Kas projektid lähevad sageli üle tähtaja? Saame teada, kuidas ressursi- ja ajahaldust Jiras tõhusamalt korraldada

Jira piletid, töövood ning visuaalsed vaated aitavad hõlpsasti saada ülevaadet tööde hetkeseisust. Projektijuhtimise perspektiivist võib aga ainuüksi tööde ülevaadetest vajaka jääda, kui puudub kaemus töötajate töökoormusesse.  

 

Projekti tähtaegade edukas täitmine võib paljugi sõltuda just töökoormuse mõõdikust, sest tänu viimasele tekib muuhulgas ka arusaam, et kellele ja mis mahus töid suunata saab.

 

Järgnevas artiklis kirjeldame, kuidas Activity Timeline rakendus toetab ressursihaldust ja aja jälgimist Jiras.

 

 

Aga milleks üldse kasutada ressursihalduse ja aja jälgimise lisarakendust – kas ja kui palju saaks lihtsalt Jiraga ära teha? 

Antud küsimuse valguses kujutleme alljärgnevat hüpoteetilist olukorda.

 

✨ Nõue: projektijuht peab Jirast saama ülevaate tundide kogusummast, mis töötaja Mari on loginud projektis ABC. 

 

Jiras on “Time tracking” väli, mille kaudu saab piletile logida kulutatud (töö)aega; eeldame, et Mari on projekti ABC piletitel sellele väljale väärtuseid andnud.

 

Ülaltoodud nõude täitmiseks saaks piletiotsingus küll luua päringu "project = ABC and worklogAuthor = Mari Demo" ning tuua nähtavale “Time Spent” tulba.

 

Seejuures peab aga arvestama võimalikku olukorda, et kui piletile on aega loginud rohkem kui üks inimene, siis summeeritakse “Time Spent” väljale kõikide kasutajate ajalogid, kusjuures puudub detailsem filtreerimise võimalus kasutaja kaupa. 

 

Et mainitud üsna elementaarset nõuet pole võimalik Jira standardfunktsionaalsuste abil mõistliku ajakuluga* lahendada, tähendab, et ka keerukamate kasutuslugude puhul võib ainuüksi Jirast ressusihalduse puhul peatselt vajaka jääda. 

 

*Siinkohal jätame arvestamata võimaluse, et pileti ajaloost saab ajalogid küll ükshaaval välja noppida ning näiteks Excelisse manuaalselt sisestada. Teoreetiliselt lahendaks see olukorra, ent suurte piletimahtude korral on sellest ilmselt võimalik tekitada juba täisajaga töökoht. 

 

Kuidas juurutamisega algust teha?

Nagu iga uue lahenduse juurutamisega, tasub ka ressursihalduse ja aja jälgimise puhul alustada ettevõtte vajaduste kaardistamisest, et tekitada arusaam vajatavatest lahendustest. 

 

Mõned enamlevinud nõudmised projekti- ja tiimijuhi vaatest võivad olla näiteks: 
 

• töötajate profiilide seadistamine – saadavus tundides päeva kohta, ametikoht ning oskused;
• tiimide seadistamine – seotud projektid, tiimijuht, tiimiliikmed;
• ülevaade töötaja saadavusest (tundides/protsentuaalselt) ajaperioodi (päev, nädal või kalendrikuu) jooksul; 
• ülevaade tiimi saadavusest (tundides/protsentuaalselt) ajaperioodi kohta;
• ülevaade töötaja ressursikasutusest teatud projektis/projektides ajaperioodi kohta; 
• ülevaade töötaja ajalogidest pileti või projekti kohta;
• placeholder’ite ja broneeringute haldamine (ilma pileti loomiseta); 
• ülevaade planeeritud ja tegeliku ajakasutuse tasakaalust.

 

Oluline rõhk on ka sageli ka andmete visualiseerimisel, et neid kasutajasõbralikult vaadelda ja esitleda. Alljärgnevalt kirjeldame lähemalt, kuidas Activity Timeline’i moodulite abil ressursse planeerida ning ajakasutust jälgida ja visuaalselt hallata. 

 

 

Tööde planeerimise moodul ja ajajoon projekti- ja tiimijuhtidele 

Activity Timeline’i Resource Planning moodulis sisaldub ajajoon, mis on keskne koht tööde planeerimiseks. Ajajoone vaatesse saab pileteid kaasata mitmest projektist või luua ja salvestada mitu erinevat vaadet. Piletid kuvatakse ajajoonel kaartidena.

 

Planeerimise eelduseks on piletite mahu hindamine, mida on võimalik teha tundides või punktides olenevalt valitud seadistusest.

 

 

Joonis 1. Activity Timeline ajajoon Resource Planning moodulis.

 

Intuitiivne drag and drop liides võimaldab pileteid kiirelt töötajatele määrata. Ülevaade töötaja töömahu täituvusest päeva kohta tuleneb tema maksimaalsest töömahu võimekusest ning talle suunatud pileti(te) mahuhinnangu(te) vahekorrast.

 

Lisaks üksikkasutajatele saab ajajoonele nähtavale tuua ka tiimipaneeli, mis tekitab ülevaate tiimi saadavusest/koormatusest. 

 

Tiime saab luua manuaalselt või dünaamiliselt. Dünaamiliste tiimide puhul koondatakse liikmed automaatselt lähtuvalt kasutajate oskustest ning positsioonidest, mis on kasutajaprofiilil eelnevat seadistatud. 

 

Activity Timeline’i ajajoonel sisalduvad ka mitmed planeerimise võimalused, mida sageli Jirast otsitakse, nagu näiteks:

 

• Sündmuste planeerimine – ajajoonel saab planeerida ja hallata sündmuseid nagu näiteks broneering, vaba päev, haiguslehe päev, puhkus jm. Sündmuste tüüpe saab süsteemi juurde luua ning need võivad olla mitmepäevase kestvusega. 
• Automaatne planeerimine – Auto Schedule funktsionaalsus võimaldab valitud pileteid kasutajale automaatselt planeerida, võttes arvesse tema töövõimekust päeva kohta.  
• Hulgiplaneerimine – pileteid saab korraga nädalate kaupa edasi/tagasi planeerida, teisele kasutajale ümber suunata ning anda kinnitusi placeholder’itele (näiteks puhkustele). 

 

Joonis 2. Sündmuse lisamise vaade.

 

 

Aja logimise ja jälgimise moodul töötajatele 

Ajalogisid saavad töötajad salvestada ning jälgida My Workplace moodulis, mis võimaldab logisid lisada, muuta, kommenteerida ja kustutada. 

 

Ajalogile saab töötaja määrata kategooria, mis võib olla Billable või Non-Billable. Moodulis saab määratleda soovitud ajaperioodi, et jälgida töömahu täituvust protsentuaalselt või tulpdiagrammidel ka tundides. 

 

Joonis 3. "My Workspace" moodul.

 

 

Ajalogide jälgimine juhtidele – tiimimoodul ning raportid

Tiimimoodul Team Timesheets koosneb mitmest alammoodulist, mille abil saavad juhid tekitada kiire koondülevaate tiimi ressursikasutusest. 

 

Näiteks saab alammooduli Timesheet Progress vaates jälgida töömahu täituvust määratletud ajaperioodi kohta, mis koondab andmed protsentuaalselt lähtuvalt Required hours (maksimaalne võimalik töötundide arv) ja Logged Hours vahekorrast. 

 

Joonis 4. Tiimimoodulis sisalduva alammooduli "Timeline" vaade.

 

Tiimimoodulis sisaldub muuhulgas ka Epic Timesheets mall, mille abil saab jälgida Epic piletitele logitud aega kasutajate või alampiletite kaupa.

 

Raportite moodul Analytics võimaldab luua detailset aruandlust ning prognoosimist mitmete kriteeriumite alusel. Toetatud on mitmed raportid nagu näiteks: 

 

• Person Availability - kasutaja vaba ressursimaht määratletud perioodi (käesolev nädal, järgmised kaks nädalat, järgmine kalendrikuu jne) jooksul;
• Team Availability - tiimi vaba ressursimaht määratletud perioodi (käesolev nädal, järgmised kaks nädalat, järgmine kalendrikuu jne) jooksul;
• Planned vs Logged per Project - logitud vs planeeritud tundide vahekord projekti kohta;
• Planned vs Logged per Team - logitud vs planeeritud tundide vahekord tiimi kohta;
• Overdue Issues Report - ülevaade piletitest, mis on tähtaja ületanud;
• Vacations - ülevaade kasutatud puhkusepäevadest tiimide ja töötajate kohta;
• Position Availability - erinevate ametikohtade saadavus organisatsioonis.

 

Joonis 5. Activity Timeline'is sisaldub hulk paindlikult seadistatavaid raporteid.

 

Joonis 6. Kookdiagrammi raport, mis annab ülevaate tiimi ressursikasutusest erinevates projektides.

 

Raportite abil saavad juhid töökoormustest lähtuvalt prognoosida, mis tuleb kasuks pikaajaliste projektide või muutuvate ressursivajadustega projektide puhul.

 

Üks rakendus tõhusaks planeerimiseks 

Activity Timeline'i abil saab käsitleda mitmeid kasutusjuhtumeid, mille puhul ainuüksi Jirast ei piisaks: 

 

• Töökoormuse planeerimine ja jälgimine, et töötajad ei oleks üle- või alakoormatud;
• Aja jälgimine läbi üksikasjalike ülevaadete;
• Tulevikuvajaduste planeerimine läbi prognoosivate raportite.  

 

Lisarakendus täiustab märkimisväärselt Jira funktsionaalsust, muutes selle väärtuslikus tööriistaks ettevõtetele, kes soovivad parandada ressursside planeerimist ja üldist projektijuhtimist.  

 

Rakendus on saadaval nii Jira Cloud kui ka Data Center platvormil. Uuri lisaks, kuidas saame sinu ettevõttele juurutamisel toeks olla.