Kuidas Atlassiani lahendused Tartu Linnavalitsuse tööprotsesse toetavad

Tartu Linnavalitsus tegeleb kohaliku ökosüsteemi ning avalike teenuste arendamisega.

Osakondade igapäevaseid toiminguid toetavad mitmed tugisüsteemid, nende hulgas ka Atlassiani Cloud tooted ja nendele loodud lahendused.

Artikli tarvis jagasid sisendit Tartu Linnakantselei andmehaldusjuht Getter Kartau ning Tartu Linnavalitsuse IT-süsteemihalduse osakonna tiimiliikmed Margo Martis ning Tanel Käomets.

Projektitööde juhtimine ja haldamine Jira Software abil

Jira Software leiab Tartu Linnavalitsuses iseärast kasutust mitmes osakonnas, ent peamine eesmärk mainitud tarkvara rakendamisel on arendusprojektide juhtimine. 

Arendusprojektide hulka kuuluvad näiteks linna poolt pakutavad avalikud teenused. Teenuste arendamise ja haldamisega seonduvad protsessid toimuvad Jira projekti, piletite ja töövoogude abil.

Näiteks juhib Ruumiloome Osakond Jira toel uute tänavate nimetamise protsessi.Tartu Linnavalitsuse sotsiaal- ja tervishoiuosakond, mille ülesandeks on korraldada sotsiaalhoolekannet ja tervishoidu Tartu linnas, kasutab oma igapäeva töös samuti Jira Software’i.

Kui varasemalt kasutas mainitud osakond tööülesannete jagamiseks Exceli tabelit, siis nüüd pakub tööde seisust ja ressursijaotuse osas läbipaistvust Jira piletid. Kusjuures leiab enim kasutust just Jira Software’i mobiilirakendus tulenevalt töö liikuvast iseloomust. 

"Jira annab hea ülevaate tööülesannetest ja nende seisust ning vähendab ohtu, et mingi ülesanne jääb tegemata. Enne Jirat oli töö tegemine mõnevõrra kaootilisem ja tuli koguaeg ise silma peal hoida, et mõni tööülesanne või klient ei kaoks kuhugi paberihunniku vahele ära," kommenteeris Tartu Linnavalitsuse sotsiaal- ja tervishoiuosakonna spetsialist.

Konfiguratsioonihalduse andmebaas ja E-ITS meetmed Assets moodulis

Assets on Tartu Linnavalitsuses kasutusel konfiguratsioonihalduse andmebaasina. 

Otsus Assets’it rakendada tulenes eelnevalt kasutusel olnud rakenduse ebapraktilisusest, kuna selles puudus võimalus tegevusi automatiseerida, konfiguratsioonielemente omavahel siduda ning seoseid graafiliselt kuvada.

 
Artikli ilmumise hetkeks on Tartu Linnavalitsuse Assets’isse kirjeldatud muuhulgas organisatsiooni töötajad, serverid, IT riistvarad, tarkvarad, hooned ja E-ITS meetmed.

Seejuures on ka loodud seosed konfiguratsioonielementide vahel, nagu näiteks:

• töötaja ja tema kasutuses olev seade;
• töötaja ja infosüsteem(id), millele tal on ligipääs;
• rakendused ja serverid;
• partnerid ja lepingud.

Assets’is kirjeldatud infosüsteemide ja tarkvaradega seonduvaid metaandmeid haldavad vastavad peakasutajad Jira piletites. 

Sellise praktika rakendamine oli vajalik riskihalduse vaatevinklist, et piirata Assets’i kasutajaskond vaid mooduli tehnilist külge tundvatele administraatoritele. 

Jira piletitel esindatud Asset's väljade muudatuste puhul peegeldab automaatika muudatused Assets’i objektile.

Pöördumiste registreerimine ja lahendamine Jira Service Management’iga 

Jira Service Management (JSM) oli esimene Atlassiani toode, mis Tartu Linnavalitsuses kasutust leidis ning seda eeskätt sisemiste pöördumiste haldamiseks.  

Erinevalt eelnevalt kasutusel olnud tarkvarast rääkis Jira Service Management (tollal nimega Jira Service Desk) kasuks kliendiportaal, kaasaegne kasutajaliides ning võimalused protsesse automatiseerida. 

Tänasel päeval kasutavad Tartu Linnavalitsuse lõppkasutajad JSM kliendiportaali pöördumiste esitamiseks, et muuhulgas näiteks:

• sulgeda või avada kasutajakonto;
• tellida uus seade või tarkvara;
• teavitada riistvara probleemist;
• esitada küsimus;
• tellida ligipääs süsteemi.

 
Läbi kliendiportaali hallatakse seega palju protsesse, mille käsitlemine hõlmab erinevaid etappe ning toiminguid. 
Kasutajatoe agentide manuaalse töö vähendamiseks on kliendtoe projektis rakendatud hulganisti automaatikaid, mis on loodud nii ScriptRunner’i lisarakendusega, aga ka Jira Automation’iga. 

Uue kasutajakonto taotlemine

Uue kasutajakonto taotlemise protsess algab kliendiportaalis pöördumise vormi täitmisest, kus osakonnajuhataja täidab järgmised väljad: töötaja nimi, isikukood, ametinimetus, asukoht, kontakttelefon ning tööle asumise kuupäev.

Järgnevalt kontrollib kasutajatoe agent loodud pöördumise üle ning paneb pileti “Lahendamisel” staatusesse. Staatuse muutmine on päästik ScriptRunner automaatikale, mis lisab töötaja uue objektina Assets’isse.

Seejuures lisab automaatika piletile ka kommentaari, mis kinnitab, et uue Assets objekti loomine toimis ootuspäraselt. Automaatika abil tagatakse ka protsessi kohustuslike etappide täitmine ning kindlustatakse, et kohustuslik info saab Assets’isse lisatud.

Näiteks on Tartu Linnavalitsuses kasutajakonto loomise protsessi üks nõutud osa töötajale seadme (arvuti) määramine. Kui kasutajatoe agent liigutab kasutajakonto taotlemise pileti staatusesse “Lahendatud”, aga väljale “Töötaja seadmed” ei ole seadet lisatud, liigutab automaatika pileti tagasi staatusesse “Lahendamisel".

Seejuures lisab automaatika piletile ka meeldetuletava kommentaari, et töötaja tuleb seadmega siduda. Alles siis, kui väli "Töötaja seadmed” on täidetud, saab pileti liigutada staatusesse “Lahendatud”.

Kasutajakonto sulgemise taotlus

ScriptRunneri automaatikat kasutatakse ka kasutajakonto sulgemisel puhul. Protsess algab pöördumise loomisest osakonna juhi poolt – selleks täidab ta pöördumise vormil vaid kaks välja: töötaja nimi ning kuupäev, mis ajaks peab töötajalt kõik süsteemiligipääsud eemaldama.

Selles protsessis oli eesmärk vältida olukorda, kus kasutajatoe agent peaks Assets’ist manuaalselt otsima töötaja profiili, et tuvastada temaga seotud ligipääsud. 

Lahendusena loodi ScriptRunner automaatika, mis pärib Assets’ist kõik töötajaga seotud süsteemid ning kuvab neid Jira piletil.  

Dokumentide haldamine Confluence’iga

Confluence’i näol on tegemist sisu haldamise töövahendiga, mis pakub mitmekülgseid rakendamise võimalusi. Tartu Linnavalitsuses kasutatakse Confluence’i organisatsiooniüleselt dokumentide, juhendite, projektipesade ja tehniliste kirjelduste haldamiseks. 

Näiteks on loodud eraldi ruum Eesti infoturbestandardi tarvis, mis koosneb neljast põhilisest kategooriast: asutuse sisekorrad, infotehnoloogia, hooned ning tarkvara. 

Näiteks sisaldab “Asutuse sisekorrad” kategooria juhendeid, millega peab tutvuma iga Tartu Linnavalitsuse töötaja olenemata osakonnast või ametinimetusest.  

Mahukate tekstiplokkide kasutajasõbralikuks visualiseerimiseks leiab rakendust Karma pistikprogramm, mis võimaldab lehtedel sisuplokke eraldada ja sektsioonidesse paigutada. 

Confluence’i E-ITS'i pesas on kasutusel ka Assets’i makro, mille kaudu kuvatakse Assets'is majutuvad andmed read-only kujul otse Confluence lehel.

Andmete automaatne varundamine HYCU pistikprogrammiga

Artikli ilmumise hetkel on Atlassian Cloud platvormil võimalik andmeid manuaalselt eksportida ja importida XML formaadis, ent lahendust andmete automatiseeritud varundamiseks Atlassiani pilveplatvorm käesoleval hetkel ei paku.

Ärikriitiliste protsesside puhul aga ei ole andmekadu lubatud ning manuaalse varundamisega kaasneb sageli soovimatu ressursikulu. 

Muuhulgas nendel põhjustel otsustas Tartu Linnavalitsus rakendada HYCU pistikprogramme, et andmeid regulaarselt ning automaatselt varundada.

Kasutajatoe tiim leiab, et HYCU lahenduste suurim väärtus seisneb just aja säästmises ja turvapoliitika nõuete täitmises läbi andmete automaatse varundamise.

Samuti hindab tiim töövahendi paindlikkust taastada üksikobjekte nagu näiteks Jira pilet või Confluence leht ilma, et peaks üle kirjutama kogu Jira projekti või Confluence pesa.

Tartu Linnavalitsuse soovitusi Atlassiani toodete juurutamiseks

Lõpetuseks mõned kogemuslikud soovitused ja mõtted Tartu Linnavalitsuse IT-süsteemihalduse osakonnast organisatsioonidele, kes soovivad Atlassiani tooteid juurutada:

1. Varuge aega lahenduste katsetamiseks;
2. Kaasake partnereid ja kogukonda, kellelt nõu küsida;
3. Süsteemi sisse elades võib esialgne visioon muutuda, aga see loksub aja jooksul paika;
4. Kaasake lõppkasutaja lahenduste testimisse;
5. Väärtustage kommunikatsiooni – muudatusi saab läbi viia siis, kui inimesed saavad aru, miks neid vaja on;
6. Omage valmisolekut mõista, et miks ja kuidas lahendused tehniliselt toimivad;
7. Rakendage testkeskkonda;
8. Lahendusi saab aja jooksul täiustada.