Automatiseeritud robotid Sinu äris
Mis on robotid?
Ettevõtete kuludest ühe suurema osa moodustavad tööjõukulud. Sinna lisanduvad IT taristu kulud, mille hulka kuuluvad näiteks infosüsteemide edasiarendused või täiesti uute süsteemide kasutuselevõtt.
Infosüsteemide arenduste maksumused võivad ulatuda sadadesse tuhandetesse. Need tõsiasjad muudavad RPA (Robotic Process Automation) kasutuselevõtu aina atraktiivsemaks.
Tegemist on ettevõtte äriprotsesse automatiseerivate robotitega, mida saab lihtsalt integreerida olemasoleva IT taristuga. RPA arendus on uue infosüsteemi kasutuselevõtust kordades kiirem ja ka odavam.
RPA robotite arenduseks on olemas erinevad platvormid – tänapäeval on levinumad UiPath ja Blue Prism. RPA platvormi võib jagada kolmeks komponendiks: esimene neist on kontroller, mida võib käsitleda kui robotite töö orkestraatorit – see haldab ja mõõdab robotite tööd.Tavaliselt on kontroller kättesaadav pilveteenusena.
Teine on arendustööriist, millega toimub robotite arendus. Arenduse muudab kiireks visuaalne programmeerimine – koodi kirjutatakse vähe või üldse mitte.
Kolmandaks komponendiks on robot ise (nimetatakse agendiks või kliendiks), mis suhtleb otse rakendustega, et sooritada ettemääratud tegevusi, olles samal ajal kontrolleriga ühenduses.
Mida annab RPA?
Illustreerime robotite eeliseid lihtsa näitega. Kujutame ette mööblitootjat.
Ettevõttel tuleb tasuda igapäevaselt palju arveid. Arvete tasumise eest vastutab ettevõttes töötaja nimega Juhan.
Protsess on Juhanile korduv: pärast arve saamist võtab Juhan ühendust (näiteks e-maili, telefoni või mõne suhtlusprogrammi abil) kolleegiga, kes peaks olema arvega seotud teenuse saaja. Kolleeg kinnitab või lükkab tagasi teenuse saamise. Pärast kinnituse saamist teostab Juhan makse internetipangas.
Taolist protsessi saab automatiseerida mitmel moel.
Variant 1: kui robot tuvastab, et esitatud arve on näiteks alla 50 euro, siis robot autoriseerib makse automaatselt ning teostab seejärel makse.
Variant 2: robot võtab Juhani asemel ise ühendust kolleegiga, kes peaks olema teenuse saaja. Kolleegi ülesanne on anda vastus roboti päringule “jah, ei” kujul. Kui robot saab vastuse “jah”, siis Juhan näeb seda ning teostab makse autoriseerimise. Kui vastus on “ei”, siis makse autoriseerimist ei toimu.
Mõlemal juhul hoiab Juhan automatiseeritud protsesside toimimisel silma peal, kuid Juhani aeg vabaneb muudeks, väärtustloovamateks tegevusteks.
Kui varem võttis Juhanil mitmekümne arve töötlemine (e-mailide lugemine, kolleegilt vastuse saamine, arve tasumine jne) aega tunde, siis nüüd teeb robot sama töö ära loetud minutitega.
Protsesside automatiseerimine sobib hästi just siis, kui protsess on korduv (st protsessi läbitakse pidevalt), reeglitepõhine (st on teada protsessi reeglid) ja manuaalne (st inimene teostab protsessi). Arvete töötlus on üks levinumaid protsesse automatiseerimisega alustamisel.
Kui protsessi jaoks on arendatud toimiv robot, tulevad esile järgmised eelised:
- ennustatavus – roboti tööväljundid on teada, me saame neid ise määrata. Defineerime protsessis esinevad vead ja erijuhud, millele robot ootustekohaselt reageerib;
- ülevaatlikkus – roboti tegevusi logitakse, tekib täpne ülevaade tehtud toimingutest;
- täpsus – robot ei eksi selles, mida ta on programmeeritud tegema. Seevastu inimene võib töös eksida;
- käideldavus – robot saab töötada 24/7, inimese tööaeg on piiratud;
- kohandatavus – robotit saab kergesti ümber kohandada, ta on mahult väike ja tegeleb spetsiifilise protsessiga;
- skaleeritavus – roboti võimekust saab kergesti suurendada, näiteks kui äriprotsessi kasutus suureneb;
- töötajate rahulolu - töötaja saab panustada ajaressurssi väärtuslikumatele tegevustele. Seega kasvab töötaja rahulolu ning tahe ettevõttes kauem olla.
Kuidas alustada?
RPA tehnoloogia areneb kiiresti. Mida varem suudab ettevõte enda protsesse automatiseerida, seda kiiremini tekib konkurentsieelis. Lisaks sellele, et RPA vähendab kulusid, muudab ta ettevõtte oma tegevuses agiilsemaks ja täpsemaks.
Tasub rõhutada, et RPA rakendamise võimalikkus ei ole kuidagi piiratud ettevõtte tegevusalaga. Ka traditsioonilised tootmisettevõtted pöörduvad RPA platvormide poole.
Väljavalitud protsesside sisuline pool ei ole tähtis – RPA saab aidata nii sisemiste tugiprotsesside (näiteks uue töötaja tulekul vajaminevate kontode loomine) kui ka väljaspoole suunatud protsesside osas.
Robotiseerimise projektid koosnevad tavaliselt kahest etapist: olemasoleva olukorra analüüs (AS-IS) ning robotite arendus. Alustatakse äriprotsesside kaardistuse ja analüüsiga.
Millised on kõige ajakulukamad, manuaalsemad, korduvamad protsessid?
Millistele protsessidele kulub kõige rohkem inimtööjõudu?
Milline on rahaline võit, kui võtta kasutusele robotid?
Need ja paljud teised küsimused teevad selgeks, kas eeldused RPA kasutuselevõtuks on täidetud ning milliseid protsesse tasub automatiseerida. Järgneb väljavalitud protsesside detailne kaardistus: millised on tegevused, nende eeldused, tulemused ja piirangud.
Seejärel algab teine etapp, mille käigus toimub väljavalitud protsessidele robotite arendamine, nende testimine ning lõpuks lansseerimine. Testimine on siinkohal kriitilise tähtsusega, sest robotid on palju kiiremad kui inimesed, mistõttu võivad ka väikesed vead kuhjudes olulist kahju tekitada.
Projekti lõpuks valmib dokumentatsioon, mis on aluseks robotite muutmisele näiteks kui äriprotsessid muutuvad. Trinidad Wisemani praktikas oleme tavaliselt alustanud pilootprojektist, mille raames robotiseerime 1-2 äriprotsessi, et hinnata kuidas see võiks töötada.
Loodame, et meie artikkel tekitas Sinus huvi robotite vastu ning näed neis väärtust ka oma ärile.
