Siseveebi uuendamine
NB! Juhime tähelepanu, et Atlassiani tooteid arendatatakse tempokalt. Artiklis välja toodud tooteomadused võivad ajas muutuda.
Ettevõtte kasvades on oluline, et sisekommunikatsiooni toetaks hästitoimiv siseveeb. Keegi ei soovi kulutada aega olulise teabe otsimisele meilidest ega viimase dokumendi versiooni tuvastamisele.
Siin tuleb appi siseveeb, mis aitab hoida kogu vajaliku info viimaste uuendustega ühes kohas. Ühtlasi võimaldab siseveeb head ülevaadet kõigist puhkusel või lähetusel viibijatest, aitab jagada uudiseid, protsessikirjeldusi ning kõike põnevat, mis ettevõtte sees on toimumas. Käesolevas postituses räägime siseveebi tähtsusest ning jagame Trinidad Wiseman`i siseveebi uuendamise teekonda.
Confluence on suurepärane valik, kui otsid keskkonda, milles talletada kõike vajalikku, et igapäevased tööga seotud küsimused saaksid kiirelt vastused. Siseveebi saab lihtsasti üles ehitada just oma ettevõtte vajaduste põhiselt. Confluence on varustatud suure valiku mallidega, nii et ei pea hakkama ise ratast leiutama.
Kogu sisu on kergesti muudetav, mis teeb dokumentide ajakohasena hoidmise lihtsaks. Enam ei ole muret topelt dokumentidega. Confluence’i on võimalik siduda paljude teiste rakendustega, näiteks Microsoft, Trello, Jira, Slack ja mitmete teistega. See võimaldab tööd teha veelgi produktiivsemalt.
Trinidad Wiseman`i siseveebi uuendamine
Juba 10 aastat tagasi võtsime Confluence'i keskkonna kasutusele oma siseveebina. Hellitavalt hakkasime seda kutsuma wiki`ks. Lisasime siseveebi igapäeva toimetusteks olulist teadmust ning hakkasime kirja panema ka metoodikaid. Firma kasvades nägime wiki`s võimalust teadmiste veel laialdasemaks jagamiseks ning julgustasime kõiki töötajaid sinna oma teadmisi kirja panema. Tänaseks on meid kokku juba peaaegu 100 oma-ala spetsialisti ning suur osa meist on panustanud siseveebi laiendamisesse. Meie pisikesest wiki`st on kasvanud väärtuslik ja mahukas infobaas, sisaldades infot ettevõtte kultuurist ja väärtustest, protsesside ja töövõtete kirjeldustest kuni üldise kontori ja seadmete kasutamiseni välja.
Kuidas alustada?
Igapäevaselt hakkasid meie töötajate hulgas ringlema küsimused, mille vastused olid tegelikult juba kusagil wiki avarustes olemas. See oli kindel märk, et meie siseveeb tuleb üle vaadata. Alustasime probleemi kaardistamisega. Selleks viisime läbi mitmeid intervjuusid - inimesed valisime võimalikult erinevatelt positsioonidelt, et näeksime laiemat pilti. Intervjuude eesmärk oli teada saada, kuidas inimesed siseveebi kasutavad, mis emotsioonid neil sellega kaasnevad, miks nad nii tunnevad. Küsisime palju ’’miks?’’ küsimusi, sest nii jõudsime probleemi tuumani ja saime teada, mida on tarvis muuta ja parendada. Lisaks intervjuudele koostasime küsimustiku, mille saatsime laiali kõigile töötajatele, et kõik saaksid panustada uue siseveebi loomisesse ning sõna sekka öelda.
Intervjuudest ja küsitlusest selgusid järgmised probleemid, mille võtsime oma siseveebi uuendamisel aluseks:
- puudub ülevaade, mis on ja mida ei ole wiki`s
- keeruline on asju üles leida, navigatsioon on puudulik
- leidub lehekülgi, mille sisu on vananenud või kaheldava väärtusega
- siseveebi välimus on vananenud ja ei ole ligikutsuv
Alustasime olemasoleva siseveebi kaardistamist, et selgitada välja siseveebi suurus ja leida üles vananenud lehed. Hea ülevaate saamiseks lõime Excelisse lehepuu ja lisasime jooksvalt juurde vajalikud kommentaarid. Navigatsiooni parendamiseks võtsime kasutusele kaartide sorteerimise meetodi.
Kaartide sorteerimine
Kaartide sorteerimine on kvalitatiivne meetod konstrueerimiseks ja hindamiseks. Meetod aitab uurida, kuidas inimesed asju grupeerivad. Kaartide sorteerimise metoodika põhimõte seisneb selles, et infoühikute nimetused kirjutatakse kaartidele ning uuringus osalejad grupeerivad kaardid nii, nagu neile loogiline tundub. (Spencer, 2009)
Praktiliselt viiakse uuring läbi neljas etapis:
- inimesele antakse hulk kaarte, millele on kirjutatud erinevate infoühikute nimed
- inimene jagab need mõisted kas etteantud gruppidesse või mõtleb ise välja igale kategooriale sobiva nime
- seda protsessi korratakse erinevate inimestega
- tulemusi analüüsitakse, et leida ühiseid kokkupuutepunkte ning mustreid
Kaartide sorteerimist viisime läbi kolmest inimesest koosnevas grupis. Tulemuste puhul analüüsisime gruppide tulemusi ning leidsime mustrid.
Navigatsiooni testimine
Selleks kasutasime Treejack keskkonda, kuhu saab kerge vaevaga üles laadida navigatsiooni puu ning luua ülesanded, mida osaleja täidab. Treejack keskkonnas on fookuses vaid navigatsioonimenüü, seega on testimist analüüsides võimalik üles leida nõrgad pealkirjad ja vead navigatsioonis.
Siseveebi kujundamine
Kokku kogutud info põhjal hakkasime kujundama siseveebi nii, et oleks kergem navigeerida. Otsustasime luua avalehekülje, millelt saab hea ülevaate kogu sisule. Kuna sisu on palju, otsustasime kasutada ikoone, et eristada kategooriaid. Avalehekülje prototüübi lõime rakendusega Axure.
Kujunduses võtsime kasutusele ka Confluence’i lisa - Refined’i. Refined on lisa, mis aitab mugavalt lisada Confluence keskkonnale kujundust ning funktsionaalsust. Värvilahendusena kasutasime Trinidad Wiseman`i tunnusvärve. Tulemuseks sai tumesinine taust ja ikoonid tõime välja meile omase rohelise värviga.
Lõpptulemus
Vaadates tagasi siseveebi uuendamisele arvan, et töö sai põhjalikult ette võetud ning investeeritud aeg on seda igati väärt. Ülalkirjeldatud töövõtete kasutamine on aidanud TWN`il parendada oma siseveebi. Kõige suurem rõhk kulus hästitoimiva navigatsiooni loomisele, millest on täna palju abi. Sellest tulenevalt on tõusnud firmasisese kommunikatsiooni tõhusus ning töötajate elu on muutunud mugavamaks.
Viited:
Spencer, D. (2009). Card Sorting: Designing Usable Categories
