Mis on tordi roll arendusprojektides?
Meie tiimijuht Sulev Kraam kutsus stuudiosse Madleen Mäe Tööinspektsioonist ja Rainer Rohtla TEHIKust, et rääkida TEISi projekti näitel tiimitunnetuse loomisest ja koostöö motivatsiooni hoidmisest, sellest miks ei tohiks projekti avakoosolekult puududa üks maitsev tort ning milline on tänapäeval kliendi roll arendusprojektides.
Trinidad Wisemanis oleme koostöös Tööinspektsiooni, TEHIKu ja TripleDeviga TEISI ehk Tööeluinfosüsteemi arendanud juba pea neli aastat. Igal aastal on keskmiselt valmis ehitatud kaks suuremat teenust. Viimati valmisid transpordiettevõtete järelvalve ning tööõnnetuste menetlemise funktsionaalsused.
Käesolev intervjuu on kokkuvõte podcastist, mida saad täispikkuses kuulata siit.
Sulev Kraam (Trinidad Wiseman): „Alustuseks küsin, kuidas oleme jõudnud sellisesse olukorda, et tellitud funktsionaalsused lähevad tähtaegselt live´i (toodangusse) ja midagi hiljaks ei jäägi? On see juhus?“
Rainer Rohtla (TEHIK): “Juhus see ei ole. Iseasi on see, kui tähtaegselt me midagi live´i oleme pannud. Meie arendusfilosoofia ei ole kangelaslikult tähtaegu saavutada, vaid meil on väärtuspõhine arendus, millega püüame Eestis asju paremaks teha ja inimestele paremaid e-teenuseid pakkuda.
Kui vahel lähebki tähtaeg natuke üle, saame selle võrra teenust oluliselt paremaks teha. Seepärast, kui see kuidagi kohustuslik ei ole, oleme konkreetsest tähtajast pigem loobunud. Näiteks struktuurivahendite puhul on aga tähtaeg oluline.
Kivisse raiutud tähtaja puhul tuleb teha analüüsi laua taga raskeid valikuid: mida arendada ja mida mitte; mida ruttu esimeses etapis ära teha ja mida saab teise etappi jätta; kust leida rahastust, et jätkata pärast live´i?“
Madleen Mäe (Tööinspektsioon): “Lisan, et sellisel hetkel on äripoolel kindlasti oluline aru saada, miks me midagi teeme ja mis on põhiline kriitiline funktsionaalsus. Kui tulebki valikuid teha, siis sellest “miksist” aru saades mõistame, milline on vajalik miinimumtoode ja on ka lihtsam otsustada nn “tore oleks” funktsionaalsused, mida saab järgmisesse etappi viia.“
Sulev Kraam (Trinidad Wiseman): “Kas kliendi poolel ei olegi siis nii, et raha on olemas, tähtaeg on olemas ja nüüd on vaja teha üks hange ning jääda kannatamatult tulemust ootama?“
Rainer Rohtla (TEHIK): „Sa pead silmas agressiivset ootamist.“
Madleen Mäe (Tööinspektsioon): “Ma arvan, et see on hea näide, kuidas asjad välja ei tule. Enne meie vestlust mõtlesin, mis on see kriitiline osa, mille äripool peab arendusse andma. Näiteks nii ei saa mõelda, et võtame ja teeme lihtsalt jaanuaris tellimuse ja detsembris soovime selle vastu võtta.
Ka äripool peaks kindlasti kogu aeg pildis, kaasas, huvitatud ja reageerimiseks valmis olema. Kindlasti on oluline olla paindlik ja usaldada. See kõik on tiimi töö. Kui oleme ühise laua taga ja näiteks analüütikud annavad märku, et mingi asi võib mõistlikum ja tehniliselt teostatavam olla, ei tasu äripoolel kohe blokki sattuda. Tuleb olla avatud asjade ümbermõtlemiseks.“
Rainer Rohtla (TEHIK): “Mentaliteet, et tehakse riigihange ja arvatakse, et sisendit on piisavalt ja tulge aga kolme kuu pärast näitama, mis te valmis olete saanud, ei ole ainult IT sektorile tavapärane, vaid kehtib ka teistes valdkondades.
Selline suhtumine ei tööta üheski valdkonnas. Kui tahad teha päriselt head teenust, pead selle teemaga kogu aeg kaasas käima. Äripoole pealt vaadatuna ei ole see aga sugugi nii lihtne. Tihtipeale tehakse tarkvaraarendust äripoolel suhtumisega, et meil on raha ja meil on see teenus vaja ära teha.
Inimestele antakse lisanduv kohustus, mis tähendab projekti tegemist põhitöö kõrvalt. TEHIKus on nii, et kui teeme agiilset arendust, on meil pidev kontakt kogu tiimiga - olgu selleks Tööinspektsioon, TEHIK või meie arendustiim. See tähendab, et inimene, kes äriprotsessi tunneb, saab topelt koormuse.
Tihtipeale aga ei arvestata, et spetsialistil oleks vaja selleks perioodiks teised projektid laualt ära võtta, et ta saaks päriselt keskenduda ega teeks asju üle käe. Väga oluline on, et inimesel oleks piisavalt aega keskenduda, sest siis on lootust, et sünnib ka korralik e-teenus.“
Madleen Mäe (Tööinspektsioon): “Ärilisest vaatest on kindlasti tegemist väljakutsega. Mina äripoole esindajana (äripoole tooteomanikuna) näen palju vaeva sellega, et inimesi kokku saada, kui tiimil või analüütikutel tekib protsessi keskel täpsustavaid küsimusi. Meil võib analüüs tehtud olla, aga paratamatult, kui nüansse on nii palju, tekib hiljem piletite kirjutamise käigus veel küsimusi.
Klassika on see, et kõigil on kalendrid täis ja heal juhul saaksin koosoleku kokku kutsuda järgmiseks nädalaks. Seega, ma näen ise palju vaeva, et neid vastuseid kiiremini saada. Mul kulub palju auru selgitamaks inimestele, miks see oluline on – miks on vaja nüüd ja kohe reageerida. Aegajalt ka vabandan ette ja taha, et ma ei ole andnud piisavalt reageerimise aega ette, aga samas see võimaldab tiimil koguaeg kiiresti edasi liikuda.“
Rainer Rohtla (TEHIK): „Räägime nüüd, miks on oluline, et su arendajatele oleks tagatud pidev tööhõive. Kui analüütik ei saa piisavalt kiiresti sisendit ega seetõttu oma arenduspileteid valmis, tähendab see seda, et back-endi tüüpidel hakkab ühel hetkel tööd väheks jääma. Kui aga nemad ei tee oma osa ära, siis on front-end arendajatel samuti tööpuudus käes.
Kui me aga soovime, et need arendajad oleksid koguaeg meie projektis, siis peame omaltpoolt kindlasti suutma tagada kogu tiimi tööga hõivatust. See on tohutu väljakutse korraldada nii, et kõigil osapooltel – analüütikutel, disaineritel, arendajatel ja lõpuks veel ka testijatel oleks piisavalt tööd, et selles projektis edasi olla.“
Madleen Mäe (Tööinspektsioon): “Mina omaltpoolt tervitan kõiki Tööinspektsiooni inimesi, kes alati väga kiiresti tulevad mu laua taha ja hakkavad ajusid ragistama.“
Sulev Kraam (Trinidad Wiseman): “Vaatasin, et aktiivses projektigrupis on kokku üle 25 inimese. Sinna kuuluvad 4 erineva asutuse/ettevõtte töötajad + inimesed, kes töötavad distantsilt. Kui lihtne või keeruline on sel juhul hoida fookust ja töövoogu ühtlasena?“
Rainer Rohtla (TEHIK): “Inimeste hõivatusest rääkides on see kindlasti väljakutse. See on tõesti raske. Aga vähemal või suuremal määral oleme suutnud tagada, et projektis osalejatel oleks koguaeg piisavalt tegevust. Ma ütleks, et kui inimene töötab kaugelt ja on projektis juba mõnda aega olnud, siis fookus enam üldjuhul ära ei kao.
Et asjad saaksid tähtajaks tulemuslikult tehtud, tuleb 4 asutust/ettevõtet „liimida“ üheks tiimiks. Nii ei teki “meie” ja “teie” tiimi ega mõelda liiga palju sellele, palju keegi palka saab ja palju tund maksab. Kui vähegi võimalik, siis unustage igasugu muud triviaalsused laua taga ära ja keskenduge sellele, et teeme ühe tiimina e-teenust eesti rahvale.
See on oluline, et inimesed kes projekti panustavad teaksid, miks nad seda projekti tegelikult teevad. See ei kehti ainult arendajate kohta, vaid puudutab ka Tööinspektsiooni kolleege. Ka nemad peavad aru saama, millist teenust ja kellele nad arendavad ning milline on nende roll selles.
Tore on see, et arendajad vaatavad oma arenduspiletit ja tahavad päriselt ka teada, et mis sellest lõpuks saab. Kui tulemus neile korda läheb, siis mina olen täiesti veendunud, et kui inimene saab oma ülesandest aru, siis on ta motiveeritud tegema ka palju paremat tööd.“
Madleen Mäe (Tööinspektsioon): “Ilmselt on ka kõigis teistes valdkondades nii, et kommunikatsioon on väga oluline. Seda nii ametlikumate koosolekute näol kui ka tiimiga vahetult kokku saades ja suheldes, et tiimitunnetust kasvatada.
Minul on tunne, et meie tiimis on tekkinud see ühine tiimitunnetus, vastutus ja soov koos asju ära teha ning näiteks live´i lähenedes tunnevad kõik, et nüüd on tõesti vaja endast kõik anda.
Siin tuleb mängu see, kui hästi oled kommunikeerinud projekti olulisust ja kes sellest võidab. Ma usun, et kui on läbivalt olemas teadmine, et teeme koos Eesti rahvale jälle mingi hea teenuse, siis aitab see ka distantsilt töötavaid erinevaid osapooli koos hoida.“
Rainer Rohtla (TEHIK): “Kujuta ette, et informeeriksid oma tiimiliikmeid - kellega sellist head tiimitunnetust ei ole - tähtaja lähenemisest. Kas neid üldse huvitaks see tähtaeg?“
Sulev Kraam (Trinidad Wiseman): “Sealt tuleks ilmselt midagi sarnast, et mul on juba selleks ajaks puhkus planeeritud.“
Rainer Rohtla (TEHIK): “Meenutan seda, kuidas me esimest ja ääretult olulist live´i tegime. Meil oli arenduse esimesest sprindist live´ini täpselt aasta ning me saime valmis ametliku rakenduse, iseteeninduskeskkonna, töökeskkonna esindajate funktsionaalsuse ja tohutu suure järelvalveploki sinna otsa. Meeletu pinge oli peal, et saaks õigeaegselt live´i mindud ja et saaks ka kohe teenust kasutama hakata.
Projekti algusest peale keskendusime väga hea tiimitunnetuse loomisele. Viimased kuud enne live´i tegid paljud meist oluliselt rohkem, kui neilt võiks tavaolukorras oodata. Aga miks peaks inimene selle lisasammu tegema? Järelikult ta tundis, et tema töö on oluline, ta teeb seda toredatele inimestele ja talle see projekt meeldib.
Meie jaoks oli oluline oma rahastajale näidata, et see tiim on võimeline arendama kõrge kvaliteediga teenuseid ja me teeme asjad õigeaegselt ära. Selle me saavutasime ja võib öelda, et rahastusega on meil ka järgmisteks aastateks väga hästi. Tiimi suure eneseületuseta poleks me seda suutnud ja täna oleks see pilt võinud olla hoopis teistsugune.“
Sulev Kraam (Trinidad Wiseman): “Kui tiimitunnetus ja usaldus on tiimis olemas, siis inimesed täidavad neile antud rolle ega lähe teise kapsamaale oma õigust või teadmisi näitama. Sellist käsitsi juhtimist või micromanageerimist, mis paljudes projektides on tavapärane, ei peagi tegema.
Micromanageerimise all pean silmas, et tuleb kõrgemal seisev isik ja ütleb, kuidas tema arvates peaks asju tegema. Mis te ise arvate, mis on need konkreetsed tegevused, mis teie olete teinud usalduse tekkimiseks?“
Rainer Rohtla (TEHIK): “Kõigepealt, minu meelest ei saa projekti alustada nii, et sa ei usalda neid inimesi, kes sulle avakoosolekul otsa vaatavad. Ma saan usaldust kaotada ja ka teised inimesed saavad usaldust kaotada, aga ma ei kujuta ette, et usaldamatusest saaks tekkida usaldus.
Minu lähtepunkt on alati see, et me usaldame neid inimesi, kes on hanke võitnud. See on ausa konkurentsi tulemus ja need inimesed oskavad teha midagi, mida meie ei oska. Vastasel juhul ei oleks meil seda hanget üldse vaja.“
Madleen Mäe (Tööinspektsioon): “Just.“
Rainer Rohtla (TEHIK): “See tähendab, et võimalda inimestel oma töö ära teha. See ongi minu meelest kõige alus. Mina olen ITs olnud väga lühikest aega ja enne seda projekti ei teadnud ma IT sektorist suurt midagi.
Elu on õpetanud alandlikkust nende suhtes, kes teavad sinust palju rohkem ja laua taga oli näha, et need inimesed tõesti teavad, mida nad teevad. See oli hea stardipunkt, kust edasi minna ja kindlasti väga oluline kogemus minu jaoks.“
Sulev Kraam (Trinidad Wiseman): “Nagu sa mainisid, liituvad projektiga väga erineva taustaga inimesed, kellest mõned on 15 või 20 aastat teinud ainult ühte või mitut projekti. Kuidas teha nii, et kõik osalejad on ühel lainel ja kes seda peaks tegema? On see projektijuht? Klient?“
Madleen Mäe (Tööinspektsioon): “Siin tuleb mängu jälle kommunikatsioon ja omavaheline suhtlus. Ühel lainel olemise aluseks on kindlasti see, et me saame aru, miks me seda toodet teeme või seda teenust arendame. Miks see oluline on, mida see annab ja kellele see väärtust pakub.
Kommunikatsioon peab olema pidev ehk kui inimesed vahetuvad, tuleb kõik jälle üle rääkida. Meie projektis on süsteem ka hästi dokumenteeritud, mis aitab näiteks uuel arendajal lihtsasti projektist aru saada. Äripoole ülesandeks on kindlasti anda ülevaade ka väärtustest, teenuste sisulisest poolest ja sellest, miks me neid teeme.“
Sulev Kraam (Trinidad Wiseman): “Enne sa rääkisid „meie“ ja „teie“ tiimidest. Ma natuke urgitsen. Tavapäraselt on projekti koosolekul kohe märgata seda “meie” ja “teie “ juttu. TEISi projektis tundub, et sellist asja praktiliselt polegi, on ainult “meie” jutt. Millist nõu võiksid kuulajale anda - kuidas olete selle TEISi projektis saavutanud?“
Rainer Rohtla (TEHIK): “Ma räägin ühe loo. Meil oli hankeinfopäev ja inimesed olid kogunenud kuulama, mida selle hanke tulemusena plaanime saavutada. Seal rääkisime oma arendusväärtustest (me ju ei teadnud, kes meie arenduspartneriks tuleb) ja selgitasime, et kuidas me näeme, et see koostöö võiks toimida.
Selle peale esitati Trinidad Wisemani poolt küsimus, et praegu räägite küll nii ilusat mesijuttu, aga kui leping allkirjastatakse, kas siis on nii nagu tavaliselt, et hakatakse käsi väänama?
Mina siis ütlesin selle peale, et ma protokollin selle küsimuse ja vastuse ja kui me pärast ajame mingit udujuttu, siis teate, millele viidata. Minu vastus oli, et ei me ei vääna käsi - seesama jutt, mis on infopäeval, on ka pärast. Meil peab olema üks tiim ja peame suutma koos tulemust saavutada.
Nii lihtne või elementaarne asi minu jaoks ongi, aga võibolla mitte alati ja mitte igas projektis. Isegi arendajad meenutavad, kuidas me selle lõpuks ellu viisime. Tegime suure avapaugu ja alustasime avakoosolekut suure – vist 10 või 12 kg - tordi lõikamisega, millest sai ka terve TEHIK osa. Tort oli kaunistatud õigete loosungitega ning meil olid võileivad ja soojad joogid. Kui kõht sai täis, oli väga hea laua taha asuda ja koosolekuga alustada.
See oli meie poolt esimene tervitussamm ja arendajad tegid omaltpoolt sammu kohe vastu ka. Nii lõime usaldusliku õhkkonna ja see kestab siiani. Eks ikka on olnud inimesi, kes küsivad, et avakoosolekul tort või? Torti saab ju siis, kui midagi valmis on :) Aga millist koostööd sa sellise suhtumisega arendad?“
Käesolev intervjuu on kokkuvõte podcastist, mida saad täispikkuses kuulata siit.
