Kuidas edukalt siseveebi juurutada e-Residentsuse meeskonna näitel

e-Residentsuse tiim on alates 2014. aastast tööd teinud selle nimel, et anda ettevõtjatele üle maailma digitaalne juurdepääs Eesti arenenud e-teenustele. Varasemalt puudus organisatsioonil ühtne süsteem info haldamiseks, mis tõi kaasa mitmeid kitsaskohti. Koostöös kliendiga lõime meeskonnale uue siseveebi, kasutades selleks Atlassiani tarkvara Confluence ja selle lisarakendust Refined. 

Keskne teadmistebaas toetab meeskonna igapäevatööd mitmel moel. Kogu vajalik info on kiiresti leitav nii kogenud kui uuele kolleegile, projektide juhtimine senisest tõhusam ning omavaheline koostöö sujuvam. Järgnevalt jagame projektist saadud kogemust ja soovitusi, kuidas siseveebi edukalt juurutada.

Trinidad Wiseman on Atlassian Platinum Solution Partner. Aitame sul valida sobiva tarkvara ja seadistame selle, arendame Jira ning Confluence'i rätseplahendusi ning koolitame ja toetame lahenduste juurutamisel. Vaata lähemalt meie kodulehelt.

Probleem: killustunud info vähendab meeskonna efektiivsust

Eesti on esimene riik maailmas, mis pakub alates 2014. aastast väliskodanikele võimalust e-residendina osa saada oma digiriigi e-teenustest ning asutada Euroopa Liidu ettevõte asukohast sõltumata. Tänaseks on e-residendi staatus väljastatud üle 115 000 inimesele, kes on loonud Eestisse rohkem kui 31 000 ettevõtet.

e-Residentsuse programmi meeskonnas töötab üle 20 inimese, kes moodustavad 3-5-liikmelised osakonnad. Seni puudus organisatsioonil ühtne süsteem info haldamiseks ja talletamiseks. Iga osakond kasutas selleks oma lähenemist ja tööriistu (peamiselt Microsoft OneDrive’i või Google Drive’i), mistõttu oli vajaliku info leidmine sageli keeruline ning nõudis kolleegide abi.  

Pärast kümmet tegevusaastat tajus meeskond vajadust ühtse ja selge süsteemi järele, mis lihtsustaks igapäevatööd, ning pöördus Trinidad Wisemani poole, et visioon ellu viia.

Protsess: selguse loomine algab olukorra kaardistamisest

Siseveebi ehitamisele eelnes põhjalik eeltöö, mille jooksul kaardistasime meeskonna ootused uuele lahendusele ja süstematiseerisime koos kogu senise dokumentatsiooni, et luua siseveebile võimalikult selge struktuur ning lihtne navigatsioon.  

1. Selgitasime välja meeskonna ootused uuele siseveebile, sh soovitud võimalused, mida senised lahendused ei pakkunud.  
2. Kaardistasime olemasoleva dokumentatsiooni, kasutades tööriistadena Mirot ja Excelit. Kirjutasime välja kogu Google Drive´i kaustastruktuuri, määrasime omanikud ja tegime kaartide sorteerimist individuaalselt ja gruppides, et infot loogiliselt struktureerida ja kategoriseerida.
3. Defineerisime projekti mõiste. Kuna projektides osalevad tihti kolleegid eri osakondadest, ei piisanud siseveebis osakonnapõhisest ülesehitusest. Pärast põhjalikku arutelu, mis on projekt, ning mõiste defineerimist, sündis otsus osakonnad ja projektid lahku lüüa.
4. Võtsime to-be lahenduse ja analüüsisime, kuidas migreerida olemasolev sisu uude struktuuri.

Pilt

Lahendus: ühtne siseveeb Atlassani tarkvara baasil  

Pärast põhjalikku eeltööd ehitasime e-Residentsuse meeskonnale uue keskse siseveebi, kasutades selleks Atlassiani tarkvara Confluence ning selle lisarakendust Refined.  

Uus siseveeb koondab ühte kohta meeskonna, osakondade ja projektide info. Erinevalt varasemast on projektide info kategoriseeritud projektipõhiselt, mitte osakonnapõhiselt. Samas on igal osakonnal ka oma nurk ehk space, kus spetsifiilisi teadmisi talletada.  

Uuringute andmebaas kogub kokku kõigi osakondade tellitud uuringud. Väga populaarseks on osutunud meeskonna info, kust leiab kolleegide kontaktid, biod ja positsioonid.  

Uus siseveeb sündis e-Residentsuse meeskonna ja Trinidad Wisemani tihedas koostöös. Kogu protsessi jooksul kaasasime sellesse tiimi liikmeid, tegime intervjuusid ja töötubasid ning koostööpäevi. Eeldasime vaba suhtlust ja panustasime sellesse, et koos veedetud aeg oleks meeldiv, mis tegi projekti mõlemale poolele nauditavaks.  

Pilt

Tulemus: üks teadmistebaas, mitmekordne kasu

Hästi organiseeritud keskne siseveeb toetab meeskonna igapäevatööd mitmel viisil:

• tänu ühtsele süsteemile on vajalik info, alates esitluste põhjadest kuni meeskonnaliikmete kontaktideni, kõigile kättesaadav ja kiiresti leitav;  
• kogu meeskonnal on pidev ülevaade kõigist töösolevatest ja lõppenud projektidest;
• projektide juhtimine on varasemast lihtsam ja tõhusam, eriti kui projekt on seotud kolleegidega eri osakondadest;
• tänu põhjalikule analüüsile ja valitud tööriistadele (Confluence ja Refined) on siseveebi navigatsioon lihtne ja loogiline;  
• ühtne teadmistebaas võimaldab süstemaatiliselt teadmisi dokumenteerida, mis aitab uutel (või pärast pausi naasnud) meeskonnaliikmetel sujuvalt sisse elada;
• lahendus hõlbustab koostööd teiste asutustega, kuna siseveebist on mugav jagada infot (nt mõne projekti lehte) väljapoole organisatsiooni;
• igapäevaselt leiavad kasutust mitmed Confluence’i lisavõimalused, nagu vormid koosolekute protokollimiseks ja OKR board’id;
• palju kasutatakse lahendust kolleegide info ja kontaktide otsimiseks;
• tänu mobiiliversioonile on siseveebi mugav kasutada ka telefonis.  

Õppetunnid: kuidas edukalt siseveebi juurutada

e-Residentsuse siseveeb on hea näide, kuidas kaardistada olemasolev dokumentatsioon ning luua selge struktuuriga teadmistebaas, mis aitab meeskonnal oma eesmärke täita.

Meie soovitused, mida siseveebi loomisel jälgida:

1. Kaasake meeskonda. Mida rohkem inimesi siseveebi loomisse kaasata, seda kiiremini võtavad nad uue süsteemi omaks. Oluline on kaasata ka neid tiime, kel on juba toimiv süsteem ning kes ei pruugi muudatuste järele vajadust näha. Kaasamisega alustage juba päris protsessi alguses.
2. Näidake eeskuju. Siseveebi juurutamine peab olema toetatud juhtide poolt, et uus tööprotsess omaks võetaks. Selleks et uus tööriist aktiivselt kasutust leiaks, on tarvis autoriteete, kes näitavad meeskonnale eeskuju selle kasutamisel.
3. Panustage eeltöösse. Siseveebi ehitamine ei ole tingimata keeruline, aga võib olla aeganõudev protsess. Varuge aega olukorra kaardistamiseks ja info süstematiseerimiseks, siseveebi eesmärkide ja ülesehituse kokkuleppimiseks. Põhjalik eeltöö tasub end õnnestunud tulemuse näol mitmekordselt ära.
4. Määrake omanikud. Siseveebi igal lehel peab olema kindel omanik ning meeskonnaliikmete vahetudes tuleb rolli leida uus inimene. See tagab, et siseveeb ei jää ajale jalgu ega “kasva võssa”. See põhimõte tasub kirja panna ja ühiselt meeskonnale kommunikeerida.  
5. Kombineerige tööriistu. Igal tööriistal on omad eripärad ja piirangud. Näiteks pole Confluence parim lahendus pildifailide või fotoalbumite haldamiseks. Selleks on mugavam kasutada teisi lahendusi, mille saab siseveebi linkida.

Kokkuvõtteks

Ühtne, hästi organiseeritud teadmistebaas on muutnud e-Residentsuse meeskonna igapäevatöö varasemast tõhusamaks ja sujuvamaks.  

Siseveebi juurutamine organisatsioonis pole tingimata raske, kuid nõuab põhjalikku eeltööd ja õigeid tööriistu, et lahendus kogu meeskonnale väärtust looks.

Trinidad Wisemanil on üle 15-aastane kogemus IT-süsteemide disainimisel ja arendamisel, sealhulgas Atlassiani lahenduste pakkumisel. Kui soovid arutada, kuidas juurutada siseveebi oma organisatsioonis, võta meiega ühendust.