Kui neljast saab üks ehk ECHA projekti näitel aspektidest, millega tuleks keeruliste süsteemide ühendamisel arvestada

Igapäevaelus ei pruugi me sageli aduda, kui ulatuslikult keemilised ühendid meid ümbritsevad. Neil on täita oma roll tööstusprotsessidest igapäevaste kodutarveteni. Keemiliste ainete hulga kiire kasvuga kaasneb vajadus tõhusa regulatiivse raamistiku järele, mis aitab erinevaid aineid hinnata ja heaks kiita. 

 

Üha olulisemaks muutub nende protsesside tõhus haldamine vastavalt Euroopa Liidu esitlusnõuetele. Hästitoimiv süsteem tagab mitte ainult ainete ohutuse, vaid toob endaga kaasa olulisi kasutegureid nii keskkonnale kui ka inimkonnale laiemalt.  

 

Kiire tehniline areng ja digitaalne ümberkujundamine nõuavad paindlikkust ja valmisolekut muutusteks isegi suurematelt ja stabiilsematelt ettevõtetelt. Protsessid, mis eile toimisid veel suurepäraselt, võivad juba homme tunduda vananenud ja arengutempoga sammupidamine võib osutuda tõeliseks väljakutseks.  

 

 

ECHA 4 andmeesitusplatvormi 

Just eelnevalt kirjeldatud olukorraga seisis silmitsi Euroopa Kemikaaliamet (European Chemicals Agency), kui nad otsustasid teha olulisi muudatusi ja ühendada oma olemasolevad andmeesitussüsteemid uueks integreeritud süsteemiks ECHA Unified Submission Portal.

 

Trinidad Wisemani spetsialistid aitasid neid projekti algusetappides, viies läbi vajalikke hindamisi, uurimus- ja haridustegevusi eesmärgiga saada paremat ettekujutust eesootavatest muudatustest. 

 

European Chemicals Agency ehk lühendatult ECHA on Euroopa Liidu asutus, mis on orienteeritud kemikaalide ohutule kasutamisele. Organisatsioon viib ellu Euroopa Liidu kemikaalide regulatsioone inimeste tervise, keskkonna ja innovatsiooni ohutuse tagamiseks Euroopas. 

 

Hetkel haldab ECHA 4 erinevat andmeesitusplatvormi, mis katavad teatud Euroopa Liidu õigusakte: 

 

• REACH-IT (haldab REACHi ja CLP määrusi; võimaldab turvaliselt esitada, töödelda ja hallata andmeid ning toimikuid); 
• R4BP3 (biotsiidimäärusega seotud ettepanekud); 
• ePIC (PIC teated, eksport Euroopa Liidust väljapoole); 
• ECHA Submission Portal (võimaldab keskselt hallata ohtlike segude teatisi veebi vahendusel). 

 

Kõik nimetatud süsteemid on väga spetsiifilised, igaühel on oma kasutajaliides, terminoloogia ja keerukustasemed. Äärmiselt oluline on iga esitist õigesti hallata, sest võimalikud vigade tagajärjed esitamisprotsessis võivad kaasa tuua trahve, protsesside viivitusi ja tagasilükkamisi. 

 

Andmeesitusplatvorm ei ole piiratud vaid nelja süsteemiga - alati on võimalus, et Euroopa Liit kehtestab uue õigusakti, mis nõuab ECHA portfelli lisamiseks veel ühe digitaalse esitusstööriista väljaarendamist. 

 

 

Projekt sai alguse 

ECHA pakkus olukorrale ise loogilise lahenduse idee – olemasolevate süsteemide ühendamise ühte andmeesitusportaali ning võimekuse tulevikus uusi Euroopa Liidu õigusakte ja esitisi sellesse uude portaali integreerida. See oli moment, mil astusime projekti meie – Trinidad Wisemani spetsialistid. 

 

Jagasime poole aasta pikkuse projekti kolmeks strateegiliseks etapiks:  

 

1. ettevalmistavad tegevused; 
2. 4 olemasoleva esitussüsteemi kasutatavuse uurimine koostöös ECHA partnerite ja klientidega;  
3. uuringu tulemuste põhjal esialgse ühtse esitusportaali kontseptsiooni loomine.  

 

Projekti viimastel kuudel viisime läbi ka 2-päevase UX metoodikate ja tööriistade töötoa, et jagada ECHA töötajatele tulevaste tööde tarvis põhiteadmisi digitaalsete toodete ja kasutajaliideste kohta. 

 

 

Milliste väljakutsetega tuli silmitsi seista? 

Selliste projektide üheks suurimaks väljakutseks on disaineri võimekus hoomata kiiresti väga spetsiifilist konteksti ning kohaneda võõra terminoloogia ja slängiga, valdkonna tavade ja üldise ökosüsteemiga.

 

Lisaks nõuab uue valdkonnaga kohanemise protsess UX disaineritelt kiiret õppimisvõimet ja korralikku uurimustööd. Neil tuleb läbi viia põhjalikke uuringuid, et mõista mitte ainult tehnilisi aspekte, vaid ka kultuurilisi erisusi, mis kujundavad kasutajate tegevust ja suhtlust selles konkreetses valdkonnas. 

 

Valdkonna terminoloogia ja slängi omandamine on oluline huvirühmade, valdkonna ekspertide ja lõppkasutajatega suhtlemiseks ja koostööks. Valdkonna spetsiifikat mõistmata võivad disainerid hätta jääda kasutajate probleemkohtade tuvastamise, vajaduste etteaimamise ning kasutajaliidese kohandamisega vastavalt valdkonna standarditele ja ootustele.

 

Seepärast moodustasid dokumentidega tutvumine, ettevalmistavad intervjuud ja valdkonna sõnavara omandamine olulise osa projektist. 

 

 

ECHA projekt oli huvitav võimalus töötada kasutajate grupiga, kus kasutajal polnud luksust valida, kas ta soovib "toodet" kasutada või mitte. ECHA kasutajad on kohustatud kasutama andmeesitussüsteeme Euroopa Liidu määrustest tulenevalt. Erinevalt tüüpilistest vabaturumajanduse stsenaariumidest reguleerib nende suhtlust õiguslik kohustus, mitte vabatahtlikud valikud. 

 

Projekti keerukus ja spetsiifiline iseloom tingisid selle, et siin ei saanud rakendada klassikalist kasutatavuse testi metoodikat. Seda kahel põhjusel: esiteks valdasid kasutajad olemasolevaid andmeesitusplatvorme juba sellisel tasemel, et nad pigem eelistanuks jätta kõik endiseks, selle asemel, et midagi timmima hakata. Teiseks oli plaanis esitamisprotsesse niikuinii muuta.

 

Seetõttu otsustati kasutajate testimise asemel rakendada järgmisi metoodikaid: 

 

• disainieksperdi ülevaade - kasutatavuse uurimise meetod, kus (tavaliselt) üks ülevaataja analüüsib disaini, et tuvastada kasutatavuse probleeme (Norman Nielsen Group, 2018). See lähenemine võimaldas käsitleda esimest kihti UXiga seotud probleemidest, mis ei vajanud kõrget ekspertteadmist keemia valdkonnas ega esitamisprotsessides. 
• poolstruktureeritud intervjuud – need viidi läbi nii individuaalselt kui ka gruppides. See samm aitas saada teavet olemasolevate kasutatavuse probleemide kohta neljas andmeesitussüsteemis, et neid oleks võimalik vältida ECHA ühtse andmeesitusportaali kujunduses. 
• spekulatiivne koosloome töötuba – viidi läbi selleks, et käsitleda eelseisvat muudatust andmeesitusprotsessis ning arutada, kuidas sellega võimalikult hästi toime tulla. Siin esitatud küsimused ärgitasid kaaluma julgeid ja riskantseid disainilahendusi, soodustasid elavat arutelu ning võimaldasid osalejatel jagada oma kahtlusi ja unistusi ECHA ühtse andmeesitusportaali kontekstis. 

 

 

Intervjuud kasutajagruppidega 

Viimaseks ülesandeks oli mõista, mis töötab hästi, et seda säilitada ja migreerida uude ühtsesse andmeesitussüsteemi.

 

Samuti oli oluline delikaatselt käsitleda kasutajate vastupanu muutustele ning leida viise, kuidas üleminek neile võimalikult valutuks muuta. Selleks ei piisa ainult ühe huvirühma intervjueerimisest, vaid tähtis on mõista erinevate kasutajagruppide perspektiive.

 

Seega moodustasime 3 intervjuugruppi: 

 

1. ECHA esindajad - 5 tooteomanikku (igale andmeesitusportaalile - REACH-IT, R4BP3, ePIC ja 2 ECHA - üks), et anda ülevaade iga andmeesitusplatvormi struktuurist, funktsionaalsustest, navigeerimismustritest ning kasutajaliidese ja kasutuskogemuse disainist. Andmeesitussüsteemi spetsiifika paremaks mõistmiseks tuli anda ka taustainfot nagu disaini iteratsioonide arv, süsteemi vanus ja regulatiivsed üksikasjad. 
2. ECHA klienditoe esindajad – kutsuti kokku, et jagada ja arutada kõige sagedamini esinevaid tehnilisi ja kasutatavuse probleeme kõigil neljal andmeesitussplatvormil. See teadmine aitab vältida sarnaseid probleeme ühtse süsteemi loomisel. 
3. ECHA klientide esindajad – need on esindajad Euroopa ettevõtetest, kes kasutavad ECHA andmeesitussüsteeme oma tööprotsessides. Seitsmes grupiintervjuus osales kõige mitmekesisem valim 18st eksperdist kasutajast kuuest ettevõttest. Nad jagasid vahetuid kogemusi ja tõid praktilisi näiteid toimikute esitamisest ja protsessi käigus ilmneda võivatest nüanssidest. 

 

Kõik osalejad näitasid üles suurt motivatsiooni jagada oma kogemusi olemasolevate andmeesitussüsteemidega. Tulemused näitasid vähesel määral kriitilisi probleeme ja olemasolevate lahenduste puhul üldiselt kõrget kasutajakogemuse taset.

 

ECHA klienditoe tagasiside näitas, et enamik probleeme on tehnilised ja seotud süsteemi jõudlusega, mida mõjutab hooajaline kasutajate liiklus (põhilistel andmeesitusperioodidel). 

 

Tagasiside ECHA ühtse andmeesitusportaali loomise osas oli positiivne, kuid samas ettevaatlik, kuna kasutajad oskasid ette näha mitmeid potentsiaalseid ohukohti. Osalejad olid valmis tegema ettepanekuid ECHA ühtse andmeesitusportaali loomiseks ja olid potentsiaalselt valmis osalema tulevastes koosloome töötubades. 

 

 

Eduka lõpptulemuse võti on projektist päriselt huvitatud klient 

Mitte ainult meie kui töö teostaja, vaid ka kliendi jaoks on samuti oluline mõista kasutajauuringute konteksti, põhjendusi ja nende taga olevaid protsesse. Kliendi soovil mõista paremini UX disaini praktikaid ja töövahendeid, korraldasime ECHA kontoris kaks täispikka päeva kestvat töötuba.  

 

Esimeses töötoas tutvustasime kasutajaliidese ja kasutajakogemuse teooria põhialuseid ning kasutatavuse testi tegemise parimaid praktikaid. Teisel päeval keskendusime rohkem praktilistele tegevustele, muuhulgas tegime ajurünnakuid, näiteks Edward de Bono "6 mõttemütsi" meetod ning viisime läbi neljatunnise koosloome töötoa.

 

Mõlemal päeval osales kokku 15–17 ECHA esindajat. See on kiiduväärne lähenemine, kuna interaktsioonidisaini ja kasutajakogemuse põhimõtete õppimine loob tugeva vundamendi tulevasteks töödeks ja annab oskused uuringu tulemuste õigesti tõlgendamiseks. 

 

 

Projekti tulem 

Pooleaastase projekti tulemusena lõime ECHAle ühtse andmeesitusportaali algse prototüübi. Disainikontseptsioon põhines läbiviidud uuringutel, kasutajate tagasisidel ja parimatel teenusedisaini valdkonna praktikatel. Loodud prototüüp on lähtepunktiks tulevastele aruteludele kasutajate ja huvirühmadega.

 

Kindlasti läbib see mitmeid edasisi iteratsioone, muudatusi ja täiustamisi, kuid see on esimene samm suurte keeruliste infosüsteemide arendamiseks ja meil on hea meel, et saime selles osaleda.