Kuidas teha vaid 6 kuuga 4 partneriga edukat projekti?
Mis on tulemuseks, kui kokku satuvad kitsas ajaraamistik, suur hulk huvitatud osapooli ja rahvusvaheline tiim, kus on spetsialiste neljast erinevast ettevõttest? See on ühe põneva väljakutse retsept. Allpool saab lugeda, millised olid sellise keerulise projekti väljakutsed, kuidas neid ületati ja kuidas lõpptulemusega rahule jäädi.
Taustalugu
Oktoobri (2021) alguses asusid välisministeeriumi arengukoostöö ja humanitaarabi osakond, Eesti Infotehnoloogia ja Telekommunikatsiooni Liit (ITL) ning neli Eesti IT ettevõtet – Gofore, Trinidad Wiseman, Aktors ja Kodality – erilisele missioonile, millel oli üks oluline eesmärk – arendada kuue kuu jooksul Team Europe Partnerships Portal (TEPP).
TEPP on Euroopa Komisjoni tellimusel loodud platvorm, mis aitab kokku viia partnerriikide vajadused ja Euroopa Liidu liikmesriikide innovatiivsed lahendused.
ITL on Eesti IT-ettevõtete koostöövõrgustik. ITL parandab era- ja avaliku sektori koostööd ja selle eesmärgiks on teha Eesti IKT-ettevõtete tegutsemine lihtsamaks: soodustada IKT sektori äri Eestis, pakkuda lisandväärtust Eesti majandusele ning hõlbustada ettevõtete vahelist koostööd.
TWNi roll projektis
TWNi poolt osalesid projektis analüütik, disainerid/kasutajakogemuse (UX) eksperdid, testijad ja arendaja. Meie töö projektis algas sellega, et analüütik ja disainerid asusid lahti harutama seda, mis sisend oli juba olemas ja mida oli vaja kliendilt juurde saada.
Oli vaja teha kindlaks, millised algselt planeeritutest on kõige vajalikumad funktsionaalsused, pidades seejuures meeles projekti ajalisi ja rahalisi piiranguid. Pandi paika kohtumiste ja edasiste tegevuste plaan selleks, et jõuaks kõike vajalikku teostada.
Tööde teostamiseks kaardistasime koostöös kliendiga uuesti ära vajadused ja lihtsustasime portaali toimimist, kus võimalik, et TEPP oleks maksimaalselt kasutajasõbralik. Näiteks lõime kasutajale võimaluse otsida portaalist nii kindla rolliga partnereid kui ka vajalikku tüüpi projekte, et leida koostööks sobivaid partnereid.
Samuti aitasime portaalis kasutatavat sõnavara “tavainimesele” veidi arusaadavamaks muuta. Keeruline ja kohati veidi bürokraatlik sõnakasutus võib tavakasutajas, kes pole taolise sõnavaraga harjunud, segadust tekitada.
Vajaduste kaardistamise osana ja ka selle järel disainisime Figmas prototüübi vaateid. Neist oli suur abi nii arendustiimi ja kliendi “ühele lehele” saamisel kui ka arendamisel. Samuti saime neid hilisemas faasis kasutada selleks, et erinevatele huvitatud osapooltele portaali tutvustada.
Paralleelselt Figma disainide loomisega asusime ka arenduspileteid kirjeldama ja dokumentatsiooni looma, et me ei kaotaks väärtuslikku aega ja saaksime võimalikult kiiresti arendama hakata. Tööprotsess oli projektis väga agiilne – igal nädalal said disainerid valmis portsu disaine ja pärast seda, kui klient oli need kinnitanud, saime hakata dokumentatsiooni looma, arenduspileteid kirjeldama ja reaalselt arendama.
Projekti algusest saati rõhutasime ka tarkvaratestimise olulisust ja lisaks klassikalisele testimisele suutsime pakkuda ekspertiisi, et aidata muuta portaali kättesaadavaks erineva vajadusega inimestele. Meie jaoks oli oluline, et TEPP vastaks WCAG nõuetele, et tagada ligipääs võimalikult paljudele inimestele.
Projekti keerukus ja kuidas ületasime raskused
TEPPi võib mitmes mõttes pidada keerukaks projektiks. Üks põhjustest oli kitsas ajaraamistik, mistõttu pidid väga kiiresti ühtseks tiimiks saama inimesed, kellest suurem osa polnud varem koos töötanud. Näiteks arendustiimiliikmeid oli meil kokku neljast erinevast ettevõttest, kuid väga kiirelt oli vaja tööprotsess paika saada, et saaksime nädalastes sprintides portaali arendama hakata.
Samuti olid tiimiliikmed erineva rahvusvahelise taustaga ja töötasid ka kolmes erinevas ajavööndis. Nii juhtuski, et kui meil toimus igahommikune koosolek, oli Armeenias töötav arendaja selleks ajaks juba mitu tundi tööd teinud. See aga tähendas seda, et juba eelmisel õhtul pidi olema teada, mida ta järgmisel päeval arendama hakkab, et aega raisku ei läheks.
Hoolimata sellest, et töö toimus reeglina kaugtöö vormis, saime esimese paari nädalaga oma arendusprotsessi juba suhteliselt sujuvaks. Iga nädala alguses toimus koosolek sprindi planeerimiseks, igal tööpäeva hommikul oli lühike koosolek, et arutada tiimiliikmete päeva eesmärke ja tööplaani ning reedeti pärastlõunal vaatasime koos üle, mis sai nädala jooksul tehtud.
Tänu elektroonilistele tööriistadele – nt MS Teams, Slack ja Atlassiani tööriistad – saime sujuvalt suheldud ja ükski küsimus ei jäänud vastuseta. Kindlasti aitas sujuvale tiimisisesele koostööle kaasa see, et koroonaajal oleme harjunud virtuaalselt suhtlema ja ühise projekti tegemiseks pole otsest vajadust füüsiliselt samas ruumis viibida.
Lisaks korraldasime ka paar tiimiüritust, et üksteist paremini tundma õppida ja koos meeldivalt aega veeta – üks neist toimus virtuaalselt ja koos kliendi esindajatega ning teine oli tiimisisene ja saime reaalselt kokku, et muljeid vahetada ja paljudega päriselus esimest korda näost näkku kohtuda.
Veel üks väga oluline faktor, mille abil olime võimelised projekti kiiresti ja korralikult läbi viima, oli paindlikkus. Algusest saati olid nii tiimiliikmed kui kliendi esindajad väga motiveeritud töötama selle nimel, et projekt saaks edukalt läbi viidud, isegi kui see tähendas projektiplaani jooksvat muutmist.
Näiteks pilootkasutajate tagasiside põhjal muutsime arendusplaane ja uuendasime prioriteete, et portaali veelgi kasutajamugavamaks muuta. Algselt ei olnud plaanis, et disainerid hakkaksid huvitatud osapooltele demosid läbi viima. Sellise vajaduse tekkides, muudeti aga prototüüp vastaval eesmärgil interaktiivseks ja disainerid tegid mitmeid platvormi tutvustavaid demosid - suurima neist lausa 900 kuulajale.
Mida saavutasime kuue kuuga ja tagasiside projektile
Kuuekuulise projekti jooksul sai arendatud väga palju - pea kõik, mis oli kirjas algses ülesandepüstituses. Lisaks avalehele ja portaali tutvustavale lehele arendati ka võimalus portaali edulugusid avaldada ja lugeda. Samuti loodi võimalus nii ettevõtteid ja organisatsioone kui ka huvipakkuvaid projekte otsida.
Kui vajalikud organisatsioonid ja projektid leitud, saavad organisatsioonid omavahel kontakteeruda ja seeläbi edukaid suhteid luua. Samuti saavad organisatsioonide liikmed oma organisatsiooniga portaalis liituda ja projekte luua. Lisaks said arendatud lehed administratiivsete ülesannete täitmiseks, sh portaali statistikat kajastav leht ja interaktiivne kaart.
TEPPi projektijuhi Katrin Rohtla sõnul tegi tiim väga head tööd ja saavutati palju.
“Selleks, et saavutada nii suurt eesmärki piiratud ajaga, peavad tiimil olema head koostöö- ja kommunikatsioonioskused. Samuti on olulised hea muutuste haldus, et suudetaks muutustele kiiresti reageerida ja pidevale õppimisele orienteeritud mõtteviis,” kommenteeris Rohtla.
Tema sõnul oli üks võtmetähtsusega väärtusi töökeskkond, mida saab kirjeldada selliste sõnadega nagu usaldus, paindlikkus, avatus, läbipaistvus ja austus. Rohtla sõnul oli tegemist suurepärase näitega avaliku ja erasektori koostööst, kus palju osapooli töötasid koos ühise eesmärgi nimel.
Välisministeeriumi kantsleri Jonatan Vseviovi sõnul tekkis TEPP portaali algne idee välisministeeriumis selleks, et reageerida koroonakriisile ja pakkuda kiiret abi partnerriikidele pandeemia tagajärgedega toimetulekuks. Ta lisas, et TEPP on innovatiivne ja lihtsasti kasutatav platvorm ning see sümboliseerib ühtset Euroopa Tiimi lähenemist.
Ats Albre, ITL-i juhatuse liige, tänas projektis osalenud osapooli, sealhulgas arendustiimi, nende panuse ja töö eest. Félix Fernandez-Shaw’, Euroopa Komisjoni Rahvusvaheliste Partnerluste direktoraadi jätkusuutliku poliitika ja koordinatsiooni suuna juhi sõnul on TEPP hea näide sellest, kuidas väike liikmesriik mõtleb suurelt ja pakub innovatiivseid lahendusi kogu Euroopa Liidule.
Kokkuvõte
TEPP oli mitmes mõttes keerukas projekt, võttes arvesse nii kitsast ajaraamistikku, suurt hulka huvitatud osapooli kui ka neljast ettevõttest koosnevat arendustiimi, mis töötas mitmes ajavööndis ja geograafilises asukohas.
Siiski suudeti tänu ühisele eesmärgile, väga heale suhtumisele, omavahelisele kommunikatsioonile ja paindlikkusele luua portaal, millega on kõik osapooled rahul ja millest saavad edaspidi kasu väga paljud inimesed üle kogu maailma.
Vaata ülekannet sellest, kuidas Euroopa Komisjonile platvorm üle anti:
