andmeid kuvatakse.
Väljakutsed ja õppetunnid
Peamised väljakutsed:
- Arenduse käigus puudus ligipääs TTKI testandmetele, mistõttu tuli osa loogikast liidestamise faasis uuesti üle vaadata ja täpsustada.
- Projekti keskel muutus kliendipoolne töörühm – kaasati uued inspektorid, kelle tööharjumused ja terminikasutus erinesid varasematest osalejatest.
- Kasutajaliidese disainis tuli arvestada nii TTKI andmestruktuure kui ka uute inspektorite vajadust lihtsa ja loogilise lahenduse järele.
- Mõisted „ehitusplats“ ja „ehitusobjekt“ tähendavad eri süsteemides erinevaid asju, mistõttu tuli need visuaalselt ja loogiliselt selgelt eristada.
Hoolimata väljakutsetest oli koostööpõhine disainiprotsess ehitusobjektide mooduli puhul siiski tõhus lähenemine, mis andis reaalsetele kasutajatele võimaluse juba varastes disainifaasides kaasa rääkida.
Tulevikus võiks seda lähenemist veelgi enam kombineerida muude UX-meetoditega, näiteks oleks võinud ehitusinspektoreid ka töövarjuna vaadelda, et tagada laiem arusaam erinevate kasutajate käitumisest ja vajadustest.
Kokkuvõtteks
Inimkeskne disain on arendusprojektides oluline, kuna aitab muuta keerulised protsessid selgeks, arusaadavaks ja tõhusaks nii kasutajatele kui süsteemi arendavatele meeskondadele.
TEISi projekti näitel näeme, et disainmõtlemine on rohkem kui tööriist kasutajate vajaduste mõistmiseks – see aitab luua tugeva koostööraamistiku tellija ja arenduspartneri vahel ning ühtse arusaama projektimeeskonnas. Ühise fookuse loomine probleemidele ja lahendustele aitab arendada süsteeme, mis toovad reaalset kasu nii kasutajale kui organisatsioonile ning vältida hilisemaid arusaamatusi või kulukaid muudatusi arenduse lõppfaasis.
Julgustame ka teisi riigiasutusi ja ettevõtteid rakendama disainmõtlemist ja inimkeskset lähenemist, et süsteemide loomine oleks läbipaistev, tõhus ja lõppkasutajat väärtustav.
Trinidad Wiseman on usaldusväärne ja kogenud partner, kes aitab keerulised vajadused kasutajasõbralikeks lahendusteks kujundada – süsteemide loomisest kuni kasutajakogemuse testimise ja arenduseni välja. Võta meiega ühendust ja arutame koos, kuidas saaksime sinu vajadusi toetada.
