Kuidas me juurutasime siseveebi abivahendiettevõttes Invaru

Järgnevas artiklis toome teieni siseveebi juurutamise loo ettevõttes Invaru, mis pakub Eestis abivahenditeenuseid.

 

Projekt kestis veidi alla kahe aasta 2021. aasta juunist kuni 2023. aasta märtsini. Avaldame, mis oli siseveebi juurutamise ajend, kuidas juurutusprotsess toimus ning millist väärtust näevad kasutajad loodud lahendustes.

 

Artikli tarvis jagasid oma mõtteid ning soovitusi Invaru turundus- ja kommunikatsioonijuht, klienditeenindusjuht ning infospetsialist. 

 

 

Invaru – esimene abivahendiettevõte Eestis aastast 1993

Invaru alustas abivahendite teenustega juba 1993. aastal, olles esimene abivahendiettevõte Eestis ja ilmselt terves endises Nõukogude Liidus. Tänaseks töötab Invarus ligi 80 spetsialisti.

 

Ettevõte keskendub liikumis-, hooldus-, põetus- ja rehabilitatsioonivahendite pakkumisele, millega kaasneb terviklik ja kliendikeskne teenus.  

 

Kliendile orienteeritud teenusega kaasneb assisteerimine õige abivahendi valimisel, kasutamise õpetamine, abivahendi vahetamise võimalus ja remont.

 

 

Mis on siseveeb?

Siseveeb on keskkond, mis toetab informatsiooni haldamist ja jagamist.

 

Järgnevas kliendi eduloos on kõnealune siseveeb loodud Confluence baasil, mis on Atlassiani loodud dokumendihalduse tarkvara. 

 

Ettevõtte vajadustele vastavalt loodud ja struktureeritud siseveeb tagab, et töötajad leiavad vajaliku info kiirelt ning mugavalt üles.

 

Siseveebi võib rakendada mitmetel eesmärkidel ning tüüpiliselt on see kasutusel kogu organisatsiooni erinevates osakondades.

 

 

Väljakutsed mitme süsteemi vahel laveerimisel ajendasid looma terviklikku lahendust 

Invaru põhiline väljakutse seisnes olukorras, kus info oli mitme süsteemi vahel killustunud.

 

Infokanalite rohkus oli üheks ajendiks, et luua keskkond, kust töötajatel oleks lihtne ja mugav töös esile kerkivatele küsimustele vastuseid leida.

 

Mitme infosüsteemi kasutamine tekitas ka vajaduse sisekommunikatsiooni hõlbustada.Enne siseveebi kasutuselevõttu edastati esmatähtsaid uudiseid e-kirja teel.

 

Meelelahutuslikumat laadi uudiste edastamiseks kasutati uudiskirja formaati, ent uudiste kogumisega kaasnes olukord, kus uudiskirja väljasaatmise hetkeks võisid uudised juba aegunud olla.   

 

Samuti edastati teatud informatsiooni ja uudiseid paberil, kontoriruumide seintel, mis küll toimis efektiivselt, aga COVID-19 pandeemia ajal vajas see praktika välja vahetamist infosüsteemi vastu.

 

 

Siseveebi juurutusprotsess – intervjuud, töötoad, kasutajateekonnad, navigatsioon, struktuuri loomine ja kasutajaliidese disain

Projekti põhiline eesmärk oli luua siseveeb, mis toetab töötaja igapäeva tööd ning mida on mugav kasutada.

 

Eesmärgi tehnilisem pool hõlmas ka info koondamist erinevatest struktureerimata infosüsteemidest (näiteks kõvaketas, SharePoint, infovahetus meili teel) ühte keskkonda.  

 

Täpsete vajaduste kaardistamiseks, püstitatud probleemide valideerimiseks ja kasutajakogemuse disainiks viisime sihtrühmaga läbi mitmed intervjuud, töötoad ning kasutajatestid. 

 

Projekti meeskonda olid kaasatud TWN-i Confluence konsultant, UX/UI disainer, Invaru osakonnajuhid, aga ka klienditeenindajad, kes tegelevad igapäevaselt klienditeenindusega ning kes on ühtlasi suurim siseveebi kasutajaskond.

 

Kasutajauuringud, analüüs & töötoad

Selleks, et loodav siseveeb lahendaks töötajate probleeme ja pakuks lõppkasutajale mugavat keskkonda, siis juurutamist alustasime grupiintervjuudest.  

 

See on kasutajauuringute esimene etapp, mis aitab täpsustada ja valideerida lähteülesandes sõnastatud teemasid. Eesmärk oli täpsustada lõppkasutaja vajadusi ning murekohti.  

 

Tähtis on, et loodav lahendus vastaks lisaks ärilistele eesmärkidele ka kasutajate ootusele. Siseveeb luuakse kogu ettevõtte kollektiivile, seega on tähtis kasutajaid kuulata ning arvestada intervjuudest kogutud infoga siseveebi loomisel.

 

Grupiintervjuudes saadud sisendi põhjal liikusime järgmisesse uuringute etappi, milleks olid on-site töötoad.

 

Töötubade eesmärgiks oli kaardistada kasutajateekondasid, et selgitada välja kasutajate tuleviku samm-sammuline teekond siseveebi kasutamisel.

 

Lisaks täpsustasime ka intervjuudest saadud sisendi põhjal vajadusi ning kasutajaliidese funktsionaalsusi detailsemalt.

 

Töötubade erinevus intervjuudest seisneb selles, et lisaks sisendi kogumisele ja hetkeolukorra kaardistamisele on võimalik keskenduda konkreetselt siseveebile ning ideestada tuleviku olukorda. 

 

Töötoad võimaldasid tuua lõppkasutajad ühte ruumi, kus toimus vahetu ning avatud arutelu. Töötubade läbiviimine teeb juurutamise protsessi sujuvamaks, kuna see tekitab usaldust uue tööriista ja loodava lahenduse suhtes.  

 

“Kui töötajaid juurutusprotsessi ei kaasata, võib juhtuda, et tulemus ei vasta töötajate ootustele või tegelikele vajadustele. Oleme selles osas TWN-ile tänulikud, et just nii see protsess meie jaoks kulges,” soovitas turundus- ja kommunikatsioonijuht. 

 

Töötubasid juhtisid TWN-i spetsialistid, kes läbi avatud küsimuste ning järgneva analüüsi põhjal asusid looma siseveebi navigatsiooni. 

 

 

Navigatsiooni ja struktuuri loomine 

Loogiline ja tõhus navigatsioon tagab kasutajate rahulolu ja süsteemi efektiivse eesmärgipärase toimimise.

 

Navigatsiooni loomiseks ja parandamiseks kasutame tüüpiliselt erinevaid metoodikaid nagu näiteks kasutaja teekonna kaardistamine, jutusein või kaartide sorteerimine. 

 

Invaru töötubades praktiseerisime kasutaja teekondade kaardistamist, mis võimaldab mõista, mida ja kuidas teatud ametikohal olev töötaja siseveebis haldab, otsib ning leiab.

 

Navigatsiooni loogiline ülesehitus on üks põhitaladest siseveebi loomisel, sest olenemata sellest, kui ilus on siseveeb visuaalselt, ei ole sellest kasu, kui kasutajal on keeruline sisu leida.  

 

Navigatsiooni kaardistamise töötubade raames lõime mahuka Exceli tabeli, kuhu koondasime teemasid, mida peab siseveebi üle tooma.  

 

Navigatsiooni kaardistamise töötubadele järgnevalt alustasime siseveebi struktuuri loomisega. Olemasoleva teemade kaardistuse põhjal viisime läbi kaartide sorteerimise töötoad.  

 

Kaartide sorteerimine aitas meil lõppkasutaja perspektiivist mõista, kuidas erinevad teemad kategooriatesse jaotuvad. Töötubade raames loodud kategooriate põhjal lõime siseveebi struktuuripuu. 

 

Põhilisteks struktuuripuu elementideks olid uudised, sisekorrad ja protsessid, kontaktid ja tööprotsesside juhendid. 

 

 

Prototüübi testimine 

Siseveebi kasutusmugavuse ja navigatsiooni testimiseks viisime läbi kasutajatestid.

 

Testimine aitab valideerida, kas loodud lahendused vastavad kasutajate vajadustele või on vaja teostada täiendavaid muudatusi. 

 

Siseveebi testimise viisime läbi lõppkasutajatega 1:1 formaadis, mille raames kuulasime arvamusi ja tähelepanekuid loodud prototüübi kohta.

 

Kuna siseveebi põhilisteks eemärkideks oli ühtse infopesa loomine, mugav info leitavus ja ligipääsetavus, siis testisime navigatsiooni ülesehitust ning sisu leitavust nii avalahel kui sisulehtede vahel.  

 

Lõppkasutajate tähelepanekute põhjal analüüsisime siseveebi prototüüpi ning täiendasimne navigatsiooni struktuuripuud, visuaalseid elemente avalehel ning sisulehtede sõnastusi.

 

 

Disain ja firmagraafka 

Siseveebi struktuuri loomine oli paljugi seotud kasutajaliidese disainiga. Siseveeb ei pruugi kasutajale olla atraktiivne ega meeldiv, kui see näeb välja kui standardne karbitoode.  

 

Invaru soov oli, et siseveeb oleks loodud vastvalt ettevõtte firmagraafikale. Et Confluence’ile atraktiivne välimus anda, kasutasime Refined pistikprogrammi.  

 

Rakenduse abil saab Confluence’i kohandada olemasolevate mallidega või kujundada vaateid enda valitud värvikoodide ja disainielementide abil.  

 

“Panustasime, et CVIst lähtudest saaks loodud modernne ja atraktiivne kasutajaliides,” selgitas Atlassiani tiimijuht ja Confluence’i spetsialist Brigite Helena Sarapuu-Tikhomirova. 

 

Pilt 1. Invaru siseveebi avaleht.

 

Sisu lisamine ja koolitamine 

Siseveebi sisu lisamine on suuresti kliendipoolse projektitiimi poolt teostatav etapp. Sisu lisamiseks tegime võtmeisikutele koolituse, mille viisime läbi meeldivas keskkonnas koos kringli ja kohviga.

 

Vaatasime ning testisime kõiki Confluence funktsionaalsuseid, nagu näiteks makrod, õiguste loogika, filtreerimine, blogi jne.  

 

Sisu lisamisega on parim üheskoos alustada, sest üksinda sisu lisamine võõrasse süsteemi võib kasutajatele tunduda suure ja keerulise ettevõtmisena. Ühes ruumis saab paremini suunata, arutelu tekitada ning küsimustele vastata. 

 

Nobedamad õppijad saavad ka kolleegi toetada, mis tugevdab tiimitunnetust ning aitab uusi teadmisi paremini kinnistada. 

 

Kuidas Invaru oma siseveebi tänasel päeval kasutab ning millist väärtust see loob? 

Siseveebi haldus on tänasel päeval Invaru turundus- ja kommunikatsiooni osakonna tööpõld, ent igapäevast kasutust leiab see 80 töötaja hulgas. 

 

Kui uurisime tiimi erinevatelt rollidelt, et millist väärtust siseveeb neile enim loob, toodi välja kolm peamist punkti: 
 

• kõige paremini toetab sisekommunikatsiooni – näiteks kontaktide leidmine ja uudistega kursis püsimine; 
• uudiste sektsioon ehk blogi hakkas tööle hästi - postitada saab koheselt, kusjuures on võimalik eristada nõutud ja kasuliku infoga lugemise; 
• juhendite ja blankettide leidmine või sisemiste protsesside ja töökorralduslike dokumentidega tutvumine on mugav ning info asub ühes kohas. 

“Nii mina kui klienditeenindajad leiame siseveebist vajalikud juhendid. Saan infot selle kohta, mis on ettevõttes toimunud või toimumas, vaatan vajalikke kontaktandmeid ning sünnipäevasid. Samuti lisan siseveebi klienditeenindajate töögraafikud ning hangin infot töökorralduslike kokkulepete kohta,” kommenteeris Invaru klienditeenindusjuht. 

 

Siseveeb on Invaru tiimi jaoks seega multifunktsionaalne tööriist, mis leiab kasutust erinevatel ametikohtadel ja eesmärkidel. 

 

 

Mis on muutunud, kui võrrelda siseveebi ja sellele eelnenud lahendusi? 

Alates siseveebi kasutuselevõtust on Invaru siseprotsessides ja töökorralduses toimunud mitmeid muutusi. 

 

“Varasemalt kasutusel olnud võrgukettal oli palju erinevaid kaustu, mistõttu ei olnud selle kasutamine töötajatele väga mugav. Siseveebis on kõik need failid jaotatud teemade kaupa ja kui menüüst otsimine tundub tülikas või kui töötaja ei tea, kust infot leida, on võimalik kasutada otsingut,” kommenteeris Invaru turundus- ja kommunikatsioonijuht. 

 

Siseveebi kasutavad ka Invaru töökoja mehhaanikud; kasutusel on tahvelarvutid, kust hangitakse tööalast infot ning hoitakse end kursis ettevõttes toimuvaga. 

 

Pilt 2. Invaru töökoja mehhaanikud kasutavad siseveebi tahvelarvutitest.

 

“Mitmed osakonnad on ka oma koosolekute protokollid siseveebi kolinud ja kasutavadki nüüd seda protokollimise kohana,” lisas Invaru turundus- ja kommunikatsioonijuht. 

 

Positiivse muutusena on tiim täheldanud ka meililiikluse vähenemist sisekommunikatsioonis, kuna suur osa varem meiliga saadetud infot on nüüd kolinud siseveebi uudiste alla. 

 

Mida soovitab Invaru tiim teistele ettevõtetele, kes soovivad siseveebi juurutada? 

Kui küsisime, mida soovitab Invaru tiim teistele organisatsioonidele, kes plaanivad siseveebi juurutada, toodi välja järgnevad mõtted:   
 

• Kaardistage esmalt oma ettevõtte vajadused ja mõelge hästi läbi missugused funktsioonid on teie jaoks olulised; 
• Kindlasti kaasake ka töötajaid ja tehke nendega protsessi erinevates etappides töötubasid. Nii saate ühiselt mõelda, millist sisu hakkate siseveebis jagama ning sellest lähtuvalt saab välja töötada kogu struktuuri; 
• Erinevad juhendid, failid ja blanketid peaksid keskkonda jõudma võimalikult kiiresti, et töötajatel ei tekiks tunnet, et vajalikku infot ei ole, mis võib omakorda tekitada olukorra, kus huvi siseveebi kasutamiseks võib raugeda; 
• Kui plaanite avalehele luua uudiste sektsiooni, siis on äärmiselt oluline, et uudiste voog regulaarselt uueneks. Siseveebi avades on see esimene koht, kus töötaja näeb, kas siseveebis toimub mingit elu või mitte.