Kuidas asjakohane andmepõhine aruandlus ettevõtjate elu lihtsustab?

Kodanikena oleme harjunud oma riigiga suheldes kasutama kiireid ja tõhusaid e-riigi teenuseid. Digitaalsed platvormid töötavad meie heaks erinevate dokumentide taotlemisel, tuludeklaratsiooni esitamisel ja isegi tervishoiuteenuste kasutamisel. 

 

Riigi ja ettevõtjate vaheline digitaalne suhtlus ei ole aga kõikides valdkondades sellist ühishingamist veel saavutanud. Ettevõtjate jaoks võib riigile aruannete esitamine olla keerukas ja aeganõudev protsess. 

 

 

Väljakutsed riigi ja ettevõtjate vahelises infovahetuses

Sama informatsiooni peab tihti esitama mitmele erinevale ametiasutusele – see kulutab ettevõtja väärtuslikku aega ja ressursse ning toob kaasa suurema halduskoormuse.

 

Pealegi ei ole alati selge, kas kõik ettevõtjatelt erinevate aruandluskohustuste kaudu kogutavad andmed on üldse riigi jaoks vajalikud ja neid kasutatakse relevantse aja jooksul andmeanalüüsides. 

 

Viimane ehk aruandlusega kogutud andmete relevantse aja jooksul kasutamine on veel eraldi tahk kogu protsessis. Nimelt toimub paljude aruannete esitamine aastase intervalliga, mistõttu ka andmeanalüüs toimub riigiasutustes keskeltläbi aasta vanade andmete pealt. See ei pruugi olla tänapäevases kiirelt muutuvas maailmas enam kuigi asjakohane.

 

Lisaks on aruandluses palju vabatekstiliselt kogutavaid hinnanguid või selgitusi, mis toetuvad andmeesitaja subjektiivsele arvamusele või võimaldavad tal küsitud asjaolusid loominguliselt selgitada.

 

Nii koguneb palju subjektiivset ja raskesti võrreldavat teavet, mis omakorda mõjutab riigi poolt teostatavate analüüside kvaliteeti. Sellises formaadis talletatud andmed ei ole automaatselt ja masinloetavalt riigiasutuste vahel kasutatavad.

 

Blogi käesolevas postituses arutleme, kuidas saaks vähendada ettevõtjate halduskoormust, parendada andmete kvaliteeti ning optimeerida andmekogumise protsesse, et muuta aruandlus riigile tõhusamaks ja mõjusamaks.

 

 

Andmepõhine aruandlus – mis see on?

Reaalajamajanduse veebilehel defineeritakse andmepõhist aruandlust niimoodi:

 

„Andmepõhine aruandlus on tehniliste lahenduste süsteem, kus ettevõtjad ei pea riigile esitama aruandeid, vaid võivad oma majandustarkvaradest välja saata agregeeritud andmeid.“

 

Kuid nagu tihtilugu ikka, siis on heal lapsel mitu nime ja ka andmepõhist aruandlust on defineeritud erineva sõnastusega, mis kõik kokku annavad ehk isegi kõige parema arusaamise, millega on tegu.

 

Meie poolt läbi viidud teemakohastes analüüsiprojektides oleme esitanud järgmised definitsioonid:

 

„Andmepõhise aruandluse eesmärk on võimaldada esitada aruandluskohustuse täitmiseks vajalikud andmed masin-masin teel otse tarkvarast. Erinevalt klassikalisest vormipõhisest aruandlusest puudub vajadus täita aruandevorme.“

 

„Andmepõhine aruandlus tähendab, et ettevõte saab esitada oma aruandluskohustuste täitmiseks vajalikud andmed riigile masinloetavalt otse oma infosüsteemist. Erinevalt klassikalisest vormipõhisest aruandlusest puudub vajadus täita aruandevorme.“

 

Seega on tegu ettevõtja aruandluskohustuste täitmise uue ja potentsiaalika moodusega, mis tugineb äriprotsessis kogutavate aruandluse jaoks asjakohaste andmete masinliidestuse teel automaatsel esitamisel riigile.

 

Reaalajamajanduse veebilehel kirjeldatakse selle kasudeks:

• täpsemat ja usaldusväärsemat aruandlust;
• andmete pärinemist otse allikast, mistõttu välditakse nende käsitsi andmevormile sisestamisel tehtavaid vigu;
• raha ja aja kokkuhoidu;
• muutustele kiiresti reageerimist ja andmepõhiste otsuste tegemist.

 

 

Kokkupuude andmepõhise aruandlusega ja mida see kaasa toob?

Reaalajamajanduse visioonis on ambitsioonikalt kirjeldatud, et andmepõhisele aruandlusele ülemineku eeldatav tähtaeg on aasta 2025.

 

Moodustatud on ka vastav juhtrühm, kuhu kuulub suur hulk riigiasutusi alates Statistikaametist kuni Kliimaministeeriumi haldusala asutusteni välja. Erasektorist on juhtrühma kaasatud erinevate tegevusalade liidud ja äritarkvarade arendajad.

 

Seega tundub, et kuigi 2025 aasta tähtaeg on enamike aruandluste jaoks liiga optimistlikult määratud, on andmepõhine aruandlus siiski möödapääsmatu tulevik, mis ükshetk asendab täna domineeriva vormipõhise aruandluse.

 

Kui nii, siis hakkab sellega kokku puutuma iga ettevõtja. Mida see aga täpselt tähendab? Millega tuleb ettevõtjal arvestada?

 

Esimene asi, millest siis enam pääsu ei ole, on andmete digitaliseeritus. Kui aruandluskohustust tuleb asuda täitma andmete automaatse masinliidestuse teel esitamisega, siis peavad ettevõtjal olema kõik aruandluseks asjakohased andmed asjakohas(t)es tarkvara(de)s. 

 

Teine tingimus on, et ettevõtjal tuleb asjakohas(t)ele tarkvara(de)le luua liidestus üle X-tee riigi poolt loodava vastava aruandluskeskkonnaga. Selleks aga, et õiged andmed õigel kujul liikuma panna, tuleb ettevõtjal kasutusele võtta riigi poolt välja töötatud taksonoomia.

 

Oot-oot! Taksonoomia? Kes gümnaasiumi bioloogiatunnist mäletab, siis taksonoomia on kõikide elusolendite korrastatud süsteem, kus igal liigil on oma koht eluslooduse terviklikus klassifitseeritud süsteemis. Kuidas see puutub andmepõhisesse aruandlusesse?

 

Andmepõhises aruandluses on taksonoomiale antud uus, kuigi teataval sarnasusel põhinev tähendus. See on klassifikaatorite süsteem, mis korrastab ja liigitab andmeid. See loob ühtlustatud raamistiku, mis aitab erinevaid andmed kategoriseerida ja kirjeldada.

 

Ehk siis taksonoomiat võime nimetada ka kokku lepitud reeglistikuks, mis aitab erinevate andmehaldajate andmed tähenduslikult ühtlustada (nt kokku viia, et ühe ettevõtja tarkvaras olev atribuut „palk“ ja teise ettevõtja tarkvaras olev atribuut „töötasu“ on üks ja sama asi). Sedasi ühtlustatud andmeid on lihtsam kasutada, tõlgendada ja analüüsida.

 

Peale selle nõuab taksonoomia välja töötamine riigiasutustelt põhjalikku analüüsi, milliseid andmeid nad ikkagi vajavad ja millisel kujul (nt milline on konkreetse arvulise väärtuse mõõtmiseks parim ühik). Selle tulemusena väheneb ettevõtjatelt aruandluse raames küsitavate atribuutide arv.

 

Näiteks tuvastasime Kliimaministeeriumile tehtud analüüsis, et kaugkütteettevõtetel on kütustega seotud aruandluskohustustes atribuute üle 600. Kokku on arvutatud, et erinevad riigiasutused küsivad ettevõtetelt rohkem kui 400 aruannet ning kõigi aruannete peale on üle 60 000 andmevälja.

 

Kokkuvõtvalt, kui rakendub andmepõhine aruandlus, siis tuleb ettevõtjal üle vaadata oma andmehaldus ja seda vajadusel korrastada ning välja töötatud taksonoomiaga vastavusse viia. Olenevalt aruandluse valdkonnast ja ettevõtjast võib andmehalduses vajaliku muudatuse maht olla väga erinev. 

 

Üldises vaates võib aga öelda, et mida suuremal määral teeb ettevõtja täna aruandevormi täitmiseks spetsiaalselt arvutusi, selle asemel et asjakohasest tarkvarast asjakohased väärtused aruandevormile ümber kirjutada, seda suurem töömaht ootab teda andmepõhisele aruandlusele üleminekul andmehalduse korrastamises.

 

Lõpptulemusena, kui andmepõhine aruandlus on tööle saadud, võimaldab see ettevõtjale tänase aruandevormide täitmise pealt aja ja raha kokkuhoidu ning halduskoormuse vähenemist. Rääkimata sellest, et andmete aruandevormile käsitsi ümber tõstmisest tuleneda võivad vead muutuvad möödanikuks. 

 

Kasu võib olla ka kaudsem. Kui andmepõhine aruandlus saab olema tänase vormipõhise aruandlusega võrreldes reaalajalähedasem (ideaalis on see niimoodi mõeldud) ning riigiasutustel on või tekib juurde võimekust andmete tihedamaks analüüsimiseks, siis on võimalik saavutada ajakohasem otsustamine. Rääkimata otsustamise andmepõhisemaks muutumisest võrreldes tänasega.

 

 

 

Millega andmepõhisele aruandlusele üleminekul arvestada?

Kõige olulisem tingimus on teatud infotehnoloogilise küpsuse omamine. Viimane tähendab ettevõtjale suures plaanis kahte poolt: 

 

1. aruandluskohustuste täitmise jaoks vajalike andmete haldamine toimub asjakohas(te)s spetsiaaltarkvara(de)s;
2. juhtimine ja IT-arendused oleksid standardiseeritud, dokumenteeritud ja kommunikeeritud ning riskid süsteemselt juhitud ja maandatud.

 

Esimene punkt tähendab seda, et masinad ei saa andmeid liigutada, kui need asuvad paberdokumentides või dokumendifailides. Teine punkt tagab aga selle, et andmehaldus, selle parendamiseks tehtavad arendused ning andmepõhiseks aruandluseks loodav liidestus ei kujuneks nn mustaks kastiks, kui selle eest vastutanud isik ettevõttest lahkub või lepinguline suhe välise arenduspartneriga lõpeb.

 

Kui infotehnoloogiline küpsus on ettevõtjal saavutatud, siis on andmepõhisele aruandlusele üleminekul omakorda suures plaanis kaks poolt: 

 

1. riigi poolt koostatud taksonoomia kasutuselevõtt andmete halduses;
2. liidestuse loomine üle X-tee riigi poolt arendatud aruandluskeskkonnaga. 

 

Taksonoomia kasutuselevõtt tähendab andmehalduse üle vaatamist ja vajadusel vajalike muudatuste tegemist. Muudatuste hulk ja olemus on valdkonniti erinev, kuid võib tähendada nii andmete senisest detailsemat kogumist ja haldamist, seni puudunud andmete lisandumist või hoopis andmete teatud kujul agregeerimist või transformeerimist.

 

Liidestuse loomiseks tuleb ettevõttel liituda X-teega, sh võtta kasutusele turvaserver ja taotleda sellele sertifikaate (nt autentimissertifikaat, signeerimissertifikaat). Andmete edastamiseks soovitatakse riigi poolt XML formaati XBRL GL (ingl k eXtensible Business Reporting Language Global Ledger) standardis. Viimane lähtub raamatupidamislikust loogikast. 

 

Ka reaalajamajanduse veebilehel kirjutatakse andmete liikumisest ettevõtte majandustarkvarast riigiasutustele. Paraku ei sisalda kõik aruandlused, mis on andmepõhisele aruandlusele ülemineku skoopi hõlmatud ainult raamatupidamislike ostu-müügi tehingute andmeid. 

 

Näiteks keskkonnaaruandlustes küsitakse ettevõtjalt peaasjalikult hoopis teistlaadi andmeid – loodusrressursi kasutamise koguseid, saasteainete keskkonda viimise koguseid jms, kus ei ole ostjat, müüjat ega nendevahelist tehingut.

 

Selliste aruandluste puhul ei ole enamik andmeid majandustarkvaras ja ka XBRL GL kasutamine võib osutuda üpris keeruliseks, kuid meie tehtud seniste analüüside põhjal siiski põhimõtteliselt võimalikuks.

 

 

Kuidas saame abiks olla?

Trinidad Wisemanis oleme analüüsinud kahe valdkonna aruandluskohustusi ning seda, kuidas neis valdkondades saaks minna üle andmepõhisele aruandlusele. Oleme kokku puutunud mõlemas valdkonnas välja töötatava taksonoomiaga ning näinud infotehnoloogiliste võimekuste valdkonnasiseseid erinevusi. 

 

Mis puutub taksonoomiasse, siis omast kogemusest teame, et see võib tunduda esmapilgul väga keeruline ja raskesti mõistetav. Selle mõtestamine vajab aega ja süvenemist ning väljumist aruandluse kui aruandevormi põhise infoedastuse raamistikust.  

 

Andmepõhisele aruandlusele üleminek ei ole pelgalt IT-lahendus. See on põhimõtteline kontseptuaalne mõttemuudatus, kus senine vormipõhine aruandlus tuleb ümber mõtestada andmepõhiseks.

 

See tähendab seda, et tänase aruandevormi ehk samahästi kui täidetava dokumendi kujul esitatava aruande asemel tuleb hakata esitama andmeid, mida erinevad riigiasutused saavad enda vajaduste põhiselt kasutada, näiteks tehes andmete pealt erinevaid arvutusi.

 

Seega peavad ettevõtjal kõik andmed tekkima tööprotsessis soovitud kujul (selle määrab taksonoomia) ja talletuma asjakohases tarkvaras või infosüsteemis.

 

Andmepõhise aruandluse puhul ei saa nii, et kui aruandlustähtaeg läheneb, siis istud arvuti taha, võtad aruandevormi ette ja asud seda täitma, tuletades või arvutades seejuures jooksvalt vormil küsitud väärtusi, mille kohta tööprotsessis ei ole andmeid talletatud.

 

Andmepõhises aruandluse puhul peavad kõik väärtused tekkima tööprotsessi käigus, et neid saaks kokku lepitud ajahetkel automaatselt esitada.

 

Andmepõhisele aruandlusele üleminek nõuab ettevõtjalt suuremal või vähemal määral andmehalduse korrastamist ja vastavusse viimist välja töötatud taksonoomiaga. Siinkohal saab Trinidad Wiseman sind aidata.

 

Saame analüüsida ja hinnata sinu ettevõtte infotehnoloogilist küpsust, võrrelda andmehalduse olukorra vastavust valdkonna taksonoomiale ja leida lahendusi, kuidas andmete kogumise ja haldamise protsesse parendada. Võta meiega ühendust, arutame koos võimalusi ja leiame sulle sobiva lahenduse.

 

 

Kokkuvõtteks

Riik valmistub andmepõhise aruandluse kasutuselevõtuks. Erinevad valdkonnad teevad praegusel hetkel süsteemseid ettevalmistusi, et selgitada välja, kuidas ja millisel moel andmepõhist aruandlust saab rakendada.

 

Seejuures töötatakse välja erinevate valdkondade taksonoomiaid. Kõik viitab sellele, et ühel hetkel saab andmepõhisest aruandlusest reaalsus. Ettevõtjatele tähendab andmepõhine aruandlus investeeringuid andmehalduse korrastamisse ja X-tee liidestuse loomisesse riigi aruandluskeskkonnaga.

 

Kui aga andmete haldus ei ole veel täielikult digitaliseeritud ja/või juhtimine ning IT-arendused  ei ole süsteemselt korraldatud, siis on ettevõtjal vaja esmalt panustada sellesse, et saavutada selline infotehnoloogiline küpsustase, mis võimaldab asuda üle minema andmepõhise aruandluse.

 

Eelnevast tulenevalt, andmepõhine aruandlus säästab ettevõtja aega ja raha aruandluskohustuste täitmisel ning annab kindlustunde, et aruandluse käigus ei ole tekkinud inimlikust eksitusest vigu. Säästetud aja ja raha saab suunata ettevõtte toodete ja teenuste arendamisse.

 

Oma blogis oleme kirjutanud proaktiivsetest teenustest ka eraisiku vaatest. Loe meie varasemaid artikleid: “Millised eeldused peavad olema täidetud proaktiivsete e-teenuste arendamiseks?” ja “Proaktiivsed sündmusteenused ehk Eesti digipöörde järgmine samm.”