Edu tiivustab neid, kes suudavad muutlikes oludes kohanduda. On üks asi, mis isegi kriisiolukorras ei muutu - inimeste vajadused. Ootamatu olukord loob ettevõtetele võimaluse vaadata oma toodetele ja teenustele otsa ning mõelda, kuidas muutunud keskkonnas oma klientide vajadustele vastata. Hea viis, kuidas ettevõtte osapooled saaksid korraga joonduda ühiste eesmärkide ja ärivajaduste taha, on seda tootearenduses teha läbi kaasdisaini töötubade, mida kasutajakogemuse disainerid läbi aitavad viia. Kuidas aga on võimalik töötubasid läbi viia kaugkontorist ja kui tõhusad need õigupoolest on?

Kui varasemalt võis koosolekuteks ja töötubadeks koguneda sinna, kus on sobiv ruum, vajalik tehnika ja inimesed on koos ning sai rahulikult keskenduda, siis nüüd oleme määratud kodukontoritesse. Praegu on suurepärane võimalus harjutada uusi töövõtteid ja efektiivsemalt majandamist. Korraldades koosolekuid või töötubasid üle võrgu, on võimalik vähendada kulusid transpordile ja ajale, lisaks veel majutusele ja toitlustusele. Seda enam, kui kokku on vaja tuua piiri taga või riigi eri otstes toimetavad meeskonnad.

Näiteks Inglismaal on 10 aastaga 2018. aastaks kaugtöötajate hulk kasvanud 884 000-lt 1,54 miljonile. USAs pea sama ajaga on tõus 159%. Eesti ettevõtetest pakub vähemalt 65% oma töötajatele paindlikku tööaega ning ligi viiendik ettevõtteid võimaldab kaugtööd. Mitmed uuringud näitavad, et kaugtöö tõstab töötajate tootlikkust, see annab suurema kontrolli oma ajagraafiku ja tegevuste üle. Seega me juba oleme sisenenud mobiilse tööjõu ajastusse ning palju muutusi ja kasvutrendi on selles vallas kindlasti veel ees - nii indiviidi kui ka ettevõtte tasandil. See võimaldab hakata koostööd tegema täiesti uuel moel. Kuna organisatsioonid on juba sellealase muutumise käsile võtnud, siis on paralleelselt kasvanud ka vajadus hästi läbi mõeldud ja tõhusalt läbi viidud töötubade järele. Seda eriti praegu, kus liikumispiirangute tõttu võibolla veel nädalaid kodus tuleb püsida.

Trinidad Wiseman`i aastatepikkuse kogemuse põhjal teame, et toimivaks virtuaaltöötoaks peavad olema tegevused täpselt eesmärgistatud, väärtuspakkumine peab olema kliendile selge ja töötoa raam paigas. Et jõuda soovitud tulemuseni, peavad reeglid olema algusest peale teada ja osavõtt aktiivne. Siin tuleb mängu töötoa läbiviija oluline roll, kes ühistegevust orkestreerib.

Mida eduka kaugtöötoa toimimiseks silmas pidada?

1. Ettevalmistus

Oluline on läbi mõelda töötoa eesmärk, otsustada (koos kolleegidega), milliseid meetodeid selle saavutamiseks kasutada, planeerida sellele vastavad tegevused ja töötoa sisu. Et osalejad juba enne töötuba aktiveerida, on hea neile ka midagi kodutööks ette anda. Ühtlasi teavitada neid töötoa ajaplaanist, eesootavatest tegevustest ja samuti sellest, kui on vaja kasutada mingisuguseid lisamaterjale. Osalejad võiksid eelnevalt kontrollida ka üle oma audio- ja videoühenduse, et vältida võimalikke probleeme töötoa ajal.

Sisulise ettevalmistuse poolelt peab kindlasti läbi mõtlema, milliseid digitööriistu kasutada. Ekraaniedastustarkvarast on populaarsed Skype, Zoom, Google Meet, Slack. Kui sul on võimalik näha kaaslaste nägusid töötoas, kaasab see ühisesse mõtteprotsessi oluliselt paremini, tekitab meeskonna ühtsust ja usaldust.

Millist digitaalset tööriista kasutada sisuliseks tööks? Kas osalejad jälgivad läbiviija ekraani või panustavad ka ise? Head võrguülesed platvormid, mis võimaldavad kogu meeskonna ühistööd, on Figma, Miro, Mural, samuti Google Drive, Dropbox. Näiteks ideede korjamiseks võib lasta kõigil osalistel täita digitaalseid post-it’eid Miros või Muralis või jagada Google tabeliteprogrammis Spreadsheets igale osalejale oma veerg, kuhu ta saab oma mõtted kirjutada. Kui kasutada Figmat, tasub vajalikud komponendid ja töölehed juba varem valmis teha. Mis iganes tööriista kasuks valik langeb, peab see võimaldama genereerida ideid kiiresti ja ehitada nende peale edasi, et mitte takistada mõttevoolu.

2. Kommunikatsioon

Et tagada keskendumine töötoale, palu osalistel telefonid hääletuks keerata, räägi üle reeglid, kuidas virtuaalne töötuba toimuma hakkab, kuidas käib sõnavõtmine, ettepanekute tegemine, kuidas toimuvad grupitööd jne. Samuti tasub üle rääkida, kas ja kuidas tehakse ühiselt loodud materjal pärast kättesaadavaks. Kui kõigil osalejatel tuleb töötoa käigus mingisugust tööriista kasutada, võiks soojenduseks teha mõne mängulise harjutuse, et inimesed platvormiga harjuks.

Ekraanil peaks kogu töölaua ülesehitus olema tehtud nii, et see võimaldaks komponentide vms sisuelementide ümbertõstmist, muutmist ja reorganiseerimist. Samal platvormil töö tegemine avab osalejate jaoks palju selgema pildi käsilolevast teemast ja joondab nad ühisesse arusaama. Lisaks on sellel veel kaudne positiivne mõju, mis ergutab kasutatud tarkvara (nt Figma, Miro) ka edaspidi ise kasutama ja katsetama. See omakorda aitab kaasa meeskonna kaasamisele ja motiveerimisele.

Võimalusel võiks töötuba teha kahekesi, mis tähendab põhi läbiviijat ning tema abilist. Kui põhi läbiviija saab keskenduda sisule ning noppida kasutajate öeldust häid ideid ja olulisi märkusi, siis abiline saab seda jooksvalt üles tähendada. Lisaks jääb nii töö tulemusest ka osalejatele selgem ülevaade. Vastasel korral peab läbiviija ise vestlust juhtima ja samal ajal joonistama.

3. Takistused

Nii nagu mujalgi, võivad ootamatused juhtuda ka digitaalsel kanalil. Vahest kõige olulisem asi, millega peab arvestama eelkõige läbiviija, on see, kui inimesed ei tule kaasa ega avalda arvamust. See takistab sünergia tekkimist ja ideede voolu kogu grupis. Lahenduseks peab läbiviija näitama üles aktiivsust ja inimesi käivitama. Teine äärmus on see, kui arutelu muutub üliaktiivseks. See lõppeb konverentskõnes üldise suminaga, millest on raske mõtteid eristada, mis eeldab samamoodi läbiviijalt head oskust inimesi juhtida, neile ükshaaval sõna anda, mõtteid kiiresti kokku võtta ning suunata edasi liikuma.

Takistuseks osutub ka see, kui inimesed ühinevad töötuppa ilma videopildita. Nii läbiviijal kui ka osalejatel jääb niimoodi puudu info inimese kehakeelest, mis on väga oluline kommunikatsiooniallikas. Ühtlasi jääb nii teadmata, kas ta päriselt mõtleb kaasa. Lisaks võivad esineda tehnilised tõrked, alustades kehvast internetiühendusest tingitud katkendliku heli- või videopildiga kuni selleni välja, et kellelgi ei õnnestu logida sisse või ei tule mingil põhjusel läbi heli või pilt.

4. Pärast töötuba

Inimene õpib tagasisidest. Et kuulda osalejate arvamustest töötoa sisulise ja vormilise läbiviimise kohta, on hea küsida neilt tagasisidet. Selleks võib kasutada juba tuttavaks saanud virtuaaltööriista, näiteks Mirot, milles töötuba läbi viidi ja kuhu kõik saavad oma mõtted töötoa järel eraldi töölehele kohe mõnusalt talletada, kuni pea värske. Võib kasutada ka küsimustikku, mida on hõlbus luua näiteks Typeformi, Google Formi või Surveymonkey abil.

Üks viis tagasiside kogumiseks on küsida ka osalejate mõtteid ja tundeid, millega nad koosolekult lahtuvad. Aga võib küsida ka tööriistade kasutamise, läbiviimise, metoodika jm kohta, sest see aitab ka töötoa läbiviijaid edasi areneda ja asju edaspidi paremini teha.

Millised on Trinidad Wiseman`i kaugtöötoad?

TWN`is on töötubade läbiviimine kliendiprojektides alati olnud disainiprotsessi lahutamatu osa. Nüüdsel ajal on nende läbiviimine kandunud niisamuti internetti, ka meeskonna koosolekud kliendiga, samuti arutelud prototüübi lahenduste osas. Senimaani on kõik läinud ladusalt, kõik on uute oludega kohanenud, regulaarsed virtuaalmiitingud harjumuspäraseks saanud ja ületamatuid takistusi esinenud ei ole.

Töötoas kasutatava metoodika valik sõltub eesmärgist. Alljärgnevalt on ära toodud kolm meetodit, millega oleme aidanud kliendil saada paremini aru oma kasutajast, tema vajadustest ja soovidest. Ühtlasi saab sellega anda projekti disaineritele edasise protsessi jaoks vajalikku sisendit. Need aitavad kogu projekti arendusmeeskonnal mõelda kasutajakeskselt ja keskenduvad ümber kolme küsimuse: mida, kuidas ja miks teha.

Persoona ehk tüüpilise kliendi portree

Persoona kannab disainiprotsessis vaieldamatult olulist väärtust. See võimaldab eristada sihtgrupid ja teha valiku, kellele uue toote või teenuse suuname - on neid kasutajaid üks või mitu, mis on nende vajadused, valupunktid ja mida nad kasutaja teekonna mingis punktis teevad. Üks hea persoonade loomise tööriist on näiteks Hubspotil. Samamoodi tasub lähemalt uurida UXPressia tööriista.

Kasutaja teekond ehk jutusein

Kasutaja teekond on samm-sammuline teekond mida kasutaja, lähtudes oma vajadustest, teenuse kasutamise käigus läbib ja kuhu soovib liikuda. Kasutaja teekond annab selge ja täpse ülevaate tema eesmärkidest ning sellest, missuguseid tegevusi ta igas sammus selleks teeb ning kuidas otsustab. Üldjoontes oleme jutuseina ise joonistanud ja kaasanud töötoa osalised aktiivsesse vestlusse, et saada kätte jutuseina sisend. Seda saab kasutada olemasoleva teekonna kaardistamiseks (as-is), aga ka selleks, et ehitada üles tulevane teekond, mida kasutaja hüpoteetiliselt peaks hakkama tegema (to-be). Kasutaja teekonna mahamärkimiseks võib kasutada juba eelnevalt kirjeldatud tööriistu, nagu Figma, Miro, aga on olemas ka eraldi tööriistad nagu StoryboardThat ja Boords.

Service blueprint ehk teenuseplaan

Teenuseplaan võimaldab kaardistada väga täpselt, mida iga osapool teenuse igas etapis teeb ja kuidas liigub kasutaja. Näiteks ajalehe tellimise protsess – kuhu sisestab kasutaja tellimuse, kuidas laekuvad kinnitussõnumid, kuidas jõuab ajaleht inimeseni jne. See meetod toob tihti välja selle, et kliendimeeskonnal on asjast erinev arusaam ja kutsub kokkuvõttes esile palju vaidlust, mis omakorda on joondamise ja ühise visiooni mõttes väga hea. Samuti koorub siit välja, mida kasutaja igas teenuse puutepunktis tunneb ja kui rahul ta teenusega on, st kus teenus töötab hästi ja kus on ohukohad. Siin võib teenuse meeskonna jaoks ilmneda ka peeglisse vaatamise koht, sest teenuse nõrgad kohad puudutavad isiklikult. See ei tähenda aga isiklikku kriitikat, et teenus oleks halvasti tehtud, vaid me tahame üheskoos seda paremaks teha. Teenuseplaani tegemiseks võib samuti kasutada Figmat, Mirot, aga hea vahend on ka Canvanizer. Kui vajad abi teenuseplaani koostamiseks, siis võta meiega julgesti ühendust. 

Kokkuvõtteks võib öelda, et digitaalsemad töövormid on täna meie kõigi ellu kiiremini kohale jõudnud. Trinidad Wiseman`i kogemus näitab, et kaugtöötoad saavad väga edukalt toimida, kui need on hästi ettevalmistatud ning ootused on kõigile osalejatele selgesti kommunikeeritud. Efektiivsed tööriistad, meetodid ja oskusteave virtuaalsete töötubade elluviimiseks on olemas - kasutagem neid julgesti.