Elusündmusteenused 2030: kuidas me aitasime luua riiki, mis tuleb inimese juurde siis, kui teda vaja on

Mõtle korraks, mida sa ootad riigilt siis, kui su elus toimub midagi olulist – sünnib laps, jääd pensionile või lahutad abielu. Kas tahaksid, et kõik nende sündmustega seotud teenused tuleksid ise sinuni, ilma et peaksid otsima infot kümnest kohast ja täitma arvukalt ankeete ning sisestama samu andmeid uuesti ja uuesti?

Just sellist tulevikku kujundasime nüüdse Justiits- ja Digiministeeriumi, siis veel Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, projektis, kus sündis Eesti elusündmusteenuste visioon ja teekaart aastani 2030.

Miks me seda tegime?

Eesti digiriik on olnud maailmas eesrindlik, aga selleks et pidada kasutajate ootuste ja tehnoloogia arenguga sammu, vajame uut lähenemist. Sündmusteenused koondavad sama sündmusega seotud teenused, mida võivad pakkuda eri asutused, kasutajale üheks teenuseks.

Sündmusteenused koosnevad osateenustest, mis on omavahel ühendatud, tehnoloogiliselt sujuvad ja nähtamatud hetkeni, mil inimene neid vajab. Sündmusteenused lähtuvad inimese elusündmustest, mitte riigiasutuste loogikast ja riigi teenuste sel viisil pakkumine ongi järgmine suur digiriigi hüpe.

Projekt sai alguse Justiits- ja Digiministeeriumi tellimusel ning Trinidad Wisemani tiimi eestvedamisel koostasime visiooni, mis aitab suunata avalike teenuste arendust järgmise kümnendi jooksul.

Trinidad Wisemanis pakume metoodikaid ja tööriistu hetkeolukorra analüüsimiseks ning visiooni, strateegia ja tegevuskava loomiseks. Aitame sinu organisatsioonil tulevikku vaadata ning kiiremini ja ressursitõhusamalt oma eesmärkide suunas liikuda. Soovid arutada võimalikku koostööd? Vaata lisa meie kodulehelt ja võta meiega ühendust.

Mis valmis sai?

Koostasime ühise visiooni, kuidas Eesti avalikud teenused võiksid 2030. aastaks toimida:

•    teenused lähtuvad inimese olukorrast ja vajadusest;
•    riik pakub teenust proaktiivselt – mitte pärast seda, kui inimene oskab seda küsida, vaid siis, kui tal on seda vaja;
•    kõik vajalik on ühendatud – ühe sündmuse puhul ei pea inimene suhtlema mitme asutusega;
•    teenused on ligipääsetavad igast seadmest ja arusaadavad kõigile;
•    emotsionaalne pool on oluline – keerulistes eluhetkedes peab teenus looma turvatunnet, mitte stressi.

Lisaks visioonile sõnastasime ka konkreetse teekaardi: millised tegevused peavad tehtud saama aastaks 2030, et see kõik päriselt teoks saaks. Näiteks peab muutuma seadusandlus, tekkima jätkusuutlik rahastusmudel, arenema tehnoloogiline platvorm ja suurenema asutuste vaheline koostöö.
 

Kuidas seda tegime?

Visiooni loomine ei olnud lihtsalt dokumentide kirjutamine – selleks, et mõista olukorda ja kujundada mõtestatud tulevik, viisid meie strateegilised disainerid läbi mitu olulist sammu.

1. Analüüsisime alusdokumente.

Esimese sammuna tutvusime varasemalt koostatud riiklike arengukavade ja strateegiadokumentidega, et meie loodav visioon nendega sobituks.

Peamised dokumendid, mida protsessis arvesse võtsime, olid: strateegia „Eesti 2035“, arengukava „Eesti digiühiskond 2030“, visioonidokument „Personaalne riik. 2024“, riigiportaali Eesti.ee “Personaalse ja proaktiivse iseteeninduse” projekt ning 2020. aastal koostatud sündmusteenuste analüüsidokument.

Kuna tulevikukindlate riigiteenuste disainimiseks tuleb kohalikule taustsüsteemile lisaks arvestada ka teguritega, mis inimeste elu ja elu- ning töökeskkonda lähi- ja kaugemas tulevikus mõjutavad, vaadeldi projekti raames ka tuleviku mõjutegureid. Need toovad kaasa märkimisväärseid muutusi nii sotsiaalses, tehnoloogilises, majanduslikus, keskkonnaalases kui poliitilises keskkonnas ning kujundavad väärtusruumi, milles riik tulevikus oma teenuseid osutab.

2. Visiooni loomise eesmärgil viisime läbi kaks töötuba. 

Esimene töötuba keskendus vajaduste kaardistamisele – arutlesime koos riigi elusündmusteenuste ja osateenuste teenuseomanikega, millised tänased probleemid on veel lahendamata, millised on ootused tuleviku suhtes ning millised tegevused tuleb kavandada, et soovitud suunas liikuda. Analüüsisime, mis on sündmusteenuste arenduses hästi ja mis vajab senisest enam tähelepanu. Tegime SWOT analüüsi nii kasutajate kui teenuseosutajate vaatest, tuues välja teenuste tugevused ja nõrkused, ohud ning võimalused.  Töötoa tulemusena sündis visiooni esimene mustand ja kontseptuaalne tegevuskava.

Teine töötuba viis osalejad tulevikku – sõna otseses mõttes. Kasutasime tulevikumõtlemise kolme horisondi meetodit, et mõtestada, millist avalike teenuste ökosüsteemi me näha tahame ning mida peame tegema, et selleni jõuda. Kirjeldasime sündmusteenuste soovitud tulevikuseisundit aastal 2030 – kui palju ja milliseid teenuseid peaks selleks ajaks olema ning kuidas need peaksid töötama.

3. Koostasime visioonidokumendi.

Viimases etapis koondasime alusdokumentide ja töötubade tulemused kokku ühtseks visioonidokumendiks “Elusündmusteenuste visioon ja strateegia 2030”.

Projektis koostasime ka eesmärkide, mõõdikute ja tegevuste teekaardi sündmusteenuste visiooni elluviimiseks, kirjeldades vajalikke muudatusi õigusruumi, finantseerimise, tehnoloogilise platvormi arenduse, juhtimise ja koostöö tasandil.

Kuidas edasi?

Ees ootab suur töö. Visioon annab suuna, aga selle elluviimine sõltub otsustest, mis tuleb teha poliitiliselt ning igas asutuses ja igas arendustiimis.

Ministeeriumi elusündmusteenuste tiimi ülesanded on:
•    viia sõnumid kõikide teenuseomanikeni;
•    tagada keskse platvormi rahastus teenuste arendamiseks uuel EL-i eelarveperioodil (teenuseomanike väljakutse on tagada oma teenuse jätkusuutlikkus erinevates kanalites);
•    luua selged koostöö- ning juhtimismudelid, mis toovad kokku erinevad osapooled ja joondavad nad ühise eesmärgi taha.

Ja mis kõige olulisem – kaasata kasutajaid algusest peale, mitte alles siis, kui teenus on valmis arendatud.

Kokkuvõtteks

Selge plaan suurendab efektiivsust. Ühtne visioon ja strateegia aitab sündmusteenuste meeskonnal tõhusamalt eesmärkide suunas liikuda. Muuhulgas on projektil järgmised positiivsed mõjud:

Suurem kaasatus ja tihedam koostöö – sündmusteenuste arendamine nõuab tihedat koostööd kogu avaliku teenuste ökosüsteemi tasandil. Lisaks inimestele peavad omavahel suhtlema infosüsteemid, mis eeldab õigusruumi ja tehnoloogilise platvormi arendusi. Projektis kaasasime visiooni ja strateegia loomisesse kõik olulised osapooled.

Selged eesmärgid ja mõõdikud – strateegiline planeerimine annab meeskonnale selged suunised edasiste tegevuste planeerimiseks ja progressi mõõtmiseks. Projekti tulemusel sõnastasime mõõdetavad eesmärgid ja vajalikud tegevused näiteks õigusloome, tehnoloogilise platvormi arenduse, juhtimismudeli ja koostöö osas.

Suurem ressursitõhusus – strateegiline mõtlemine aitab ressursse tõhusamalt kasutada, mis on ühtviisi oluline nii riigi- kui erasektoris. Sündmusteenuste eesmärk on pakkuda kodanikule paremaid teenuseid, mis on ressursitõhusalt välja arendatud ja osutatud.

Riskide maandamine – strateegilise planeerimise oluline aspekt on riskianalüüs. Projekti käigus mõtlesime läbi, mis on võimalikud riskid ja ohud ning milliseid meetmeid saab kasutusele võtta nende ennetuseks. 

Tulevikukindlam strateegia – tulevikustsenaariumide loomisel arvestasime maailma kujundavate megatrendide ja suundumustega (näiteks tehnoloogia ja tehisintellekti areng) ja lõime seeläbi tulevikukindlama strateegia.