Kuidas kodukontoris ellu jääda nii, et ka töö saaks tehtud?
Kodust töötamine on tore... seni kuni kass veeklaasi arvutile ajab või lapsed mööda tuba kilgates ringi jooksevad ja sinult tähelepanu nõudma hakkavad. Paljud tänapäeva ettevõtted lubavad oma töötajatel aegajalt kodukontoris töötamist, kuidas aga peavad hakkama saama need, kes ootamatult on suunatud kodukontorisse ning kelle jaoks on see olukord täiesti uus?
Allpool paneme kirja head näpunäiteid, millised online tööriistad aitavad kodukontoritöö efektiivsemaks muuta ning kuidas hoida fookus tööl.
Töökoha sisseseadmine
Ära tööta magamistoas ega diivanil! Praeguses ootamatus olukorras võiks olla esimeseks valikuks köögilaud. Võimalusel sea end sisse kirjutuslaua taga. Töölauale jäta vaid esemed, mida kasutad. Organiseeritud töölaud aitab kaasa sinu produktiivsusele. Kodustes tingimustes tööd tehes ei tohiks unustada ka liikumist ega puhkepause. Iga töötunni järel puhka 5 minutit, kõnni ja ära unusta tegemast harjutusi.
Teeskle nagu läheksid kontorisse
Kodust töötades tee täpselt samu toiminguid nagu siis, kui kontorisse lähed. Ärka varakult, söö hommikust ja riietu korrektselt - pidžaamas või lokirullid peas ilmselt ei teki seda päris õiget töötegemise tunnet.
Taustamüra
Iga inimene on oma tööharjumuste poolest erinev. Mõni suudab efektiivselt töötada üksnes vaikuses, kuid on ka neid, kellele on taustamüra vajalik. Kui peres on lapsed, siis võimalusel palu abi lastega tegelemisel. Lase lastel magada tavapärasest kauem ja kasuta seda aega töö tegemiseks. Võimalusel koosta elukaaslasega graafik, kes mis kellaajal lastega tegeleb või koeraga väljas käib. Kui eelistad töötada vaikuses kasuta kõrvaklappe. Kui soovid elavamat kodukontorit, pane taustaks mängima teler. Kui sul on suurem kodu ja on võimalik töötada eraldi toas, siis soovitame kasutada pere jaoks tingmärke. Näiteks kui uks on kinni, siis sind ei ole, oled tööl. Kui uks on lahti, siis on paus ja võib tulla. Nii saad rahus keskenduda.
Tegevusplaan
Kaugtöö toimimiseks on oluline, et töötaja, kes kaugtööd tegema hakkab, suudab ennast ise juhtida. Koosta päevaks ja nädalaks tegevusplaan ning räägi oma juhiga läbi, millised on kaugtööperioodiks seatud konkreetsed eesmärgid ja mõõdikud. Selleks, et sinu kaugtöö oleks produktiivne ja hästi sooritatud, koosta endale „to-do-list“. Oma tööd saad prioritiseerida kasutades näiteks tööriista www.trello.com. Trello aitab organiseerida olemasolevaid ülesandeid „tahvliteks“. Samuti on see suurepäraseks abiks juhtidele, kes näevad “tahvlitelt”, millega meeskonnaliikmed parajasti tegelevad, kes erinevate ülesannetega tegelevad ja kas ning millised tööprotsessid hetkel töös on. Tööd aitavad rööpas hoida ka kokkulepitud tähtajad, kindel vastutusvaldkond ja koos planeeritud tegevused.
Leppige kolleegidega kokku, mis kanaleid suhtlemisel kasutada
Oluline on kokku leppida, milliseid kanaleid kaugtööperioodil kasutatakse. Peamisteks suhtlemisvahenditeks on loomulikult online tööriistad, leidke oma meeskonnale sobivad. Kõik tööks vajalikud kokkulepped peaksid olema meeskonnale nähtavad kirjalikult, ühes kohas. Vajadusel võimaldada paindlik tööaeg neile, kelle on väikesed lapsed. Näiteks planeerida koosolekud ajale, mil lapsed magavad lõunaund.
Siit leiad tööriistad, mis on aidanud kaasa meie meeskonna efektiivsele kaugtöö toimimisele:
www.slack.com - reaalajas suhtlemisrakendus
www.skype.com - reaalajas suhtlemisrakendus
www.work.workplace.com - reaalajas suhtlemisrakendus
www.awwapp.com - puutetundlik veebitahvlirakendus, mis teeb joonistamise, koostöö ja jagamise lihtsaks.
www.atlassian.com - Atlassian pakub erinevaid tööriistu, mis koos moodustavad mitmekülgse koostööplatvormi. Näiteks JIRA, mis on #1 arendusprojektide haldamise tarkvara maailmas, saab lihtsalt ühildada Confluence’iga, mis aitab meeskondadel ja ettevõtetel luua mugava siseveebi või wiki.
www.figma.com - on brauseripõhine kasutajaliidese ja UX-i disainirakendus, millel on suurepärased disaini, prototüüpide ja koodide genereerimise tööriistad.
www.zoom.com - pakub kaugkonverentsiteenuseid, mis ühendab videokonverentsid, veebikohtumised, vestluse ja mobiilse koostöö.
www.miro.com - on nagu päris whiteboard, aga online! Meeskonnad saavad siin mugavalt luua strateegiaid ja koostada plaane tsentraliseeritult, ühes kohas ning reaalajas. Soovid kasutada post-it’eid? Saab! Soovid joonistada graafikuid? Saab! Tahad organiseerida 2000 post-it’it kliendi tagasisidega? Saab! Kolleege saab oma whiteboard’ile kutsuda imelihtsalt, saates neile lingi.
www.teamviewer.com - tarkvara kaugjuurdepääsu ja tugiteenuste jaoks. TeamVieweri abil saab luua ühenduse ükskõik millise arvuti või serveriga, nii et saate teist arvutit kaugjuhtimisega juhtida nii, nagu istuksite otse selle ees.
www.oskar.hanno.co - kaugtöö ei pruugi kõigile sobida. Väga kasulik tööriist juhile, mis aitab jälgida meeskonna rahulolu ümberkorraldatud kaugtöös.
www.encrypt.me - VPN ehk virtuaalne privaatvõrk on vajalik, kui sinu tööiseloom nõuab sinu ja kasutatava teenuse või külastatava lehe vahele turvatud ühendust, kus edasi-tagasi liikuvad andmed on kaitstud kolmandate osapoolte eest.
Internet
Kui kodus puudub internetiühendus, siis kõik Eesti mobiilsideoperaatorid pakuvad 3G, 4G mobiilset internetti, millega saab kvaliteetne internet sinu tahvlisse ja sülearvutisse. Kui netiühenduse kiirus on madal, siis seda saab läbi teenusepakkuja tõsta. Muudatus rakendub sekunditega. Alati on võimalus paluda healt naabrilt raskel ajal WIFI koodi ja ühe kuu interneti kulusid jagada. :)
Meeskonnavaim
Meeskonnatunnet ja vaimu aitavad kõrgel hoida ühised tegevused. Trinidad Wisemani meeskonda ei ühenda vaid töö, meie meeskonnal on traditsiooniks saanud iganädalane Dungeons & Dragons mäng. Ka praegusel kodukontoriperioodil mängib meie meeskond vähemalt korra nädalas distantsilt koos seda ägedat fantaasiapõhist rollimängu.
Erinevatel aastatel läbiviidud töötaja rahulolu uuringud peegeldavad, et suurem vabadus ja võimalus valida töötegemise kohta, muudab töötajad produktiivsemaks ja suurendab nende rahulolu. See on saanud oluliseks kriteeriumiks ka töökoha valikul.
Tänane ülemaailmne eriolukord annab ehk tõuke sellele, et tööandjad hakkavad rohkem väärtustama kodukontoris töötamise positiivset mõju töötulemustele.
Trinidad Wisemani meeskond on kodukontoris töötamist harrastanud juba mitmeid aastaid ja ettevõte on töötajatele loonud kõik võimalused efektiivseks kodukontoris töötamiseks. Selle eelduseks on kindlasti see, et meie meeskonnal on tugev motivatsioon ja meeskonda kuulumise tunnetus.
