Millega arvestada, kui plaanid tellida osa arendust allhankena ja kuidas koostööst maksimumi võtta?

Kas lahendada väljakutsed majasiseselt või anda need väljapoole - see võib olla peadmurdev küsimus. IT-lahenduste keerukuse kasvades, vajaduse suurenedes eriteadmiste järgi ning ajalise surve tõttu projektid kiiremini lõpule viia, pöördub üha enam ettevõtteid IT-süsteemide arendamiseks partnerite poole. 

 

Miks on kasulik palgata oma projekti kolmas osapool? Üheks peamiseks põhjuseks on võimalus keskenduda oma põhifunktsioonidele, jättes kitsamad alad majaväliste spetsialistide hooleks.

 

Partnerite kaasamine laiendab oskuste, kogemuste ja teadmiste pagasit, mis annab lisa majasisesele tarkusele. Sellega vähendatakse ka vajadust investeerida kallisse riist- ja tarkvarasse, personali palkamisse ja koolitamisse. 

 

Enne kolmanda osapoole palkamist on oluline hoolikalt hinnata oma võimalusi ja valida oma äri jaoks õige partner. Selles blogipostituses räägin kolmanda osapoole palkamise eelistest ja peamistest teguritest, mida partneri valimisel arvesse võtta.

 

Annan ka näpunäiteid selle kohta, kuidas hallata suhet kolmanda osapoole partneriga ning tagada hästi toimiv ja maksimaalselt kasulik koostöö. Olgu tegemist väike- või suurettevõttega, igal juhul on kasulik teada, kuidas partner võib aidata sul oma tegevusi optimeerida ja ärieesmärke saavutada. 

 

 

Kas võimsust on puudu või napib kompetentsi?  

Kõigepealt tuleb endale otsa vaadata ja vastata mõnele küsimustele: näiteks, kas ma saan lähteülesandest ikka õigesti aru, et kõik peab olema automaatne, kuid käsitsi muudetav?

 

Kas on võimalik, et tellimiskeskkonnas tellimuste ajastamise funktsionaalsuse lähteülesanne vajab detailsemat kirjeldust spetsialisti jaoks, kes on valmis abikätt pakkuma? Ehk et kas ma ise saan aru, mida ma päriselt tahan ja kas selleks on ka vajadust? 

 

Kui eesmärgiks on kulusid kokku hoida, kuna mujal on arendustund odavam, siis avantüür on määratud ebaõnnestuma. Kokku hoitud arendustunnid tasakaalustuvad arvukate analüüsitundidega või pideva ümbertegemisega.

 

Eesmärk peab olema midagi ära teha ja väärtust luua. Kas meil on käsi puudu või meist keegi ei tea, kuidas seda tegema peaks? Need kaks perspektiivi on erinevad ja nõuavad ka erinevat lähenemist.

 

Olukorras, kus on tarvis abikäsi, on hea, kui on olemas selge mõõdupuu, oma standardid ja kultuur, mille taustal potentsiaalseid koostööpartnereid võrrelda. Kui tegemist on tundmatu valdkonnaga, siis saab võrrelda üldisemalt - pigem lähenemisi kui sisu.

 

Kui kauaks meil sõpru vaja on? Loodetavasti on see küsimus ka sinu jaoks retooriline. Isegi siis, kui partnerit on tarvis vaid ühe konkreetse juhusliku projekti jaoks siin ja praegu, siis mis on see tõenäosus, et koostöö homme ei jätku?

 

 

Kuidas valida õige partner? 

Trinidad Wisemanis eelistame koostööd teha pigem ettevõtete kui freelanceritega, kuna kahe ettevõtte vahel on lihtsam leida kokkupuutepunkte. See loomulikult ei tähenda, et ka freelancerite seas poleks väga võimekaid spetsialiste, kellega saab viljakat koostööd teha.

 

Partneri valimine võtab aega, kuna võtame arvesse kõike võimalikku, mis võib koostööd mõjutada. Näiteks hindame kõrgelt isiklikku suhtlust ja sidemete loomise võimekust, kuna usume, et nende alustaladeta pole lepingutel suurt mõju ega tähendust. 

 

 

Tähelepanu pöörame ennekõike baasväärtustele - võrdleme potentsiaalse partneri väärtusi, suhtumist ja töömeetodeid enda omadega. Meie jaoks on oluline, et need oleksid samas sihis. Välisriigi partnerite puhul võtame arvesse ka võimalikud kultuurilised erinevused, inglise keele taseme, kohalikud riigipühad ning ajavööndite erinevuse.

 

Vaatame ka partneri varasemate projektide kogemust - milliste projektidega nad on harjunud tegelema, mis on eelistatav töö vorm, tiimide suurus ja kasutatavad tehnoloogiad. 

 

 

Mis saab edasi, kui partner on valitud? 

Meil on eesmärk ja teame, kes oskab aidata seda saavutada. Nüüd on vaja ka partnerile tutvustada ja selgeks teha eesmärk, selle saavutamise plaan ning meie ootuseid tema suhtes. Märkimisväärselt palju aega saab kokku hoida, kui kohe alguses saavad kõik asjast ühtemoodi aru.

 

Uue projekti algus nõuab ka kõigi osapoolte ettevalmistamist. See tähendab, et tööde alguseks teavad kõik osalejad, missugune on koostöö vorm, missugused faasid on projektis, missugused on rollid ja millised ootused on neile seatud, milliseid suhtluskanaleid ja töökeskkondi kasutame, kus hoiame dokumentatsiooni ja millised on dokumenteerimise standardid. 

 

Kõik ülalmainitu eeldab samuti head kommunikatsiooni. Suhtlus võiks olla osmootne ehk ükski osapool ei jääks infosulgu (vaata täpsemalt checklistist blogi lõpus). Sellisel lähenemisel on veel üks oluline eelis - kui kõik osapooled on kaasatud nõupidamistesse, ei teki olukorda, kus mõni osapool ei tea, mida ta ei tea.

 

Näiteks, kui projektijuht ja analüütik arutavad omavahel konkreetset probleemi, aga asjaga seotud arendajat pole kaasatud, võib juhtuda, et vastu võetakse otsused, mida on keeruline realiseerida ja halvemal juhul tuleb see ilmsiks alles projekti lõpufaasis. 

 

 

Usalda, aga kontrolli 

Nüüd kui sprindiralli on käimas, tekib vajadus kontrollida kvaliteeti ja seda tuleb kindlasti teha jooksvalt, sest pärast võib olla juba liiga hilja. Esmane tulemuste indikaator on kindlasti töö tulemite olemasolu sprindi lõpus ja kui tundub, et töö sujub ja tulemid meid rahuldavad, siis anname sõna testijale.

 

Juhul kui testimisest tuleb liiga palju tööd tagasi, peame välja selgitama põhjuse. Võib-olla oleme lähteülesande halvasti koostanud või napib töö tegijal oskusi ja kogemusi taoliste ülesannetega. 

 

Kuna hetkel räägime ennekõike partnerist, siis oluline on mainida, et temasse peaksime suhtuma nii nagu enda tiimi liikmetessegi ehk kõiki võiksime hinnata sama mõõdupuu järgi. Oletame, et partner aitab teha meil masinõppe lahendust, mis integreerub meie loodavasse süsteemi.

 

Ootused ja nõuded talle peaksid olema täpselt samasugused nagu on majasisesele teenusedisaini tiimile, kes loob sisendit majasisestele arendustiimidele, kes hakkavad lahendust teostama. Võrdne suhtlus ja suhtumine mõjub hästi usaldussuhtele partneriga ja aitab vältida pingete tekkimist. 

 

 

Kui koostöö ei suju 

Vahel võib juhtuda, et oleme küll pikalt ja hoolikalt valinud ning leidnud hea partneri, teinud talle põhjaliku sisseelamise, rääkinud veelkord läbi ootused üksteise suhtes, hirmud ja vajadusel muutnud lähenemist ning proovinud vajaliku sünergia saavutamiseks protsessi parandada, kuid sellest kõigest hoolimata koostöö siiski ei suju. Üldjuhul näitab praktika, et kõik takistused on ületatavad, kui on olemas mõlemapoolne motivatsioon koostöö jätkamiseks.

 

Kui siiski selgub, et füüsiliselt pole võimalik jätkata, näiteks projekt osutus keerukamaks ja nõuab kompetentsi, mida partneril veel pole, peab valmis olema iseseisvalt lahenduste otsimiseks, sest kliendi ees tuleb vastutada meil endil.

 

Olles kogenud erinevaid stsenaariume, katsume Trinidad Wisemanis alati projektides rakendada oma majasiseseid olulisi strateegilisi rolle (projektijuht, analüütik, süsteemi arhitekt, vanemarendaja). Nii on ootamatuste tekkimisel kiirem ja mugavam teha kohe vajalikud ümberkorraldused töö jätkamiseks.  

 

 

Lõpetuseks 

On asju, mis muutuvad ajas vähe (nt väärtused ja suhtumine) ja on detaile, mida tuleb pidevalt kaasajastada (nt tehnoloogiad ja sellega kaasas käivad meetodid).

 

Kõik soovitused ja käitumismustrid, millest käesolevas artiklis räägime, on tekkinud meie pikaajalise kogemuse käigus erinevate partneritega õlg õla kõrval koos töötades. Iga koostööprojekt nii kliendi kui partneriga loob oma õppetunde, mille põhjal täiendame pidevalt ka oma allhankijate värbamise protsessi. 

 

Tuues kõik tähtsad parameetrid ühisele murrujoonele, võiks sinu allhanke kavandamise checklist ehk kontrollnimekiri välja näha selline: 

 

 

Neid soovitusi meeles hoides ja enda projekti kontekstist lähtudes, võid produktiivse koostöö tõenäosust märgatavalt suurendada. Soovime sulle edukaid koostöö projekte! :)